.

Antwoorden  &  documenten

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Functie van een VvE:

  1. In standhouden gemeenschappelijk eigendom (meestal gebouw): onderhoud en verzekeringen
  2. Behartiging belangen gezamenlijke eigenaren (m.b.t. gezamenlijk eigendom)
  3. Vastleggen eigendomsverhoudingen (binnen gemeenschappelijk eigendom)
  4. Organiseren overleg structuur
  5. Vastleggen verantwoordelijkheden        

Taken van een VvE:

Technisch beheer

  1. Uitvoeren dagelijks onderhoud
  2. Opstellen en bijhouden meerjarenonderhoudsplan
  3. Aanleggen reservefonds
  4. Uitvoeren groot onderhoud na vergaderbesluit

Administratief beheer

  1. Ledenadministratie voeren
  2. Incasseren VvE bijdrage
  3. Betalingen verrichten van onderhoud, verzekeringen, schoonmaak etc.
  4. Jaarrekening opstellen en presenteren
  5. Bij eigendomsoverdracht: Opgave maken voor notaris (Aandeel reservefonds en actuele debiteurenstand)

Bestuurlijk beheer

  1. Minimaal 1x per jaar Ledenvergadering houden: Besluiten nemen
  2. Zorgdragen voor goedkeuring Jaarrekening
  3. Zorgdragen voor toestemming financiele uitgaven door Ledenvergadering
  4. Vastleggen besluiten: Notulen maken
  5. Toezien op nakoming en/of uitvoering van besluiten
  6. Toezicht houden op financiële uitgaven
  7. Toezicht houden op dagelijks onderhoud, schadeafhandelingen en leefregels.

Een modelreglement is een verzameling van artikelen die gezamenlijk een model vormen om door de notaris te worden gebruikt bij het maken van de splitsingsakte en het splitsingsreglement. In feite vormt het de basis van de splitsingsakte. 

Voorzover bekend heeft de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie zes modelreglementen uitgegeven:

  • VvE modelreglement 1953
  • VvE modelreglement 1973
  • VvE modelreglement 1983
  • VvE modelreglement 1992
  • VvE modelreglement 2006
  • VvE modelreglement 2017

In de praktijk worden alleen de modelreglementen 1973 t/m 2017 gebruikt.  

Uitzonderingen                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Voorzover bekend zijn er tussen 1957 en 1975 verschillende reglementen opgesteld door individuele notarissen. Een bekend voorbeeld hiervan is het Splitsingsreglement 1960 L.W.A. Duynstee uit Den Haag, bekend omdat het onderhoud van de —dragende– balkonconstructie onder verantwoording van het privé gedeelte valt. Een ander voorbeeld is het Splitsingsreglement 1975 O.G Schut waar expliciet de term ‘Service-Flatgebouw’ wordt gebruikt. 

Verder komt het soms voor dat voor individuele splitsingen een eigen reglement is gemaakt. Vaak gebeurt dit bij splitsingsaktes van binnentuinen en parkeerterreinen. Ook komt het voor dat woningcorporaties, die appartementen verkopen een eigen reglement hebben (Meestal worden er nadere bepalingen gesteld als er een terugkoopregeling van toepassing is). Wanneer een ‘afwijkend’ reglementen van toepassing is, geldt dus géén modelreglement van de KNB.  

De splitsingsakte is een omschrijving van een individueel appartementencomplex. De splitsingsakte is gebaseerd op een splitsingstekening en vermeldt de plaatselijke ligging van het gebouw. Verder omvat het een omschrijving van de verdeling van het gebouw en een omschrijving van de afzonderlijke appartementsrechten.

Vastgelegd wordt tevens de onderlinge stem- en eigendomsverhoudingen, alsmede de bestemming van ieder appartementsrecht om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt. Verder is vastgelegd welk reglement van splitsing (meestal modelreglement) van toepassing is.

Bestuurder                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Een bestuurder is een natuurlijk of een rechtspersoon die in de akte of door de vergadering als bestuurder is benoemd. Er zijn geen specifieke voorwaarden om aan een bestuursfunctie te kunnen voldoen, behalve dat bestuursleden door de vergadering benoemd moeten zijn. 

