.
Antwoorden & documenten
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Functie van een VvE:
- In standhouden gemeenschappelijk eigendom (meestal gebouw): onderhoud en verzekeringen
- Behartiging belangen gezamenlijke eigenaren (m.b.t. gezamenlijk eigendom)
- Vastleggen eigendomsverhoudingen (binnen gemeenschappelijk eigendom)
- Organiseren overleg structuur
- Vastleggen verantwoordelijkheden
Taken van een VvE:
Technisch beheer
- Uitvoeren dagelijks onderhoud
- Opstellen en bijhouden meerjarenonderhoudsplan
- Aanleggen reservefonds
- Uitvoeren groot onderhoud na vergaderbesluit
Administratief beheer
- Ledenadministratie voeren
- Incasseren VvE bijdrage
- Betalingen verrichten van onderhoud, verzekeringen, schoonmaak etc.
- Jaarrekening opstellen en presenteren
- Bij eigendomsoverdracht: Opgave maken voor notaris (Aandeel reservefonds en actuele debiteurenstand)
Bestuurlijk beheer
- Minimaal 1x per jaar Ledenvergadering houden: Besluiten nemen
- Zorgdragen voor goedkeuring Jaarrekening
- Zorgdragen voor toestemming financiele uitgaven door Ledenvergadering
- Vastleggen besluiten: Notulen maken
- Toezien op nakoming en/of uitvoering van besluiten
- Toezicht houden op financiële uitgaven
- Toezicht houden op dagelijks onderhoud, schadeafhandelingen en leefregels
Een modelreglement is een verzameling van artikelen die gezamenlijk een model vormen om door de notaris te worden gebruikt bij het maken van de splitsingsakte en het splitsingsreglement. In feite is het de basis van een splitsingsakte. Er zijn verschillende modelreglementen:
- VvE modelreglement 1953 (komt bijna niet voor)
- VvE modelreglement 1972 (komt grotendeels overeen met 1973, komt niet veel voor)
- VvE modelreglement 1973
- VvE modelreglement 1983
- VvE modelreglement 1992
- VvE modelreglement 2006
- VvE modelreglement 2017
De splitsingsakte bevat een omschrijving van een individueel appartementencomplex en de afzonderlijke appartementsrechten. De splitsingsakte is gebaseerd op een splitsingstekening waarop de grenzen staan van de verschillende appartementen (onderling) en de gemeenschappelijke ruimten. Daarnaast is meestal (hoeft dus niet) iedere splitsingsakte gebaseerd op een modelreglement.
VvE bijdrage en kosten
De VvE bijdrage is een brengschuld. D.w.z. dat de eigenaar de verplichting heeft de bijdrage te betalen zonder dat de VvE facturen hoeft te versturen (zoals dat ook het geval is bij het betalen van huur). Op het moment dat je eigenaar wordt, ben je dus zelf verantwoordelijk direct op tijd de VvE bijdrage te betalen
De VvE heeft een sterke positie als het gaat om het incasseren van achterstallige bijdragen. De betalingsverplichting is vastgelegd in de akte, die door iedere eigenaar bij levering van het appartementsrecht (bij de notaris) is aanvaard. Bij een gerechtelijke procedure wordt een vordering van een VvE dus vrijwel altijd toegewezen.
Ook bij het overgaan van het appartementsrecht, meestal verkoop, zijn zowel de oude als de nieuwe eigenaar hoofdelijk aansprakelijk voor de achterstallige VvE bijdragen. Opeisbaar zijn alle schulden aan de VvE van het lopende en het voorgaande boekjaar. Bij overdracht zal de notaris daarom aan de VvE een verklaring vragen of er nog verschuldigde bedragen zijn waarvoor de nieuwe eigenaar aansprakelijk wordt.
Ook bij faillissement van een eigenaar heeft de VvE hierdoor een sterkere positie. De VvE heeft immers de mogelijkheid de achterstallige bijdragen alsnog bij de nieuwe eigenaar te innen.
De VvE kan echter alleen schulden vorderen van het lopende en het voorgaande boekjaar. Oudere schulden zijn niet meer incasseerbaar. Het is dus in het belang van de VvE dat zij de betalingen nauwkeurig bijhoudt en betalingsachterstanden niet te ver laat oplopen.
Incassoprocedure Om alle kosten van de VvE te betalen is het belangrijk dat alle eigenaren hun betalingsverplichting op tijd nakomen. In de meeste splitsingsaktes wordt het bestuur daarom gemachtigd rechtsmaatregelen te nemen als een eigenaar zijn betalingsverplichtingen aan de VvE niet nakomt. Omdat bij de meeste VvE’s het dagelijks beheer wordt uitgevoerd door een externe beheerder nemen veel VvE’s ook jaarlijks het besluit om de VvE beheerder te machtigen.
Praktisch bij het machtigen voor incassomaatregelen is om door de Ledenvergadering een incassoprocedure te laten vaststellen. Vooraf is dan duidelijk wat bij verzuim de termijnen zijn en de bijkomende administratie- en incassokosten bedragen.
Voorbeeld ALV voorstel Incassoprocedure
Betalingsregeling Een incassoprocedure werkt twee kanten op. Het is namelijk ook belangrijk zo snel mogelijk met een debiteur in contact te komen als deze niet meer kan betalen, om de kosten voor de eigenaar niet te laten oplopen. Om een eigenaar tijdelijk tegemoet te komen kan de VvE een eigenaar ook een betalingsregeling aanbieden.
Aandachtspunten: 1. Laat het initiatief van de eigenaar komen. Deze is verantwoordelijk voor tijdige betaling en moet in feite de VvE vragen hem/haar tegemoet te komen. 2. De VvE is geen betalingsregeling verplicht. De belangen van de VvE moeten centraal blijven staan. Onrealistische voorstellen mag de VvE weigeren. 3. Spreek een redelijk bedrag af (niet te laag). 4. Realistisch zijn betalingsregelingen voor de duur van 3 of 6 maanden. 5. Spreek een duidelijke ingangs- en einddatum af. 6. Leg de betalingsregeling altijd schriftelijk vast, zo ook het maandbedrag, het aantal termijnen of het betaalschema. 7. Attendeer de eigenaar erop dat een betalingsregeling geen reden biedt de betaling van de reguliere VvE bijdrage op te schorten. 8. Leg ook duidelijk vast wat de gevolgen zijn als de eigenaar de betalingsregeling niet nakomt. 9. De VvE moet de betalingen monitoren en toezien op consequente naleving (dus bij niet nakoming géén nieuwe betalingsregeling).
De VvE kan een eigenaar tijdelijke betalingsregeling aanbieden maar is ‘géén bankinstelling’. De regeling mag dus niet te lang duren. Ook mag de VvE de belangen van anderen eigenaren niet uit het oog verliezen. Achterstallige bijdragen behoren tot het vermogen van de VvE. Belangrijk is dus dat betalingsregelingen goed worden vastgelegd. In feite moeten betalingsregelingen bij een kascontrole getoond kunnen worden. De uitstaande vordering behoort namelijk tot het vermogen van de VvE.
Niet altijd is voor eigenaren duidelijk hoe de kosten binnen de VvE verdeeld worden en voor welke kosten zij zelf precies betalen. Niet altijd duidelijk is daarbij het verschil tussen breukdeel en verdeelsleutel: Het breukdeel is het aandeel in de gemeenschap waarvan je mede-eigenaar bent. Een verdeelsleutel vermeldt aan welke kosten eigenaren wel of niet moeten bijdragen.
Verdeelsleutels zijn bedoeld om kosten zo eerlijk mogelijk onder de eigenaren te verdelen. Echter, omdat ze zijn vastgelegd in de splitsingsakte, kan er niet van worden afgeweken.
De reden waarom bij een verdeelsleutel slechts een bepaald aantal eigenaren moet meebetalen en anderen niet, is zo vastgelegd omdat de niet betalende eigenaren er ook géén gebruik van maken. (bijvoorbeeld als je op de begane grond woont, kan het zijn dat je niet aan de lift hoeft mee te betalen)
In feite heb je vier mogelijkheden om kosten te verdelen: 1. kosten waaraan alle eigenaren moeten volgens breukdeel (bijv. 211/27.841e) moeten bijdragen (Dit is de meest voorkomende) 2. kosten waaraan slechts een deel van de eigenaren volgens breukdeel (bijv. 211/27.841e) moet bijdragen maar andere eigenaren niet. 3. kosten waaraan alle eigenaren voor een gelijk deel moeten bijdragen (bijv. 1/8e als er acht eigenaren zijn) 4. kosten waaraan slechts een deel van de eigenaren volgens een gelijk deel ( bijv. 1/6e als er 8 –gelijke woningen zijn waarvan er 6 gebruik maken van de lift).
De reden waarom soms wordt gekozen voor een kostenverdeling waarbij de alle eigenaren voor een gelijk deel moeten meebetalen (en niet volgens breukdeel) hangt samen met het feit dat voor die kosten het niet uitmaakt of je nu een groot of klein appartement hebt. Vaak zie je dat de kosten van de beheervergoeding volgens gelijke delen wordt verdeeld.
Veel oudere splitsingsaktes kennen vaak maar één kosten verdeling: volgens breukdeel (voorbeeld 1). Aktes gebaseerd op Modelreglement 1992 hebben regelmatig twee verdeelsleutels: volgens breukdeel en gelijke delen (voorbeeld 1 en 3). Echter, aktes gebaseerd Modelreglement 2006 en 2017 hebben vaak diverse verdeelsleutels. Vaak lopen de voorbeelden (1 t/m 4) hierbij door elkaar. Het principe van de berekening van het aandeel in deze kosten is echter niet anders dan bij een verdeling met één verdeelsleutel (Daarbij maakt het voor het principe ook niet uit of er sprake is gelijke delen of verschillende breukdelen, zolang de juiste verdeling maar wordt toepast). Per verdeelsleutel moeten de kosten worden berekend. Dit gebeurt door: a. de totale kosten (per verdeelsleutel) te delen door het totaal aantal breukdelen van de betreffende verdeelsleutel/kostengroep. b. als je hierna de uitkomst vermenigvuldigd met het breukdeel van een eigenaar, heb je de kosten per eigenaar per verdeelsleutel. c. door hierna per eigenaar de bijdrage aan alle deelnemende verdeelsleutels/kostengroepen op te tellen, krijg je de ‘totale’ VvE bijdrage per eigenaar, per jaar.
De meeste VvE administratie-systemen bieden de mogelijk om de kostenverdeling per eigenaar in te zien. Hierdoor is het relatief eenvoudig om de totale begroting of de maandelijkse VvE bijdrage per eigenaar te herleiden.
Echter, bij de opzet van de administratie (en de jaarrekening) zal wel direct aandacht moeten zijn voor het feit dat voor sommige verdeelsleutels/kostengroepen afzonderlijk gereserveerd moet worden (bijvoorbeeld bij een lift waar slechts een deel van de eigenaren gebruik van maakt). In dat geval zal ook een extra reservefonds voor deze ‘aparte’ groep eigenaren moeten worden aangelegd. Dit houdt in dat voor deze ‘aparte groep’ ook afzonderlijk een ‘apart’ exploitatie resultaat in de jaarrekening moet worden opgenomen. Belangrijk is immers dat de kosten (en dus ook de reserveringen) zuiver verdeeld worden.
Zo kan het zijn dat een eigenaar, die aan meerdere verdeelsleutels moet bijdragen, ook moet meebetalen aan meerdere reservefondsen, terwijl anderen dat niet hoeven of aan andere reservefondsen moeten bijdragen.
Belangrijk bij meerdere reservefondsen (en exploitatieresultaten) op een jaarrekening, is dat alleen de bewuste groep eigenaren hierover mag besluiten. Een eigenaar mag dus (meestal) niet mee besluiten over een verdeelsleutel waar hij/zij zelf niet aan meebetaalt. Belangrijk: Zodoende is het kostentechnisch ook niet zuiver als een vergadering besluit om bijvoorbeeld de positieve exploitatie resultaten van een afzonderlijke verdeelsleutel te gebruiken om het exploitatietekort van het algemene reservefonds aan te zuiveren. Op een dergelijke manier betalen de verkeerde eigenaren de kosten.
Het nadeel van splitsingsaktes met veel verschillende verdeelsleutels (zoals bij voorbeeld 2, 3 en 4) is dat de VvE bijdrage sterk kan afwijken van de gemiddelde bijdrage. Zeker, bij nieuwbouwcomplexen (waarbij de notaris vooraf geen inzage heeft van de kosten) worden eigenaren (die voor het eerst de begroting moeten vaststellen) dan ook nog wel eens onaangenaam verrast.
Het eigen vermogen vormt het totaal van alle bezittingen minus alle schulden. Het is wat de VvE ‘administratief gezien’ aan vermogen bezit en economisch gezien ‘recht op heeft’. (Het hoeft daarbij niet om de optelling van banksaldo’s te gaan).
Een bezit van de VvE is bijvoorbeeld de totaalsom van achterstallige bijdragen waar de VvE nog recht op heeft. Een bezit van de VvE kan bijvoorbeeld ook zijn als de VvE (voor gezamenlijk gebruik) een parkeerplaats heeft aangekocht. De waarde van de parkeerplaats valt dan onder het eigen vermogen.
Een schuld van de VvE is bijvoorbeeld de vordering van crediteuren, bijvoorbeeld aannemers of verzekeraars die nog geld van de VvE krijgen. Als schuld van de VvE kan bijvoorbeeld ook worden gezien een betaling van een eigenaar die méér heeft betaald dan hij aan de VvE verschuldigd is, bijvoorbeeld omdat de bijdrage voor een lange tijd vooruit is betaald. Echter, ook een energiebesparingslening (om het gebouw te verduurzamen) moet als een schuld worden aangemerkt.
Waar staat het eigen vermogen vermeld ? Iedere VvE maakt aan het eind van het boekjaar een jaarverslag. Aan de creditzijde wordt het saldo van het reservefonds en het exploitatieresultaat vermeld. Het eigen vermogen is de optelsom van het reservefonds en het exploitatie resultaat.
Wanneer een VvE meerdere reservefondsen en exploitatieresultaten heeft (dat kan), wordt het eigen vermogen gevormd door de optelsom van alle reservefondsen en exploitatie resultaten.
Wat is het exploitatieresultaat ? Ieder jaar stelt de VvE voor aanvang van het boekjaar een begroting op. Dit is de optelsom van alle kosten die de VvE voor het komende boekjaar verwacht. Echter, achteraf (na het boekjaar) is pas duidelijk wat de werkelijk kosten waren. Het verschil tussen de begroting en de werkelijke uitgaven is het exploitatieresultaat.
Een exploitatie resultaat kan positief of negatief zijn. Wanneer de VvE minder geld heeft uit gegeven, heeft zij een exploitatieoverschot. Wanneer de VvE meer geld heeft uitgegeven, heeft zij een exploitatietekort.
Als de VvE een exploitatietekort heeft zal dit tekort dus in mindering op het saldo van het reservefonds moeten worden gebracht om het eigen vermogen van de VvE te bepalen.
Eigen vermogen Box 3 Het lidmaatschapsrecht van een VvE dient volgens De Hoge Raad te worden aangemerkt als een vermogensrecht dat in de rendementsgrondslag van box 3 dient te worden opgenomen.
Met andere woorden: De eigenaar dient zelf zijn aandeel in het vermogen van de VvE als bezitting op te nemen in box 3. Het gaat hierbij om vermogen. Dit hoeft niet alleen betrekking te hebben op het reservefonds voor het groot onderhoud. Als de VvE meerdere reserves heeft, hebben de aandelen van de andere fondsen ook betrekking op het vermogen. Alle reservefondsen waar een eigenaar aan deel neemt moeten bij elkaar worden opgeteld.
Zelf je aandeel berekenen Het aandeel kan je zelf berekenen aan de hand van de balans van de VvE. Voor de aangifte die je voor 1 mei ieder jaar moet doen, heb je de balans nodig van het laatste boekjaar. (Bij een heel boekjaar is dat de balans van 31 december van het vorige kalander jaar).
Je berekent het aandeel in het vermogen van de VvE aan de hand van het aantal breukdelen. Stel, dat van het totaal van de breukdelen 100 is en jouw breukdeel 2 bedraagt en het eigen vermogen van de VvE is € 100.000,-, dan is het aandeel 2/100e van € 100.000,- dus € 2.000,-.
Belangrijk: Als je deelneemt aan meer reservefondsen moet je dus voor de opgave van Box 3 de aandelen van alle reservefondsen bij elkaar optellen.
Wat is het verschil met de opgave van het aandeel van het reservefonds bij eigendomsoverdracht ? Het principe van de kostenopbouw is hetzelfde. Alleen bij een eigendomsoverdracht gaat het om de actuele opgave op het moment van overdracht: Dus ook de betaalde reserveringen na afsluiting van het laatste boekjaar tot aan de datum van overdracht moeten worden meegeteld.
De meeste appartementen hebben een eigen CV installatie in het privégedeelte. Echter, bij sommige VvE’s betaal je naast de VvE bijdrage een maandelijks bedrag ‘voorschot stookkosten’. In dat geval is er een gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie (blokverwarming) waar alle appartementen op zijn aangesloten. Eigenaren hebben dan geen eigen CV en zijn verplicht mee te betalen aan het onderhoud en gasverbruik van de gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie. Dit is ook vastgelegd in de splitsingsakte.
De voorschotten zijn veelal gebaseerd op het gemiddelde verbruik van voorgaande jaren. De stookkostenverrekening vormt een aparte administratie naast de VvE administratie. Aan het eind van het stookkostenseizoen wordt met iedere eigenaar het verschil verrekent over het totaal van de betaalde voorschotten en het werkelijke verbruik. Deze kostenverdeling wordt aangeleverd door een meetbedrijf (Ista, Techem). Dit bedrijf voert ook de opname van de meterstanden uit. Tevens is het meetbedrijf verantwoordelijk voor vervanging van de meters in de appartementen. Feitelijk betaalt de VvE alleen de facturen en voert zij de verrekening met de eigenaren uit.
Wanneer er onderhoud nodig is aan de CV in het privégdeelte, zal de bewoner dus contact moeten opnemen met de VvE omdat het een gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie is. Conform akte zullen de kosten dan later worden doorbelast aan de eigenaar. Verder krijg je bij dit verwarmingssysteem als eigenaar/bewoner alleen opgave van het gasverbruik bij de jaarlijkse eindafrekening.
Mutatie kosten zijn administratie kosten die verband houden met het informeren en inschrijven van een nieuwe eigenaar, te weten: de opgave aan de notaris van het aandeel in het reservefonds, de opgave van het actuele debiteurensaldo, het beschikbaar stellen van notulen, het beschikbaar stellen van het huishoudelijk reglement en het beschikbaar stellen van het meerjarenonderhoudsplan. Daarnaast moet de nieuwe eigenaar worden ingeschreven in de leden- en betalingsadministratie .
Omdat het primaire doel van de VvE is om het gebouw te onderhouden en de meeste VvE’s voor de uitvoering van het beheer een beheerorganisatie hebben ingeschakeld, worden voor de verwerkingskosten bij rechtsopvolging extra kosten aan de VvE berekend. Omdat de kosten betrekking hebben op het privégedeelte, hebben de meeste VvE’s besloten deze administratiekosten door te belasten.
De kosten bedragen gemiddeld ca. € 100,- per mutatie, per nieuwe eigenaar. De afspraken over mutatiekosten kunnen echter per beheerorganisatie verschillen. De meeste organisaties berekenen alleen mutatiekosten aan de nieuwe eigenaar. Anderen berekenen zowel kosten aan de nieuwe eigenaar als de oude eigenaar (dus beiden). Het is maar net wat de VvE hierover met de beheerorganisatie is overeengekomen.