Wanneer een bestuurder wordt benoemd wordt deze in feite (mede) verantwoordelijk voor de uitvoering van de beheertaken. Het bestuur hoeft de beheertaken niet persoonlijk uit te voeren. (Hiervoor kan de VvE een beheerder aanstellen). Verder kan het bestuur taken onderling verdelen. Zo kan het bestuur zelf uit de gekozen bestuursleden een voorzitter, penningmeester en/of een secretaris benoemen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               VvE beheerder                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         VvE beheer is een zakelijke dienstverlening waarbij de VvE wordt ondersteund bij het uitvoeren van beheertaken. De beheertaken worden meestal opgedeeld in administratief – , technisch – en bestuurlijk beheer. Aan de hand van het aanbod van de beheerder kan de VvE zelf bepalen welke diensten zij inkoopt. De overeenkomst waarin de diensten vastgelegd heet beheerovereenkomst. Als een VvE een beheerder heeft aangesteld, voert deze in de praktijk de dagelijkse taken van het bestuur uit.  Dit wil echter niet zeggen dat de beheerder dezelfde bevoegdheden heeft.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Verschil tussen bestuur en beheerder                                                                                                                                                                                                                                                                         De VvE is opdrachtgever. Zowel het bestuur als de beheerder dienen de besluiten van de vergadering op te volgen. Echter, het bestuur vertegenwoordigt de VvE en de beheerder is opdrachtnemer. Waar de bestuursleden stemrecht hebben, kan de beheerder alleen adviseren.

Een ander verschil is dat het bestuur bevoegd is de VvE buiten de vergadering in en buiten het complex te vertegenwoordigen (denk hierbij aan overleg met de gemeente of handhaving). De verantwoordelijkheid van de beheerder gaat formeel niet verder dan de uitvoering van de diensten, vermeld in de beheerovereenkomst. In feite vallen de taken van de beheerder onder de verantwoording van het bestuur en is het takenpakket van het bestuur breder. 

Zo kan bijvoorbeeld bij het overtreden van leefregels niet een beheerder zelfstandig besluiten tot handhaving. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur. Afhankelijk van de afspraken tussen de VvE en de beheerder, kan de beheerder de handhaving wel namens het bestuur uitvoeren. 

Administrateur:  Waar komt de term administrateur vandaan?                                                                                                                                                                                                                          In oude splitsingsreglementen komt het bestuur of beheerder niet voor. In reglementen van voor 1963 is meestal vastgelegd dat de vergadering een administrateur moet benoemen voor “gevallen van belet of ontsteltenis” en “die de VvE zowel in-als buiten rechte kan vertegenwoordigen” (meestal artikel  30 en 31).  Later is in MR 1973 artikel 40.1 en MR 1983 artikel 41.1. opgenomen dat “het bestuur berust bij een door de vergadering te benoemen administrateur”. Bij deze reglementen wordt niet expliciet voorzien in de benoeming van een bestuur. Alleen, is dat in 2009 veranderd omdat VvE’s verplicht werden hun bestuur bij de Kamer van Koophandel in te schrijven. Zodoende waren VvE’s alsnog verplicht een bestuur te benoemen . 

Noot: Omdat een VvE ook een rechtspersoon als haar bestuur mag benoemen, kan een VvE dus wel haar beheerder (ook) als bestuurder benoemen. Feitelijk: Zolang er maar iemand bij de KvK als bestuur staat ingeschreven voldoet de VvE aan de voorschriften. 

De benaming ‘administrateur’ en ‘bestuurder’ is in modelreglement (MR) 1992 veranderd.  In MR 1992 Artikel 41.1 wordt vermeld ”Het bestuur berust bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd”.  Echter, over het uitvoeren van de dagelijkse beheerwerkzaamheden zijn in MR1992 nog geen bepalingen vastgelegd. Dit gebeurt pas bij MR 2006. Wanneer bij splitsingsaktes MR 1992 van toepassing is, is daarom in de splitsingsakte vaak opgenomen dat het bestuur bevoegd is een administrateur of beheerder aan te stellen. 

MR 2006 en MR 2017 zijn uitgebreider. Naast het bestuur wordt ook het beheer van de VvE nader geregeld. Het beheer is nader vastgelegd bij MR 2006 Artikel 56 en MR 2017 Artikel 6. In deze artikelen is vastgelegd dat de vergadering “bevoegd is een beheerder aan te stellen”.