Hoe hoog de mutatie kosten zijn, is vastgelegd in de beheerovereenkomst vermeld. Deze voor eigenaren ter inzage. Aangezien de beheerovereenkomst door een vergaderbesluit is goedgekeurd, gelden mutatiekosten voor alle nieuwe eigenaren. Bij verweer door een nieuwe eigenaar moet zodoende worden verwezen naar de onderzoeksplicht van de eigenaar en bij verzuim is het incassobesluit van toepassing.
Verzekeringen
In Nederland kan je alleen iets verzekeren wanneer je eigenaar bent en een belang hebt. Zodoende is de VvE verantwoordelijk voor de verzekering van het gemeenschappelijk gebouw. Alleen, omdat de VvE geen eigenaar is van de inboedel in het privégedeelte, zijn bewoners (dus eigenaren of huurders) zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van hun inboedel.
Praktisch is zodoende te bedenken, als een appartement met inbegrip van bijv. tapijt of zwevende vloer wordt verhuurd, de verhuurder ook zelf voor zijn eigen roerende zaken verantwoordelijk blijft. Zelfs, wanneer een huurder zelf een inboedelverzekering afsluit, kan deze feitelijk geen betrekking hebben op de inboedel van de verhuurder (Dit laatste wordt bij gemeubileerde verhuur soms vergeten).
Iedere VvE is verplicht voor het gemeenschappelijke gebouw een opstalverzekering af te sluiten. De VvE doet dit op basis van de herbouwwaarde zoals deze door de taxateur wordt vastgesteld. Dit betekent alleen niet dat automatisch alle woningverbeteringen die aard en nagelvast aan het gebouw zitten (en door bewoners zelf in het privégedeelte zijn aangebracht) volledig zijn meeverzekerd.
Bij de bepaling van de herbouwwaarde wordt namelijk uitgegaan van de gemiddelde herbouwkosten. Hierbij wordt een vast bedrag opgenomen voor bijv. keukens en badkamers. Wanneer een bewoner dan bijv. een keuken laat plaatsen die veel duurder is dan de gemiddelde keuken (in het betreffende gebouw), kan het voorkomen dat bij brand niet de volledige keuken wordt vergoed. Dit risico heet het eigenaarsbelang.
Onder het eigenaarsbelang kunnen alle woningverbeteringen gerekend worden, ook wanneer die bijvoorbeeld door een huurder in het privégedeelte zijn aangebracht. Om dit risico te beperken, kan de VvE een extra percentage voor het ‘eigenaars belang’ meeverzekeren. Of een VvE het eigenaarsbelang heeft mee verzekerd wordt vermeld op de polis van de VvE. Deze is voor alle eigenaren ter inzage.
Het gebeurt niet vaak dat om deze reden een schade niet volledig wordt uitgekeerd. Het is echter wel een risico. Wanneer bewoners twijfelen of het eigenaarsbelang voldoende door een VvE is meeverzekerd, valt aan te raden dit zelf bijverzekeren. De VvE is namelijk alleen verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke opstallen.
De VvE is verantwoordelijk voor onderhoud en reparatie van het gemeenschappelijke gebouw. Welke onderdelen dat precies zijn, staat in de splitsingsakte. Daarom is de VvE verplicht een opstalverzekering te hebben. Als er dan schade bij een eigenaar ontstaat in een privégedeelte vanwege een gemeenschappelijk deel, is de VvE verzekerd voor gevolgschade.
Anders wordt het als er schade wordt veroorzaakt vanuit een privégedeelte naar een ander privégedeelte of een gemeenschappelijk VvE gedeelte. Het is dan ook een misverstand dat de VvE ‘overal’ voor verzekerd is. NB. De VvE is vrijwel altijd alleen verzekerd voor schade, veroorzaakt door de gemeenschappelijke delen (bijv. het dak, de buitengevel of de standleiding). De VvE is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van slecht onderhoud in het privégedeelte of gedragingen van bewoners zelf.
Zo kan het gebeuren dat de VvE een eigenaar voor herstel van zijn gevolgschade moet verwijzen naar de veroorzakende eigenaar. (Dit kan bijv. gebeuren als de kitrand van een douchebak versleten is en de lekkage schade heeft veroorzaakt). Praktisch is daarom dat eigenaren ook zelf een WA verzekering hebben. Dit ontslaat een eigenaar niet van zijn/haar verantwoordelijkheden. Alleen, bij dergelijke onvoorziene omstandigheden kan wel worden voorkomen dat de eigenaar persoonlijk voor de herstelkosten (bij zijn buren of de VvE) moet opdraaien.
• Het eerste deel behandelt de schade veroorzaakt door daad of verzuim van een lid. Hierin is bepaald dat de overige leden zijn verzekerd met uitsluiting van het lid dat de schade heeft veroorzaakt.
De VvE is verplicht een verzekering af te sluiten die schade aan het appartementencomplex dekt in geval van brand of ander onheil. Om na een schade géén misverstand te krijgen over de schade uitkering moet de VvE op grond van artikel 7:960 BW een taxatie laten uitvoeren. Een goede taxatie vormt daarom de basis om de herbouwwaarde voor de opstalverzekering te bepalen. En is van belang om de volgende redenen:
- taxatie verplicht door de verzekeraar
- vaststellen van de verzekeringspremie
- voorkomen van onderverzekering
- voorkomen te hoge verzekerde waarde (oververzekering) en dus te hoge premie
- uitsluiten van privé aansprakelijkheid bestuurders
- achteraf schade te kunnen vaststellen
Een goede herbouwwaarde taxatie houdt rekening met:
- De splitsingsakte: Het is belangrijk om zorgvuldig te bepalen wat eigendom van de VvE is en wat van de eigenaars is.
- Actuele bouwkosten: Er moet gebruik gemaakt worden van de meest recente bouwkosten.
- Bijzondere elementen: Bijvoorbeeld een parkeergarage / lift / monumentale status van het gebouw.
- Woningverbeteringen: Denk aan alles wat privé-eigendom is en ‘naar zijn aard bij een woning behoord’, zoals bijvoorbeeld verlijmde hardhouten vloeren, stucwerk, badkamer, keuken, zonwering. Dit kán opgenomen worden in de verzekering van de VvE met een zogenaamd ‘eigenarenbelang’.
Met ingang van 24-12-2015 heeft de AFM (Autoriteit Financiële Markten) bepaalt dat VvE’s bij het aangaan van een nieuwe opstalverzekering een (nieuwe) taxatie van de herbouwwaarde moeten laten uitvoeren. Daarnaast dient deze taxatie om de zes jaar te worden geactualiseerd.
Bij polissen van voor 24-12-2015 was sprake van ‘regelend recht’ en konden voorwaarden aangepast en contractueel worden uitgesloten. Alleen, bij oude polissen waarbij contractueel onder verzekering expliciet is uitgesloten, is zodoende nog geen taxatierapport nodig. Echter, als een VvE over een dergelijke polis beschikt, is het verstandig dit te controleren bij de verzekeringsmaatschappij.
Toestemming en besluitvorming
Voor wijzigingen aan de buitenzijde van het VvE gebouw en voorstellen die het algemeen belang van de VvE leden aangaan, moet de ledenvergadering een besluit over nemen. Een voorstel moet daarom altijd schriftelijk worden ingediend. Praktisch is verder als een voorstel (zo veel mogelijk) met JA of NEE tijdens de vergadering beantwoord kan worden. Belangrijk is dus dat een voorstel concreet en volledig is.
De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van een voorstel ligt bij degene die het voorstel wil indienen, de aanvrager. Zeker, als het om een ingewikkelder aanvraag gaat (denk daarbij aan een voorstel voor een oplaadpunt, een uitbouw aan het gebouw of de plaatsing van zonnepanelen), is het niet altijd eenvoudig een volledige aanvraag in te dienen.
Om het indienen van een compleet vergadervoorstel eenvoudiger te maken en tegelijk alle noodzakelijke vragen te beantwoorden, kan gebruik worden gemaakt van het formulier ‘Indienen ALV voorstel’. Het formulier kan voor ieder voorstel worden gebruikt en is juridisch getoetst.
Ieder VvE lid is gerechtigd een schriftelijk voorstel in te dienen voor de ledenvergadering. Ieder voorstel moet dus in principe worden opgenomen op de agenda van de ledenvergadering.
In de praktijk gebeurt het echter dat voorstellen niet volledig of mondeling worden aangeleverd. Mondelinge voorstellen kunnen niet door de andere eigenaren worden bestudeerd en moeten dus als ongeschreven worden beschouwd. Wanneer een schriftelijk voorstel onvolledig is (bijvoorbeeld omdat de toelichting ontbreekt), kan de eigenaar verlangen dat het wordt geagendeerd. Echter, de mogelijkheid bestaat dat de vergadering besluit om een besluit inhoudelijk uit te stellen of het voorstel af te keuren.
Wanneer een voorstel opnieuw als agendapunt wordt aangeboden, terwijl hier in een eerdere vergadering (over dit punt) al een besluit over is genomen, zal het in principe opnieuw geagendeerd moeten worden als bijvoorbeeld de omstandigheden zijn veranderd (bijvoorbeeld gegevens aangevuld). Het is hierna aan de vergadering om hierover te besluiten. Het kan echter ook voorkomen dat de mogelijkheden zijn uitgeput en er géén nieuwe omstandigheden zijn. In dat geval heeft het géén zin om er opnieuw over te discussiëren en mag het bestuur een onderwerp weigeren.
Voor alle voorstellen geldt echter altijd wel een minimale termijn om het als agendapunt in te dienen. Dit, om alle eigenaren voldoende in de gelegenheid te stellen een voorstel te kunnen bestuderen. Modelreglement 2006 artikel 45 lid 8 en reglement 2017 artikel 50 lid 2 bepalen dat een eigenaar het recht heeft om tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering een schriftelijk voorstel aan de agenda van de vergadering te laten toevoegen. In de Modelreglementen 1973, 1982 en 1992 zijn hier geen bepalingen over opgenomen. In dat geval, stelt de wet (artikel 2:8 BW) dat degenen die bij een VvE zijn betrokken zich redelijk tegenover elkaar moeten gedragen, hetgeen betekent dat andere eigenaren dus ook voldoende tijd moeten krijgen om een vergadervoorstel te kunnen bestuderen. Een minimale termijn van zeven dagen wordt in de praktijk dan ook als legitiem aangemerkt.
Resumé: Wanneer een voorstel schriftelijk wordt ingediend, moet het in beginsel worden geagendeerd. Daarnaast geldt er een deadline van zeven dagen voor de vergadering. Verder is de aanvrager zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van zijn/haar aanvraag.
Wanneer een eigenaar van de vergadering toestemming heeft gekregen, wordt dit vastgelegd in de notulen. Echter, als deze toestemming van toepassing is op een situatie met een permanent karakter, is het verstandig ook afspraken te maken voor de lange termijn. Denk hierbij aan onderhoud en verzekeringen maar ook wat er bij rechtsovergang (meestal verkoop) moet gebeuren. Het kan immers niet zo zijn dat later de andere eigenaren voor de kosten opdraaien.
Deze afspraken kunnen nader worden vastgelegd door het bestuur in een gebruikersovereenkomst. Dit is een los document waarin bijv. kan worden vastgelegd dat wijzigingen voor rechtsopvolging de wijzigen moeten worden verwijderd of dat een nieuwe eigenaar altijd verantwoordelijk wordt. Een belangrijke reden om sommige toestemmingen in een gebruikersovereenkomst vast te leggen, is dat afspraken (vermeld in de notulen) na verloop van tijd op de achtergrond kunnen raken. Daarnaast kunnen bestuursleden en eigenaren verhuizen waardoor afspraken verwateren.
Het opstellen van een gebruikersovereenkomst kan worden uitgevoerd door een notaris of advocaat maar dat is niet verplicht. Je kunt dus ook onderhands een gebruikersovereenkomst opstellen. Omdat VvE’s meestal vanwege de kosten hier vanaf zien, staat bij de documenten een voorbeeld,
Voorbeeld gebruikersovereenkomst.
Advies; Wanneer het om toestemming gaat met een permanent karakter dat betrekking heeft op een belangrijk onderdeel van de VvE (zoals de constructie) is aan te raden hiervoor gebruikersovereenkomst (tussen bestuur en aanvrager) te laten opmaken door een notaris.
Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. Deze wet geldt in beginsel tot 1 september 2020 en kan worden verlengd als de coronacrisis langer duurt. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden.
Voorwaarden online vergaderen VvE Aan het online voeren van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:
- De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat moet in acht worden genomen;
- In de uitnodiging moet staan dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering online plaatsvindt. In de noodwet staat dat de VvE leden de vergadering moeten kunnen volgen via de digitale weg. Denk hierbij aan een audio/video stream, telefonisch inbellen of een vergaderapp;
- In de uitnodiging moet staan dat de VvE leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de geagendeerde onderwerpen. Daarnaast heeft het bestuur een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat de VvE-leden tijdens de vergadering via de elektronische weg vragen kunnen stellen, die ook tijdens de vergadering moeten kunnen worden beantwoord;
- Er moet staan hoe de VvE leden kunnen stemmen.
Stemmen in een online VvE vergadering In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.
Termijn vaststellen jaarrekening met 6 maanden verlengd In de modelreglementen staat dat de jaarvergadering uiterlijk binnen 5 of 6 maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Het boekjaar loopt meestal gelijk met het kalenderjaar. Dit betekent dat de VvE jaarvergadering voor 1 juli moet plaatsvinden. Zo kan de jaarrekening op tijd worden goedgekeurd en de begroting voor dit boekjaar vastgesteld. Door de situatie rondom corona is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening met 6 maanden verlengd. Het vaststellen van de jaarrekening hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. De vergadering van de VvE hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. Een VvE kan ook wachten tot de beperkingen door het coronavirus worden verminderd en fysieke VvE vergaderingen weer mogelijk zijn.
Als Online vergaderen niet mogelijk is Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor een online vergadering kunt u ook iemand machtigen om uw stem uit te brengen. Het bestuur kan er in niet-spoedeisende zaken ook voor kiezen niet online te vergaderen maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan.
Wanneer is online vergaderen noodzakelijk Online vergaderen heeft nadelen. Eigenaren kunnen minder goed gehoord worden. Lastig is ook hoe je achteraf bepaalt wie aanwezig was omdat niemand fysiek de presentielijst kan ondertekenen. Voor sommige besluiten is echter een online vergadering wel noodzakelijk. Bijvoorbeeld als er dringend onderhoud moet worden uitgevoerd dat niet kan wachten tot na de coronacrisis, zoals een lekkage. De leden moeten dan via de ledenvergadering toestemming geven voor het uitvoeren van dit onderhoud.
Soms ontkomt een VvE er niet aan een besluit te moeten nemen waarbij er onder de leden grote verdeeldheid is. Zeker, wanneer er voor individuele leden grote belangen op het spel staan, bestaat de kans dat leden in de vergadering andere leden ‘op persoonlijke wijze’ gaan overtuigen en andere leden niet vrij uit meer durven te spreken. Zeker, bij verbaal sterke leden durven anderen soms niet meer openlijk tegen te stemmen. Het kan zo voorkomen dat een minderheid toch de meerderheid van de stemmen ‘kaapt’ en leden achteraf bij de VvE beheerder of het VvE bestuur hun onvrede uiten over deze besluitvorming.
Hoe lastige discussies en besluiteloosheid voorkomen? Wanneer dit risico bestaat, is het praktisch dat de leden bij de besluitvorming concreet kunnen kiezen uit een select aantal concrete keuzes en de stemming te laten verlopen via stemformulieren. (Leden kunnen achteraf geen verwijt maken dat e.e.a. oneerlijk is verlopen. Tevens bestaat er géén discussie over de uitkomst: de stemformulieren vormen het bewijs).
Besluitvorming Onder Splitsing m.b.t. besluiten Hoofd Splitsing De reglementen 2006 (Artikel 47.3) en 2017 (Artikel 51.3) schrijven voor dat onder splitsingen vooraf een besluit moeten in hun vergadering moeten nemen over de stemwijze waarop door hun bestuur namens de onder splitsing in de vergadering van de Hoofd VvE wordt gestemd. Omdat dit bij de andere onder splitsingen op dezelfde wijze moet plaatsvinden is het praktisch bij iedere onder splitsing hetzelfde voorstel te agenderen en de besluitvorming te laten plaatsvinden met stemformulieren. Enerzijds voorkomt dit dat er later onduidelijkheid bestaat over de uitkomst (en bestuurders bijvoorbeeld naar eigen inzicht stemmen). Anderzijds, kan dit achteraf onderhandelingen bij de vergadering van de hoofd VvE voorkomen. Praktisch is dan echter wel dat de bestuursleden van de Hoofd VvE zich vooraf buigen over de vraagstelling aan de vergaderingen van de onder splitsingen. Echter, wanneer de Hoofd VvE de procedure ook laat verlopen via stemformulieren, kan bijvoorbeeld de kascommissie de besluitvorming later eenvoudig controleren.
Voor alle wijzigingen aan de buitenzijde van een VvE gebouw is toestemming nodig van de Algemene Ledenvergadering: dus ook voor het plaatsen van een airco. De kans is aanwezig dat een (te) lawaaiig apparaat hinder veroorzaakt bij de buren. Houd er rekening mee dat de vergadering een voorstel kan afwijzen of nadere eisen kan stellen aan het geluid dat een airco mag produceren en voorwaarden kan stellen om bijvoorbeeld trillingen te voorkomen.
Wanneer zichtbare wijzigingen aan de buitenzijde van nieuwe gebouwen worden aangebracht, is meestal ook toestemming van de architect nodig. Door plaatsing van de airco-unit wijzigt het ontwerp van het gebouw. De architect kan hier 10 jaar aanspraak op maken en mag een airco voorstel afwijzen.
Wanneer de vergadering of de architect géén toestemming verlenen, bestaat de mogelijkheid om een ‘binnen-airco’ te plaatsen. Dit apparaat heeft een unit aan de binnenzijde van de buitenmuur. Behalve twee roosters verandert er aan de buitzijde niets. Daarnaast produceert dit apparaat geen geluid buiten. Hierbij is alleen toestemming nodig voor aanbrengen van twee uitsparingen voor de luchtdoorvoer. De kans is aanwezig dat deze toestemming makkelijker wordt verleend.
Voor alle wijzigingen aan de gemeenschappelijke delen van een VvE gebouw is toestemming nodig van de Algemene Ledenvergadering. Dus ook voor het plaatsen van een oplaadpunt voor elektrische auto’s. Belangrijk is te realiseren dat je bij het aanbrengen van een oplaadinstallatie in een parkeergarage met (strenge) brandveiligheidsvoorwaarden te maken hebt. Daarnaast moet er een vaak voorziening worden aangebracht zodat de aanvrager niet op kosten van de VvE zijn auto oplaadt.
Belangrijk hierbij te bedenken is dat bij brand een elektrische auto anders uitbrandt en meestal meer schade oplevert. Daarnaast is er bij de meeste gebouwen bij afgifte van de bouwvergunning géén rekening gehouden met het elektrisch opladen. Zeker wanneer er een gasdetectie systeem in een parkeergarage verplicht is, zijn meestal een aantal technische maatregelen en aanpassingen nodig om te kunnen voldoen aan de bouwvergunning.