In MR 2006 artikel 57.4 en MR 2017 artikel 62.4 wordt gesproken over Raad van Commissarissen, afgekort RvC. Een raad van commissarissen is in Nederland het toezichthoudende orgaan. Een lid van de raad van commissarissen heet commissaris. 

Een RvC en leden van een RvC wordt bij een vereniging (in principe) net als een commissie door de vergadering benoemd. Het verschil met een commissie is alleen dat een RvC ook statutair wordt benoemd. In de praktijk wordt er bij Verenigingen van Eigenaars weinig met RvC’s gewerkt.

VvE bijdrage  en  kosten

De VvE bijdrage is een brengschuld. D.w.z. dat de eigenaar de verplichting heeft de bijdrage te betalen zonder dat de VvE facturen hoeft te versturen (zoals dat ook het geval is bij het betalen van huur). Op het moment dat je eigenaar wordt, ben je dus zelf verantwoordelijk direct op tijd de VvE bijdrage te betalen

De VvE heeft een sterke positie als het gaat om het incasseren van achterstallige bijdragen. De betalingsverplichting is vastgelegd in de akte, die door iedere eigenaar bij levering van het appartementsrecht (bij de notaris) is aanvaard. Bij een gerechtelijke procedure wordt een vordering van een VvE dus vrijwel altijd toegewezen.  

Ook bij het overgaan van het appartementsrecht, meestal verkoop, zijn zowel de oude als de nieuwe eigenaar hoofdelijk aansprakelijk voor de achterstallige VvE bijdragen. Opeisbaar zijn alle schulden aan de VvE van het lopende en het voorgaande boekjaar. Bij overdracht zal de notaris daarom aan de VvE een verklaring vragen of er nog verschuldigde bedragen zijn waarvoor de nieuwe eigenaar aansprakelijk wordt. 

Ook bij faillissement van een eigenaar heeft de VvE hierdoor een sterkere positie. De VvE heeft immers de mogelijkheid de achterstallige bijdragen alsnog bij de nieuwe eigenaar te innen.

De VvE kan echter alleen schulden vorderen van het lopende en het voorgaande boekjaar. Oudere schulden zijn niet meer incasseerbaar. Het is dus in het belang van de VvE dat zij de betalingen nauwkeurig bijhoudt en betalingsachterstanden niet te ver laat oplopen.

Incassoprocedure                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Om alle kosten van de VvE te betalen is het belangrijk dat alle eigenaren hun betalingsverplichting op tijd nakomen. In de meeste splitsingsaktes wordt het bestuur daarom gemachtigd rechtsmaatregelen te nemen als een eigenaar zijn betalingsverplichtingen aan de VvE niet nakomt. Omdat bij de meeste VvE’s het dagelijks beheer wordt uitgevoerd door een externe beheerder nemen veel VvE’s ook jaarlijks het besluit om de VvE beheerder te machtigen.

Praktisch bij het machtigen voor incassomaatregelen is om door de Ledenvergadering een incassoprocedure te laten vaststellen. Vooraf is dan duidelijk wat bij verzuim de termijnen zijn en de bijkomende administratie- en incassokosten bedragen.  

Voorbeeld ALV voorstel Incassoprocedure

Betalingsregeling                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Een incassoprocedure werkt twee kanten op. Het is namelijk ook belangrijk zo snel mogelijk met een debiteur in contact te komen als deze niet meer kan betalen, om de kosten voor de eigenaar niet te laten oplopen. Om een eigenaar tijdelijk tegemoet te komen kan de VvE een eigenaar ook een betalingsregeling aanbieden. 

 Aandachtspunten:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   1.     Laat het initiatief van de eigenaar komen. Deze is verantwoordelijk voor tijdige betaling en moet in feite de VvE vragen hem/haar tegemoet te komen.                   2.     De VvE is geen betalingsregeling verplicht. De belangen van de VvE moeten centraal  blijven staan. Onrealistische voorstellen mag de VvE weigeren.                     3.     Spreek een redelijk bedrag af (niet te laag).                                                                                                                                                                                                                                                     4.     Realistisch zijn betalingsregelingen voor de duur van 3 of 6 maanden.                                                                                                                                                                                               5.     Spreek een duidelijke ingangs- en einddatum af.                                                                                                                                                                                                                                           6.     Leg de betalingsregeling altijd schriftelijk vast, zo ook het maandbedrag,  het aantal termijnen of het betaalschema.                                                                                                 7.    Attendeer de eigenaar erop dat een betalingsregeling geen reden biedt de betaling van de reguliere VvE bijdrage op te schorten.                                                                   8.    Leg ook duidelijk vast wat de gevolgen zijn als de eigenaar de betalingsregeling niet nakomt.                                                                                                                                       9.     De VvE moet de betalingen monitoren en toezien op consequente naleving (dus bij niet nakoming géén nieuwe betalingsregeling).   