M.a.w.: behalve de laadpaal zelf zal ook de VvE aan de veiligheidseisen moeten voldoen. Alleen, omdat de ontwikkeling van elektrisch rijden nog niet is uitontwikkeld, heeft de overheid hiervoor nog geen uniform beleid. De VvE kan zodoende niet de veiligheid toetsen of de laadpaal weigeren. Het is daarom altijd verstandig bij de opstalverzekering navraag te doen aan welke eisen de VvE moet voldoen, voordat een VvE toestemming voor een laadpaal geeft. Verder kan de VvE bij het bedrijf dat de gasdetectie installatie onderhoudt en/of de veiligheidsregio (overheid) navraag blijven doen over actuele voorschriften.
Wanneer een VvE besluit toestemming te verlenen voor de aanleg van een laadpaal is het verstandig een gebruikersovereenkomst op te stellen en hierin duidelijk te vermelden dat de VvE vanwege mogelijke toekomstige veiligheidseisen nog nadere voorwaarden aan de toestemming kan gaan verbinden. Dit, om teleurstellingen achteraf te voorkomen.
Voor de aanleg van oplaadvoorzieningen (bijv. om niet op kosten van de VvE te laden) zijn verschillende mogelijkheden. Zie overheidsbrochures:
Laadoplossingen elektrische autos binnen VvE
Bouwbesluit 2012 Brandveiligheid bij verbouw en transformatie van bestaande gebouwen
Wie op de bovenste verdieping of naast een platdak woont, kan op het eerste gezicht vaak een mooi dakterras aanleggen. Het dak is echter wel een ‘gemeenschappelijk deel’ van het gebouw waarvoor de VvE verantwoordelijk is en dus niet zomaar in gebruik kan worden genomen.
Als je zonder toestemming van de VvE een terras aanlegt kan de VvE daar tegen optreden. Als er schade aan het dak wordt toegebracht ben je ook verplicht dit te vergoeden. Het is dus belangrijk eerst toestemming aan de ledenvergadering te vragen en afspraken te maken. Het heeft namelijk gevolgen voor het onderhoud van het dak en de kosten daarvan.
Het aanleggen van een dakterras is daarnaast gebonden aan regels van het bestemmingsplan. Deze regels zijn niet altijd duidelijk. Bestemmingsplannen zijn online op adres vindbaar bij www.ruimtelijkeplannen.nl.
Voor het aanleggen van een dakterras en het plaatsen van een balustrade is vaak ook een omgevingsvergunning nodig. Deze omgevingsvergunning kan worden aangevraagd bij www.omgevingsloket.nl
Daarnaast is het belangrijk rekening te houden met de buren. Als een dakterras binnen 2 meter van de erfgrens ligt en zicht geeft op het erf van de buren kan dat in strijd zijn met het burenrecht. Het is niet toegestaan raamopeningen, balkons en dus ook dakterrassen te hebben die direct uitzicht geven op het erf van de buren.
Bij het aanleggen van iets dat er eerder niet was is het goed daarmee rekening te houden.
Voor de VvE is het belangrijk goede afspraken te maken over het onderhoud en herstel van het dakterras. Het is voor de VvE belangrijk daarover goede schriftelijke afspraken te maken. Dit kan met een gebruiksovereenkomst met kettingbeding, waarin wordt vastgelegd dat de kosten voor onderhoud en herstel berusten bij de eigenaar van de balkonbeglazing.
Besluiten zijn conform de artikelen 2:15 en 5:130 BW ‘vernietigbaar’. De bevoegdheid om vernietiging van een besluit in te verzoeken vervalt door verloop van een maand nadat een belanghebbende van het besluit kennis heeft genomen of daarvan kennis heeft kunnen nemen.
Op deze manier kan iedere belanghebbende via de kantonrechter de vernietiging inroepen van een rechtsgeldig genomen besluit. Hierna zal de rechter nogmaals de belangen afwegen. Voorwaarde is echter wel dat er binnen deze termijn een verzoekschrift moet zijn ingediend bij de griffier van de Rechtbank. Na deze termijn kan geen bezwaar meer worden aangetekend en mag in feite worden aangenomen dat alle leden definitief akkoord zijn. Hierop is één uitzondering: Dat is als besluiten ‘nietig’ zijn. Dit geldt voor besluit die nooit genomen hadden mogen, bijvoorbeeld omdat ze bijvoorbeeld in strijd zijn met de wet, het modelreglement, de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement. Echter, ook een besluit dat gaat over een overeenkomst die inhoudelijk nooit tot stand is gekomen, is ‘nietig’ (heeft dus nooit kunnen bestaan).
Het grote verschil tussen ‘vernietigbaar’ en ‘nietig’ is dat bij een ‘nietig’ besluit géén uiterste bezwaartermijn termijn geldt. Je kunt dus geen onwettig besluit ‘legaliseren’.
De overeenkomst tussen vernietigbaar en nietig is echter dat ze beide van kracht zijn totdat de kantonrechter (of de vergadering) het besluit heeft herroepen.
Onderhoud
Iedere VvE is verplicht te sparen voor toekomstig onderhoud aan het gebouw. Dat gebeurt door middel van een reservefonds. Om goed in kaart te krijgen welke kosten het onderhoud met zich meebrengt, is het belangrijk dat de VvE een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) heeft. Voor een VvE is het MJOP hét document om onderhoud en kosten te plannen. Een MJOP is een document waarin staat wat er de komende jaren voor een appartementencomplex aan (groot) onderhoud moet plaats vinden en wat de kosten hiervan zullen zijn. De termen meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) en meerjarenonderhoudsplan (MJOP) worden vaak door elkaar gebruikt. Met beiden wordt hetzelfde bedoeld.
Een MJOP is een eerste voorwaarde voor goed onderhoud van een gebouw. Als de VvE beschikt over een actueel MJOP:
- is er inzicht in de bouwkundige staat van het gebouw;
- kunnen hoge kosten door achterstallig onderhoud worden voorkomen;
- is er inzicht in de onderhoudskosten op korte en langere termijn;
- reserveert de VvE niet te veel of te weinig en kunnen extra bijdragen worden voorkomen.
Er zijn verschillende manieren om een MJOP te maken. Er zijn voor het opstellen van het document geen wettelijk eisen. Echter, hoe nauwkeuriger het MJOP, hoe nauwkeuriger de onderhoudsreserveringen en hoe minder kans op liquiditeitsproblemen. In de meeste gevallen is aan te raden een MJOP te laten opstellen door een bouwkundig advies bureau. Wanneer de VvE dit overweegt is het verstandig te informeren of het wordt opgesteld volgens de NEN 2767 norm. Wanneer volgens deze norm gewerkt wordt, wordt er niets vergeten en voldoet de VvE aan de norm. Daarnaast is het verstandig dat de bouwkundige het MJOP opstelt volgens de kostenverdeling van de splitsingsakte: Anders sluiten de reserveringen niet aan op de verdeelsleutels en is het plan vanwege de kostenverdeling onder de eigenaren voor de VvE niet bruikbaar.
Nee, een MJOP is wettelijk niet verplicht. Alleen, wanneer een VvE geen MJOP heeft, moet een VvE wel verplicht een minimumbedrag reserveren. Dit is vastgelegd in de Wet verbetering functioneren Vereniging van Eigenaars. Volgens deze wet heeft de VvE twee manieren om te reserveren:
- De hoogte van de reserveringen kunnen worden vastgesteld op basis van een MJOP; of
- De VvE moet jaarlijks een bedrag reserveren dat gelijk is aan 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw.
In artikel 31 lid 3 van de splitsingsreglementen 1973, artikel 32 lid 3 van de reglementen 1983 en 1992, artikel 10 lid 4 van het reglement 2006 en artikel 47 lid 5 van reglement 2017 wordt bepaald, dat over de gelden van het reservefonds slechts door de (vaste) voorzitter van de vergadering en één van de eigenaren (of twee afzonderlijke personen , reglement 2017) tezamen kan worden beschikt.
Om te voorkomen dat bijv. uitsluitend en één persoon kan beschikken over de financiële middelen van het reservefonds, is het verstandig naast een voorzitter of VvE beheerder één of twee eigenaren te benoemen die toezien op de uitgaven van het reservefonds. Voorkomen kan hierdoor worden dat onverhoopt onrechtmatig over de middelen van de VvE wordt beschikt.
In de praktijk komt het weinig voor dat VvE’s hierover een besluit nemen of een dergelijke controleur benoemen (Meestal vertrouwt men op de VvE beheerder of het betreffende bestuurslid). Alleen, laat de VvE daarmee wel een kans liggen om zelf fraude te voorkomen.
Een dergelijke controle functie hoeft het dagelijks beheer niet te belemmeren. In de praktijk gebeurt het vaak dat deze functionaris een extra bankpas krijgt. Voor VvE’s die werken met Twinq, kan dit eenvoudig worden ingesteld waarbij alleen via een e-mail voor akkoord gegeven moet worden. Anderzijds, biedt dit VvE beheerders en bestuursleden bescherming tegen onterechte verdachtmakingen.
Praktisch is om de benoeming jaarlijks te agenderen. Enerzijds om het betalingsverkeer van de VvE goed functionerend te houden. Anderzijds, kan op deze manier ook duidelijk worden vastgelegd als de vergadering besluit géén controleur wenst te benoemen. In dat geval ligt de verantwoording bij de Ledenvergadering.
Website: VvE Energiebesparingslening
Overheidsbrochure: Energie besparen met je VvE
Overheidsbrochure: Subsidie voor VvE’s
Wanneer er binnen een VvE nagedacht wordt over het vervangen van CV ketels, is het verstandig bewust te zijn van de risico’s. Bij versleten rookgasafvoeren, verkeerde CV ketels of onjuiste montage, kunnen gevaarlijke situaties ontstaan.
1. VR-ketel vervangen voor HR-ketel? Pas de rookgasafvoer aan. In de jaren 80 of 90 werd veel gebruik gemaakt van VR ketels. Omdat de huidige HR ketels veel zuiniger zijn, worden veel HR ketels vervangen door HR ketels. Alleen, een rookgasafvoerkanaal voor VR-ketels is niet geschikt voor HR-ketels. Een HR ketel heeft namelijk meer condens uitstoot waardoor lekkage kan ontstaan en het rookgaskanaal sneller gaat oxideren. Bij het installeren van HR-ketels moet daarom altijd het gemeenschappelijke rookgasafvoerkanaal worden vervangen voor één die geschikt is voor HR-ketels. Als dit niet gebeurt levert dat gevaarlijke situaties op, die kunnen leiden tot koolmonoxidevergiftiging van bewoners. Laat daarom altijd het rookgaskanaal inspecteren.
2. Levensduur rookgaskanaal. Door oxidatie in het aluminium afvoerkanaal kunnen gaten in het afvoerkanaal ontstaan. Dit kan gebeuren in een termijn van 15 a 20 jaar. Daarom is het vanuit technisch oogpunt verstandig bij de vervanging van een CV ketel ook het rookgaskanaal te vervangen of te renoveren. Renoveren: Door een flexibele kunststof slang (soort stofzuigerslang) door de bestaande rookgaskanalen te leiden, kunnen de kanalen opnieuw veilig worden gemaakt. Bij de meeste VvE’s zijn rookgaskanalen echter gemeenschappelijk. Dwz dat de VvE hiervoor verantwoordelijk is. Om niet verrast te worden door hoge uitgaven, is het daarom verstandig dat de VvE de rookgaskanalen in het MJOP laat opnemen en ze tijdig renoveert of vervangt.
3. Communicatie binnen VvE bij vervanging CV ketel Wanneer individuele bewoners een HR-ketel willen laten plaatsen, is het noodzakelijk de VvE te raadplegen. Omdat vaak meerdere appartementen op één rookgaskanaal zijn aangesloten en het rookgaskanaal collectief is, zal eerst duidelijk moeten worden of het kanaal geschikt is voor een HR ketel. Wanneer dit niet het geval is, kan alleen een HR ketel geplaatst worden als het rookgaskanaal vervangen wordt en de buren tegelijk een HR ketel laten plaatsen. Na renovatie van het rookgaskanaal is in veel gevallen ket kanaal niet meer geschikt voor de oude VR ketels. Omdat het rookgaskanaal gemeenschappelijk is (en dus ook door de VvE betaald moet worden), is het verstandig om hier tijdens de vergadering een besluit over te nemen. De vergadering kan (indien nodig) mede eigenaren ook verplichten over te stappen op een andere CV ketel vanwege aanpassing van het rookgaskanaal.
Noot: Wanneer eigenaren verplicht worden over te stappen op een HR ketel maar ‘onlangs’ (vanwege technische beperkingen) nog een VR ketel hebben aangeschaft, kan de vergadering met deze eigenaren op basis van aanschafkosten en de technische levensduur van de VR ketel een compensatie regeling overeenkomen.
4. Nuttige adviezen Om gevaarlijke situaties te voorkomen, heeft de overheid twee praktische brochures met uitgebreide informatie:
Risico koolmonoxidevergiftiging cv-ketels
De veiligheid van collectieve rookgasafvoeren in woongebouwen
De afgelopen jaren zijn er bij oudere complexen soms problemen geweest met de veiligheid van de draagkracht van balkonconstructie. Wanneer u in een ouder complex met balkons, woont, is het verstandig te controleren of de balkonconstructie veilig is. Waar moet u zo al op letten:
- Onveilige balkons komen vooral voor bij flatgebouwen die tussen 1945 en 1975 zijn gebouwd. De betonkwaliteit was in die jaren aanzienlijk minder van kwaliteit.
- De meeste problemen doen zich voor bij ‘uitkragende’ balkons. ? Een uitkragend balkon is te herkennen aan de balkonvloer. Deze loopt van de binnenvloer van de woning door naar buiten. Onder de balkonvloer zit geen extra ondersteuning. Beschikt u over uitkragende balkons dan is inspectie beslist aan te raden.
- Wanneer er tekenen zijn van roest, op of onder het balkon is dat een signaal dat de wapening van de betonnen balkonvloer is aangetast. Inspectie is dan ook op korte termijn aan te raden.
- Inspecteer het balkon op scheuren en let speciaal op de aansluiting met de gevel.
- Wanneer er in de winter vaak strooizout is gebruikt, kan dit van invloed zijn op de wapening van de balkon constructie. Wanneer dit jarenlang is gebruikt, is het verstandig de balkons te laten controleren.
- In geval een balkon eerder is hersteld, bijvoorbeeld ontroest, betonrotherstel of voor zien van een nieuwe vloercoating, is het verstandig de balkons periodiek te blijven inspecteren omdat roest terug kan komen.
- Praktisch is verder te controleren of het regenwater via een afvoer of goot weg (bij de aansluiting van het balkon met een gevel) goed wegloopt en geen schade aanricht.
- Inspecteer of het balkon niet doorbuigt en eventuele ‘doorvalbeveiliging’ goed aan de vloer en muur vastzit. Is dat niet het geval, neem dan op met een deskundige.
- Bloembakken kunnen een zware belasting vormen. Deze verhogen de kans op schade. Voorkom permanente zware belasting van balkons.
In het najaar en in de winter worden VvE’s regelmatig geconfronteerd met schimmelklachten in woningen. Bewoners melden dan vaak dat er lekkage is. Schimmel is echter niet hetzelfde als lekkage. Het heeft een andere oorzaak en ook de gevolgen zijn anders.
Lekkage ontstaat door waterdoorlating en veroorzaakt kringen. Schimmel ontstaat door een hoge luchtvochtigheid (in een ruimte) waardoor condensvorming ontstaat, die zwart/grijze stippen tot gevolg hebben en uiteindelijk tot schimmel kunnen leiden.
Het is echter een misverstand dat schimmel automatisch onder de verantwoording van de VvE valt maar het kan wel. Voor een stelselmatige hoge luchtvochtigheid kunnen namelijk bouwkundig verschillende oorzaken zijn:
- Onvoldoende ventilatie door de bewoner
- Te veel bewoners in een te kleine woning
- Lekkage van een (inpandige) leiding die de vochtige lucht veroorzaakt
- Kwalitatieve eigenschap van het gebouw (bijv. slechte isolatie bij oudere gebouwen)
- Een gebrek aan het dak of de gevel (bijv. inwatering van de spouw, onvoldoende gevelventilatie, slechte voegen etc.)
Het lastige bij schimmel is dat het probleem vaak wordt veroorzaakt door meerdere factoren. Echter, duidelijk mag zijn dat bij punt 1t/m 4 de VvE (lees de mede-eigenaren) geen invloed kunnen uitoefenen. In veel gevallen is er dan ook een verband tussen de leefgewoonten van de bewoners en de vochthuishouding in de woning (gevolgen). Alleen, bij een gebrek aan een gemeenschappelijk gedeelte blijft de VvE natuurlijk wel verantwoordelijk.
Omdat het ontstaan van vochtige lucht niet hetzelfde is als waterlekakge, beoordeelt een opstalverzekering schimmel ook anders dan lekkage. In de polis is schimmel meestal uitgesloten. De verzekeraar beredeneert dat de vochtige lucht veroorzaakt wordt door leefgewoonten of een bouwkundig gebrek, en dit wordt niet aangemerkt als een onzeker voorval. Schimmel is daarom in de meeste polissen uitgesloten. In dat geval kunnen eigenaar en VvE tegengestelde belangen krijgen.
Hoe nu verder? Wanneer een bewoner schimmel in zijn woning heeft, is het praktisch dat deze eerst nagaat of er voldoende wordt geventileerd. Hierbij kan bijv. met vochtvreters gekeken worden of dit verschil oplevert. Om dit goed te onderzoeken, kan enige weken duren.
Wanneer bewoner en VvE van mening blijven verschillen over de verantwoordelijkheid, kan de VvE ‘op basis van kosten ongelijk’ onderzoek laten uitvoeren naar de oorzaak. De VvE schakelt dan een onafhankelijk lekdetectie bedrijf in. Een lekdetectie bedrijf kan met kleurstoffen en infrarood bepalen waar een lekkage of koudebrug zit. De kosten bedragen ca. 400-500 euro. Meestal wordt dan duidelijk wat de oorzaak is. Afhankelijk van de oorzaak, moeten de kosten worden doorbelast aan de ‘veroorzaker’: VvE of eigenaar.
RIVM Brochure: Schimmel en vochtproblemen in woningen
Tocht, condens, onvoldoende ventilatie mogelijkheden of slechte isolatie dragen niet bij aan het wooncomfort. Toch vallen de oorzaken hiervan niet automatisch onder het ‘dagelijks’ onderhoud van de VvE. De VvE heeft weliswaar de verplichting het VvE gebouw ‘in stand te houden’ en bijvoorbeeld bij lekkage in de woning (van buiten) in actie te komen. Dit betekent echter nog niet dat als een eigenaar –bijvoorbeeld– een jaren dertig appartement met enkel glas koopt dat deze na aankoop van de VvE mag verlangen dat deze ad hoc de muren van zijn/haar woning gaat isoleren of dubbel glas gaat plaatsen.
Bij aankoop heeft een eigenaar namelijk ook de kwalitatieve eigenschappen van een appartement / gebouw aanvaardt. Belangrijk is zodoende te realiseren dat een beheerder of VvE bestuur na afloop van het boekjaar over de financiële uitgaven verantwoording aan de vergadering moeten afleggen èn zonder toestemming niet geautoriseerd is om bovenmatige uitgaven te doen.