De VvE kan een eigenaar tijdelijke betalingsregeling aanbieden maar is ‘géén bankinstelling’. De regeling mag dus niet te lang duren. Ook mag de VvE de belangen van anderen eigenaren niet uit het oog verliezen.  Achterstallige bijdragen behoren tot het vermogen van de VvE. Belangrijk is dus dat betalingsregelingen goed worden vastgelegd. In feite moeten betalingsregelingen bij een kascontrole getoond kunnen worden. De uitstaande vordering behoort namelijk tot het vermogen van de VvE.

Voorbeeld Betalingsregeling

Als eigenaar kan je de maandelijkse VvE bijdragen op drie manieren via de bank betalen:
 
1. Door maandelijks voor het eerste van de nieuwe maand het bedrag handmatig over te schrijven.
2. Door het afgeven van een automatische betaalopdracht aan de bank. Het initiatief gaat hierbij uit van de bank.
3. Door het afgeven van een doorlopende SEPA machtiging aan de VvE. Hierbij geef je een volmacht aan de VvE om het juiste bedrag op tijd af te schrijven. 

Voordelen van een SEPA machtiging zijn:
a.  Bij een SEPA machtiging heeft de eigenaar bij de bank 56 dagen de tijd een onjuiste betaling terug te draaien. 
b. De verantwoording voor de juiste en tijdige afschrijving ligt bij de VvE. Automatisch wordt het juiste bedrag afgeschreven. Bij een bankvolmacht zal blijvend het vaste bedrag worden afgeschreven, ook als de VvE bijdrage verandert.
 
Nadelen van een bankopdracht t.o.v. een SEPA machtiging zijn:
a. Betalingen zijn niet terug te draaien.

b. Bij te lage automatische betalingen zal de eigenaar toch betalingsherinnering ontvangen (en moet bijbetalen). Andersom, heeft de VvE administrateur bij een te hoge betaling extra werk omdat deze aan het eind van het boekjaar het overschot zal willen terugbetalen.

Voorwaarde van een SEPA machtiging is dat deze schriftelijk wordt vastgelegd, op naam staat en door de eigenaar wordt ondertekend. Voor de machtiging zelf is geen machtiging van een bank nodig. Voorbeeld SEPA machtiging  

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  Behoudt de VvE het recht op de VvE bijdrage als de VvE zelf bij een doorlopende SEPA machtiging niet incasseert?

1. Wanneer de SEPA machtiging onlangs is ingestuurd, zal het even duren tot dat de verwerking is uitgevoerd. Tot e.e.a. is verwerkt, blijft de eigenaar zelf verantwoordelijk voor het betalen van de bijdrage.  
2. Wanneer de VvE niet heeft geïncasseerd (bijvoorbeeld vanwege een technische storing) behoudt de VvE gedurende het lopende – en het vorige boekjaar het recht op betaling, zoals de vergadering de begroting heeft vastgesteld (In dat geval zal de VvE communiceren, hoe zij e.e.a. wil verrekenen).
 
 

Niet altijd is duidelijk wat het verschil is tussen breukdeel en verdeelsleutel:

        A.  Het breukdeel is het aandeel in de totale gemeenschappelijke delen waarvan een eigenaar mede-eigenaar is. 

        B.   Een verdeelsleutel heeft betrekking op het gedeelte van gemeenschappelijke zaken waarvan slechts een groep eigenaren gebruik van maakt. Aan deze                             kosten betalen dus alleen de eigenaren mee die gebruik maken van de betreffende gemeenschappelijke zaken (voorbeeld: als je op de begane grond woont,                   kan het zijn dat je niet aan de lift hoeft mee te betalen).

Gemeenschappelijke delen hebben dan ook bij de definities een andere betekenis dan gemeenschappelijke zaken. Verder zijn er verschillende soorten verdeelsleutels:

        C.  Naast de gemeenschappelijke zaken (zie B), kunnen er kosten zijn die onder gemeenschappelijke delen vallen ook volgens een afwijkende verdeling                                    worden verdeeld. De kosten worden dan niet volgens het ‘algemene’ breukdeel verdeeld maar bijvoorbeeld volgens ‘gelijke’ delen. (voorbeeld: De                                        beheerkosten worden vaak gelijk verdeeld omdat geredeneerd wordt dat het voor administratiekosten niet uitmaakt of iemand een groot of klein                                       appartement heeft.   

         D. Verder bestaat bij verdeelsleutels van gemeenschappelijke zaken de mogelijkheid dat afzonderlijk moet worden gereserveerd voor die gebouw-onderdelen                   waarvan alleen deze groep eigenaren gebruik maakt. In dat geval zal de VvE naast het Algemene Reservefonds een afzonderlijk reservefonds moeten                               aanleggen waaraan alleen de eigenaren van de betreffende gemeenschappelijke zaken aan mee betalen. Het gevolg hiervan is dat er binnen één VvE een                         extra exploitatieresultaat ontstaat voor uitsluitend de eigenaren van de betreffende gemeenschappelijke zaken.

Resumé: Hoe zuiverder de kostenverdelingen, hoe meer verdeelsleutels, des te nauwkeuriger een VvE administratie moet worden ingericht maar ook hoe meer individuele bijdragen kunnen afwijken van de gemiddelde VvE bijdragen. 

Effectief kan een VvE zodoende met vier soorten breukdelen te maken krijgen:                                                                                                                                                                                                    1. kosten waaraan alle eigenaren moeten volgens breukdeel (bijv. 21/1527e) moeten bijdragen.                                                                                                                                                    2. kosten waaraan slechts een deel van de eigenaren (extra) moet bijbetalen volgens breukdeel (bijv. 21/1527e).                                                                                                                3. kosten waaraan alle eigenaren voor een gelijk deel moeten bijdragen (bijv. 1/8e als er acht eigenaren zijn)’.                                                                                                                        4.  kosten waaraan slechts een deel van de eigenaren volgens een gelijk deel moet bijdragen ( bijv. 1/6e als er 8 woningen zijn).                                                                    Daarnaast zal er per verdeelsleutel rekening gehouden moeten houden met het aanleggen van een reservefonds. 

Inrichting administratie                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Het principe van een berekening per aandeel met gelijke of ongelijke delen is echter niet anders dan bij een kostenverdeling met één verdeelsleutel, zolang de juiste teller en noemer van het breukdeel maar per kostengroep wordt toegepast.  Verder bieden de meeste VvE administratiesystemen de mogelijk om de kostenverdeling per verdeelsleutel en eigenaar in te zien. Hierdoor is het relatief eenvoudig om de totale begroting of de maandelijkse VvE bijdrage per eigenaar te controleren. Echter, om dit goed op te zetten, is het noodzakelijk dat er per verdeelsleutel een aparte kostengroep met eigen grootboekrekeningen worden aangelegd, die gekoppeld worden aan de juiste breukdelen, alsmede dat in de praktijk de kosten ook in de juiste grootboekrekeningen worden geboekt.

Besluitvorming                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Verdeelsleutels dienen om de kosten zuiver te verdelen en worden zodoende gedragen door de betreffende eigenaren.  Dit houdt ook in dat alleen de eigenaren die hieraan bijdragen hierover mogen besluiten. Belangrijk: Kostentechnisch kan een vergadering bijvoorbeeld niet ‘zomaar’ besluiten om het positief exploitatieresultaat  van een verdeelgemeenschappelijke zaak te gebruiken om het algemene exploitatietekort aan te zuiveren. (Anders zouden de verkeerde eigenaren de tekorten betalen).   

Splitsingsreglementen en verdeelsleutels                                                                                                                                                                                                                                                                  Veel oudere splitsingsaktes kennen vaak één kosten verdeling: volgens breukdeel van de gemeenschappelijke delen (voorbeeld A).                                                            Aktes gebaseerd op MR 1992 hebben regelmatig twee verdeelsleutels: volgens breukdeel van de gemeenschappelijke delen (voorbeeld A) en gelijke delen (voorbeeld C).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Aktes gebaseerd MR 2006 en 2017 hebben vaak diverse verdeelsleutels. Vaak lopen de voorbeelden (A t/m D) hierbij door elkaar.  