Voor een eigenaar is het echter wel mogelijkheid om voorstel in te dienen bij de ledenvergadering. Als een eigenaar een collectieve verbetering wenst (bijv. ten aanzien van verduurzaming) is het aan te raden om een concreet voorstel te agenderen voor de algemene ledenvergadering. Immers, alle eigenaren hebben dezelfde belangen en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het gebouw. Het is dan ook aan de ledenvergadering om hier een besluit over te nemen.
Bij oudere en kleinere VvE’s kan het voorkomen dat een eigenaar / bewoner meent dat er sprake is van een gevaarlijke situatie met betrekking tot een gemeenschappelijk deel, terwijl de VvE hier niet voor openstaat.
Wanneer een VvE niet te spreken is over de uitvoering door een schoonmaker of glazenwasser, is het verstandig het bedrijf eerst een redelijke verbeterkans te bieden. Wanneer de VvE dit nalaat en alleen (aan het eind van de termijn) het contract opzegt om een ander bedrijf in te schakelen, loopt de VvE de kans weer exact dezelfde medewerker bij het nieuwe schoonmaakbedrijf tegen te komen:
Volgens artikel 38 van de CAO van het schoonmaak- en glazenwassersbedrijf, moet een nieuw schoonmaakbedrijf bij contractwisseling de medewerkers van het vorige schoonmaakbedrijf namelijk een arbeidsovereenkomst aanbieden voor (alleen) het betreffende schoonmaakobject.
Dit kan gebeuren als de medewerker tenminste 1,5 jaar op het object werkzaam is, beschikt over een erkend schoonmaakdiploma (wanneer in dienst na 1-1-2012) en deze beschikt over een geldig legitimatiebewijs of verblijfsvergunning.
Leef- en gebruiksregels
Het wonen in een grote gemeenschap brengt met zich mee dat bewoners rekening met elkaar moeten houden. De leefregels van een VvE kunnen worden vastgelegd in een huishoudelijk reglement (HHR). Het HHR vormt een aanvulling op de splitsingsakte. Het doel van een HHR is de leef- en gebruiksregels vast te leggen om een waarborg te scheppen voor een prettige leef- en woonomgeving. Het document is dan ook voor alle bewoners bindend. Er is geen standaard HHR model zoals bij een Modelreglement. Een HHR wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd door de Ledenvergadering. Voor het wijzigen en vaststellen, geldt echter een gekwalificeerde meerderheid (grotere meerderheid dan voor een normaal besluit geldt, zie akte). Praktisch is om direct bij de opstart van een VvE een HHR vast te stellen.
Omdat een HHR gedeeld moet kunnen worden met huurders, die meestal geen affiniteit hebben met de VvE en de splitsingsakte, is het praktisch te kiezen voor een gemakkelijk leesbare versie.
Voor het gebruik van camera’s in de algemene ruimten van de VvE gelden regels ten aanzien van privacy en het gebruik van de camerabeelden. Wanneer een VvE overweegt één of meerdere camera’s te plaatsen, moet zij eerst een besluit nemen waarin e.e.a. duidelijk wordt geregeld. Van belang is dat:
1. de vergadering eerst een besluit neemt waarbij zij instemt met de aanschaf en de plaats van de camera. 2. Daarnaast moet een procedure worden vastgesteld waarin vermeld staat, 3. dat bewoners bij inbraak, molest of criminaliteit zo spoedig mogelijk bij de politie aangifte moeten doen, 4. hoe lang (aantal dagen) de camerabeelden beschikbaar blijven en 5. dat camerabeelden alleen beschikbaar gesteld mogen worden aan de politie. 6. Verder moet de vergadering één of twee personen benoemen die namens de VvE de camerabeelden mogen uitlezen en (rechtstreeks) aanleveren bij de politie.
Het doel van camerabeelden is dat deze moeten kunnen bijdragen aan een veroordeling van een dader. Voorkomen moet daarom worden dat de beelden vooraf voor andere doeleinden worden gebruikt, of dat er situaties ontstaan waardoor ten onrechte iemands privacy wordt geschonden (Hiervoor is de VvE aansprakelijk). Om dit te waarborgen moeten er dus slechts één of twee personen benoemd worden die de beelden mogen uitlezen. De politie moet daarom ook zelf de beelden bij de VvE opvragen. en de VvE mag dus niet de camerabeelden meegeven aan een (benadeelde) eigenaar om aangifte te gaan.
Camera’s geplaatst door bewoners (zelf) in de algemene ruimten (zonder toestemming) van de vergadering zijn zodoende niet toegestaan.
De meeste splitsingsaktes en huishoudelijk reglementen stellen duidelijke eisen aan de geluidsisolatie bij het gebruik van harde vloeren (zoals laminaat, parket of gietvloeren). Meestal wordt 10 dB of 12 dB als minimale norm gesteld. Bindend is altijd wat er splitsingsakte staat vermeld of wat de VvE nader heeft besloten.
Als er overlast is van harde vloeren mag de VvE onderzoek doen naar de geluidsisolatie van de ondervloer. De eigenaar/gebruiker moet dan kunnen aantonen dat de ondervloer aan de minimale geluidsisolatie voldoet. Dit kan eenvoudig door het label van de verpakking te tonen waarop het aantal dB ’s staat vermeld. Alleen, als blijkt dat de geluidsisolatie niet voldoet, zal de demping onder de vloer voor rekening van de veroorzakende eigenaar moeten worden aangepast.
In de praktijk wordt overlast tussen bewoners meestal veroorzaakt door leefgewoonten in combinatie met het gebruik van schoeisel met harde zolen, het ontbreken van vloerkleden en het ontbreken van beschermende noppen onder (bijvoorbeeld) eetkamerstoelen. In deze gevallen zullen 10 dB of 12 bij harde vloeren ook onvoldoende zijn. Daarnaast is het ene gebouw ook gehoriger dan het andere. Echter, wanneer een bewoner aan de vastgestelde norm voldoet, kan de VvE aan individuele bewoners geen nadere voorwaarden stellen.
Om overlast te voorkomen kunnen bewoners die harde vloer overwegen daarom het beste een zo hoog mogelijke isolatiewaarde toepassen (20 of 25dB) en het label van de verpakking goed bewaren. Verder is aan te raden de harde vloer los van de muur te leggen zodat doorgifte van contactgeluid zoveel mogelijk kan worden voorkomen.
De geluidsisolatie voorwaarden gelden formeel ook voor bewoners zonder onderburen, tenzij de splitsingsakte hiervoor een uitzondering maakt. In geval een eigenaar zich niet aan de geluidsisolatie voorwaarden houdt, gebeurt dit altijd op eigen risico.
Ook wanneer het niet verboden is, zal de geur en rook van een barbecue door de buren als hinderlijk kunnen worden ervaren. Het gebruik van een barbecue kan dan ook beschouwd worden als een vorm van hinder, en moet dus worden voorkomen.
Veel splitsingsaktes verbieden om op balkons open vuur- of haardinstallaties aan te leggen. Een barbecue op een balkon kan worden aangemerkt als het aanleggen van een open vuur.
Het is daarom verstandig het gebruik van barbecues, vuurkorven en dergelijke ook in het Huishoudelijk Reglement vast te leggen zodat het voor alle bewoners eenvoudig is te controleren.
In grote steden hebben VvE’s vaak te maken met overvolle (gemeenschappelijke) fietsenstallingen. Een veel voorkomend probleem vormen oude fietsen die al langere tijd niet meer gebruikt worden en in een technisch slechte conditie staat verkeren, zonder dat duidelijk is wie de eigenaar is.
Wanneer dit bij een VvE aan de orde is, kan de VvE gebruik maken van het zogenaamde ‘weesfietsenbesluit’. De VvE moet dan eerst een vergaderbesluit nemen waarin zij bekend maakt om oude en incomplete fietsen in bewaring te gaan nemen. Dit moet ook duidelijk in de notulen worden vermeld.
Na het vergaderbesluit zal aan de onbekende eigenaar op de betreffende fiets een schriftelijk verzoek moeten worden gedaan om de fiets binnen een redelijke termijn te verwijderen (bijvoorbeeld 14 dagen). Wordt dit na herhaaldelijke verzoeken niet uitgevoerd, kan de VvE de fiets in bewaring nemen.
Om een fiets op een rechtmatige wijze in bewaring te nemen, moet de VvE een foto maken van de fiets en een duidelijke registratie bijhouden wanneer de fiets in bewaring is genomen. Hierna moet de VvE de fiets tenminste één jaar onder zich houden, voor het geval de eigenaar de fiets komt opeisen.
Wanneer de fiets binnen een jaar wordt opgeëist, zal de VvE de fiets moeten teruggeven. Belangrijk is echter wel dat de VvE er dan op toeziet dat degene die de fiets opeist ook duidelijk aantoont dat de fiets zijn/haar eigendom is. Als de VvE dit niet doet, kan de VvE aansprakelijk worden gesteld (door de echte eigenaar) voor verduistering van de fiets.
Verder moet de VvE een besluit nemen welk maatschappelijk doel zij gaat steunen met de oude fietsen. Eventuele inkomsten moeten verder altijd ten gunste komen van de VvE. De VvE mag de fietsen na een jaar dus ook niet weggeven aan andere bewoners.
In veel splitsingsaktes en huishoudelijke reglementen is vastgelegd dat schotels bevestigd aan de buitenzijde van het gebouw niet zijn toegestaan. Soms is zelfs in het huishoudelijke reglement opgenomen dat bij overtreding een boete aan de VvE is verschuldigd. Hiermee kunnen de meeste VvE’s de plaatsing schotelantennes zelf reguleren.
- nadat de ledenvergadering toestemming heeft verleend,
- mits de aanvrager duidelijk kan aantonen dat deze niet anders kan beschikken over vrije nieuwsvergaring, zoals bedoeld in artikel 10 E.R.V.M (Op deze manier ligt het initiatief en de bewijslast bij de aanvrager. Daarnaast wordt de casus verlegt van handhaving naar besluitvorming)
“Artikel 10 – Vrijheid van meningsuiting
- Een ieder heeft recht op vrijheid van meningsuiting. Dit recht omvat de vrijheid een mening te koesteren en de vrijheid om inlichtingen of denkbeelden te ontvangen of te verstrekken, zonder inmenging van enig openbaar gezag en ongeacht grenzen. Dit artikel belet Staten niet radio- omroep-, en bioscoop- of televisieondernemingen te onderwerpen aan een systeem van vergunningen.