Het eigen vermogen vormt het totaal van alle bezittingen minus alle schulden. Het is wat de VvE ‘administratief gezien’ aan vermogen bezit en economisch gezien ‘recht op heeft’. (Het hoeft daarbij niet om de optelling van banksaldo’s te gaan).

Een bezit van de VvE is bijvoorbeeld de totaalsom van achterstallige bijdragen waar de VvE nog recht op heeft. Een bezit van de VvE kan bijvoorbeeld ook zijn als de VvE (voor gezamenlijk gebruik) een parkeerplaats heeft aangekocht. De waarde van de parkeerplaats valt dan onder het eigen vermogen.  

Een schuld van de VvE is bijvoorbeeld de vordering van crediteuren, bijvoorbeeld aannemers of verzekeraars die nog geld van de VvE krijgen. Als schuld van de VvE kan bijvoorbeeld ook worden gezien een betaling van een eigenaar die méér heeft betaald dan hij aan de VvE verschuldigd is, bijvoorbeeld omdat de bijdrage voor een lange tijd vooruit  is betaald. Echter, ook een energiebesparingslening (om het gebouw te verduurzamen) moet als een schuld worden aangemerkt.

Waar staat het eigen vermogen vermeld ?                                                                                                                                                                                                                                                          Iedere VvE maakt aan het eind van het boekjaar een jaarverslag. Aan de creditzijde wordt het saldo van het reservefonds en het exploitatieresultaat vermeld. Het eigen vermogen is de optelsom van het reservefonds en het exploitatie resultaat.

Wanneer een VvE meerdere reservefondsen en exploitatieresultaten heeft (dat kan), wordt het eigen vermogen gevormd door de optelsom van alle reservefondsen en exploitatie resultaten.

Wat is het exploitatieresultaat ?                                                                                                                                                                                                                                                                                Ieder jaar stelt de VvE voor aanvang van het boekjaar een begroting op. Dit is de optelsom van alle kosten die de VvE voor het komende boekjaar verwacht. Echter, achteraf (na het boekjaar) is pas duidelijk wat de werkelijk kosten waren. Het verschil tussen de begroting en de werkelijke uitgaven is het exploitatieresultaat.   

Een exploitatie resultaat kan positief of negatief zijn. Wanneer de VvE minder geld heeft uit gegeven, heeft zij een exploitatieoverschot. Wanneer de VvE meer geld heeft uitgegeven, heeft zij een exploitatietekort.

Als de VvE een exploitatietekort heeft zal dit tekort dus in mindering op het saldo van het reservefonds moeten worden gebracht om het eigen vermogen van de VvE te bepalen.

Eigen vermogen Box 3                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Het lidmaatschapsrecht van een VvE dient volgens De Hoge Raad te worden aangemerkt als een vermogensrecht dat in de rendementsgrondslag van box 3 dient te worden opgenomen. 

Met andere woorden: De eigenaar dient zelf zijn aandeel in het vermogen van de VvE als bezitting op te nemen in box 3. Het gaat hierbij om vermogen. Dit hoeft niet alleen betrekking te hebben op het reservefonds voor het groot onderhoud. Als de VvE meerdere reserves heeft, hebben de aandelen van de andere fondsen ook betrekking op het vermogen. Alle reservefondsen waar een eigenaar aan deel neemt moeten bij elkaar worden opgeteld. 

Zelf je aandeel berekenen                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Het aandeel kan je zelf berekenen aan de hand van de balans van de VvE. Voor de aangifte die je voor 1 mei ieder jaar moet doen, heb je de balans nodig van het laatste boekjaar. (Bij een heel boekjaar is dat de balans van 31 december van het vorige kalander jaar).

Je berekent het aandeel in het vermogen van de VvE aan de hand van het aantal breukdelen. Stel, dat van het totaal van de breukdelen 100 is en jouw breukdeel 2 bedraagt en het eigen vermogen van de VvE is € 100.000,-, dan is het aandeel 2/100e van € 100.000,- dus € 2.000,-.

Belangrijk: Als je deelneemt aan meer reservefondsen moet je dus voor de opgave van Box 3 de aandelen van alle reservefondsen bij elkaar optellen.