- Daar de uitoefening van deze vrijheden plichten en verantwoordelijkheden met zich brengt, kan zij worden onderworpen aan bepaalde formaliteiten, voorwaarden, beperkingen of sancties, die bij de wet zijn voorzien en die in een democratische samenleving noodzakelijk (proportioneel en subsidiair) zijn in het belang van de nationale veiligheid, territoriale integriteit of openbare veiligheid, het voorkomen van wanordelijkheden en strafbare feiten, de bescherming van de gezondheid of de goede zeden, de bescherming van de goede naam of de rechten van anderen, om de verspreiding van vertrouwelijke mededelingen te voorkomen of om het gezag en de onpartijdigheid van de rechterlijke macht te waarborgen.”
Verhuur
Ja, in de meeste splitsingsaktes is het toegestaan dat een eigenaar een appartement ‘in gebruik’ geeft aan een ander. In dat geval moet de eigenaar de gebruiker een verklaring laten ondertekenen die door de eigenaar moet worden ingeleverd bij het VvE bestuur en waarin de gebruiker toezegt zich te zullen houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Zo’n verklaring heet een gebruikersverklaring. Ook wel huurdersverklaring genoemd.
Voorbeeld gebruikersverklaring
Naast bepalingen in de splitsingsakte kunnen er aanvullende regels van toepassing zijn, die geen betrekking hebben op de VvE (waar de VvE ook niet op
handhaaft) maar wel een beperking voor verhuur kunnen opleveren. Hierbij moet gedacht worden aan:
Hypotheken: Als een appartement (waarop een hypotheek rust) is verhuurd beperkt dit een hypotheekverstrekker als de hypotheeknemer failliet gaat. Omdat een lopende huurovereenkomst niet ad hoc kan worden opgezegd en een verhuurde woning bij executie verkoop minder opbrengt, stellen de meeste hypotheekverstrekkers als voorwaarde dat voor verhuur vooraf toestemming moet worden aangevraagd.
Woningcorporaties: Als je een appartement koopt van een woningcorporatie wordt bij verkoop soms ‘zelf bewoning’ als voorwaarde gesteld. Dit, omdat de verkopende partij na verkoop speculatie wil voorkomen. In dat geval kan toestemming van de corporatie- of een verhuurbeding van toepassing zijn.
In geval u als eigenaar overweegt een appartement of bedrijfspand te verhuren, check dan eerst wie de huurder is en maak duidelijke afspraken. Voorkom dat criminelen uw eigendom gebruiken voor illegale activiteiten. Als dat in uw woning of bedrijfspand ontdekt wordt, zal u moeten aantonen dat u te goeder trouw bent en er alles aangedaan hebt strafbare feiten te voorkomen. Dit valt in de praktijk niet altijd mee. Daarnaast gaan criminele huurders meestal niet zachtzinnig met een pand om. Zo kan bijv. een drugslab voor fikse schade zorgen. Denk daarbij aan doorgebroken muren, brand en- waterschade en illegaal afgetapte elektriciteit. De meeste verzekeraars vergoeden dit niet.
5 tips om crimineel gebruik te voorkomen:
1. Spreek een marktconforme huur af en accepteer geen contante betalingen, betalingen via derden of stortingen vanaf een on-traceerbare rekening.
2. Regel de verhuur met de huurder(s) zelf en vraag om een origineel legitimatiebewijs, géén kopie.
3. Vraag het originele Handelsregisteruittreksel op bij KVK als de huurder een ondernemer is. En controleer of de persoon die wil huren namens het bedrijf een huurovereenkomst mag aangaan, of hij bevoegd is. 4. Laat de huurder zelf een contract afsluiten met een energiebedrijf. En vraag om een kopie. 5. Maak duidelijke afspraken met de huurder. Leg deze afspraken vast in een huurovereenkomst. Schakel eventueel een juridisch adviseur of makelaar in.
Neem de volgende zaken op in het huurcontract:
a. Spreek af dat u zelf in het bezit blijft van een sleutel om bij calamiteiten het bedrijfspand te betreden.
b. Leg vast dat je periodiek (b.v. 1 keer per 3 maanden) het bedrijfspand komt inspecteren.
c. Geef huurder schriftelijk gebruiks- en veiligheidsinstructies. Hierin legt u vast waarvoor de huurder het pand mag gebruiken.
d. Omschrijf duidelijk dat hennepteelt of andere criminele activiteiten verboden zijn in het bedrijfspand. Bij constatering van illegale activiteiten wordt de huurovereenkomst ontbonden en het pand ontruimd.
e. Geef aan dat verbouwingen / aanpassingen aan het gebouw en/of de installaties niet zijn toegestaan, zonder uw schriftelijke toestemming.
f. Leg vast dat onderverhuur niet is toegestaan.
g. Leg duidelijk vast dat de huurder de bepalingen van de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement aanvaardt en naleeft en dat deze verantwoordelijk is voor financiële sancties, welke kunnen ontstaan door niet nakoming hiervan. h. Maak bij de sleuteloverdracht een opleveringsrapport. Leg goed vast wat de huidige staat (opleveringsniveau) is van jouw bedrijfspand. i. Laat de huurovereenkomst tekenen voordat de huurder het pand betrekt. Controleer het pand hierna regelmatig. Ziet u verdachte zaken? Schakel dan de politie in.
In de meeste splitsingsaktes is het toegestaan dat een eigenaar een appartement ‘in gebruik’ geeft aan een ander. In dat geval moet de eigenaar de gebruiker een verklaring laten ondertekenen die door de eigenaar moet worden ingeleverd bij het VvE bestuur en waarin de gebruiker toezegt zich te zullen houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement.
Een gebruiker is iemand die gebruik maakt van het appartement maar geen eigenaar is, zoals bijvoorbeeld bij verhuur. Het kunnen echter ook familieleden of vrienden van de eigenaar zijn die vanwege vakantie in het appartement verblijven.
Er bestaat alleen verschil tussen het verhuren en ‘tijdelijk verhuren’ van een appartementsrecht. Wanneer in de splitsingsakte is vastgelegd dat de bestemming ‘wonen’ of ‘woning’ is, mag het niet worden verhuurd aan toeristen die er uitsluitend een paar dagen verblijven.
Uitzondering hierop is als de ledenvergadering hiervoor toestemming verleent. Volgens het splitsingsreglement mag de ledenvergadering toestemming verlenen voor een gebruik dat afwijkt van de bestemming. Echter, dan moet het wel als een vergadervoorstel worden geagendeerd en moet de toestemming ook verleend worden. Een eigenaar kan dit dus niet afdwingen.
Voorschriften
Ja, sinds 1 januari 2009 dient volgens de wet iedere VvE ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel.
Hoe een nieuw bestuurslid bij KvK inschrijven ?
Hoe een oud bestuurslid bij KvK uitschrijven ?
Het komt voor dat VvE’s géén bestuur hebben en dat bijvoorbeeld de VvE beheerorganisatie ook als bestuurder bij de KvK staat ingeschreven. Als deze inschrijving na benoeming door de ledenvergadering heeft plaatsgevonden, voldoet de VvE in principe aan de voorschriften.
In dat geval dient de VvE zich wel te realiseren dat een bestuurder een bredere taak heeft dan een beheerder en dient een beheerorganisatie zich te realiseren dat zij ook kan worden aangesproken op neven taken (zoals bijvoorbeeld sociaal beheer en overleg met andere VvE’s i n de omgeving) en daardoor een bredere verantwoording krijgt, die ook meer werkzaamheden met zich meebrengen.
De meeste splitsingsaktes verplichten VvE’s tot het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het aanleggen van een reservefonds voor het bekostigen van groot onderhoud op lange termijn. In de praktijk blijkt echter dat veel kleine VvE’s zich hier niet aan houden en eigenaren hierover géén overeenstemming kunnen bereiken.
- De hoogte van de reserveringen kunnen worden vastgesteld op basis van een MJOP; of
- De VvE moet jaarlijks een bedrag reserveren dat gelijk is aan 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw.
Het voordeel van de 0,5% reservering van de herbouwwaarde is dat dit door hypotheekverstrekkers eenvoudig is te controleren. Aan de hand van de staat van onderhoud (taxatie rapport), kan zij een betere inschatting maken van het onderpand.
Sinds 25 mei 2018 zijn alle VvE’s volgens de AVG verplicht een verwerkersovereenkomst te hebben waarin is vastgelegd welke persoonsgegevens door de VvE gebruikt worden en met welk doel. Hierna moet de Ledenvergadering het document vaststellen en moet de overeenkomst voor alle leden inzichtelijk zijn. Het opstellen van een verwerkersovereenkomst is in principe vorm vrij. Wel moet er een aantal elementen in de overeenkomst zijn opgenomen. Voorbeeld Verwerkerovereenkomst
Het gevolg is dat een VvE die haar verzekeringspakket wil wijzigen of uitbreiden, verplicht is dit zelf op te pakken. De VvE beheerder mag aan de verzekering uitsluitend nog het aantal woningen en de straatnamen doorgeven. Verder mag hij /zij geen bemoeienis hebben bij het afsluiten van de verzekeringen.
Door deze striktere naleving door de AFM zal een VvE bestuur bij het afsluiten van een nieuwe opstalverzekering, ook te maken krijgen met strengere voorwaarden. Zo zal bij een maatschappij wijziging van de opstalverzekering een (nieuwe) taxatie van de herbouwwaarde worden gevraagd en dient deze taxatie om de zes jaar te worden geactualiseerd.