Wat is het verschil met de opgave van het aandeel van het reservefonds bij eigendomsoverdracht ?                                                                                                                                            Het principe van de kostenopbouw is hetzelfde. Alleen bij een eigendomsoverdracht gaat het om de actuele opgave op het moment van overdracht: Dus ook de betaalde reserveringen na afsluiting van het laatste boekjaar tot aan de datum van overdracht moeten worden meegeteld.

Het gebeurt dat nieuwe eigenaren uitleg vragen waarom zij extra kosten doorbelast krijgen omdat hun gegevens door de VvE zijn verwerkt. 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Mutatie kosten zijn administratie kosten die verband houden met het informeren en inschrijven van een nieuwe eigenaar, te weten: de opgave aan de notaris van het aandeel in het reservefonds, de opgave van het actuele debiteurensaldo, het beschikbaar stellen van notulen, het beschikbaar stellen van het huishoudelijk reglement en het beschikbaar stellen van het meerjarenonderhoudsplan. Daarnaast moet de nieuwe eigenaar worden ingeschreven in de leden- en betalingsadministratie . 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Omdat  het primaire doel van de VvE is om het gebouw te onderhouden en de meeste VvE’s voor de uitvoering van het beheer een beheerorganisatie hebben ingeschakeld, worden voor  de verwerkingskosten bij rechtsopvolging extra kosten aan de VvE berekend. Omdat de kosten betrekking hebben op het privégedeelte, hebben de meeste VvE’s besloten deze administratiekosten door te belasten.

De kosten bedragen gemiddeld  ca. € 100,- per mutatie, per nieuwe eigenaar.  De afspraken over mutatiekosten kunnen echter per beheerorganisatie verschillen. De meeste organisaties berekenen alleen mutatiekosten aan de nieuwe eigenaar. Anderen berekenen zowel kosten aan de nieuwe eigenaar als de oude eigenaar (dus beiden). Het is maar net wat de VvE hierover  met de beheerorganisatie is overeengekomen.  

Hoe hoog de mutatie kosten zijn, is vastgelegd in de beheerovereenkomst vermeld. Deze voor eigenaren ter inzage. Aangezien de beheerovereenkomst door een vergaderbesluit is goedgekeurd, gelden mutatiekosten voor alle nieuwe eigenaren.  Bij verweer door een nieuwe eigenaar moet zodoende worden verwezen naar de onderzoeksplicht van de eigenaar en bij verzuim is het incassobesluit van toepassing

Stookkosten 

De meeste appartementen hebben een eigen CV installatie in het privégedeelte. Echter, bij sommige VvE’s betaal je naast de VvE bijdrage een maandelijks bedrag ‘voorschot stookkosten’. In dat geval is er een gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie (blokverwarming) waar alle appartementen op zijn aangesloten of is het VvE collectief aangesloten op een warmtenet (stadverwarming. Eigenaren hebben dan géén eigen CV en betalen dan hun energiekosten via de VvE. Bij blokverwarming houdt dat ook in dat eigenaren meebetalen aan het onderhoud van de gemeenschappelijke verwarmingsinstallatie. 

De verrekening van de stookkosten vormt een aparte administratie naast de VvE administratie. De voorschotten zijn vaak gebaseerd op het gemiddelde verbruik van voorgaande jaren. Aan het eind van het stookkostenseizoen wordt met iedere eigenaar het verschil verrekent over het totaal van de betaalde voorschotten en het werkelijke verbruik. Het werkelijke verbruik wordt meestal gemeten door warmtemeters in het privé gedeelte. Deze meters worden dan één keer per jaar afgelezen door het  meetbedrijf, die vervolgens een kostenverdeling onder de eigenaren opstelt. De VvE heeft speelt verder geen rol bij de verdeling van de kosten. De VvE is alleen verantwoordelijk voor het onderhouden van de installatie, het betalen van de gemeenschappelijke energie facturen  en het uitvoeren van de kostenverrekening met de eigenaren.

 Verschil met eigen CV: Bij een gemeenschappelijke stookinstallatie, krijgt een eigenaar (voor de verwarming) één keer, aan het eind van het jaar (via de VvE) een verbruiksopgave van het meetbedrijf en geen persoonlijke afrekening van het energiebedrijf.  

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Hoe zit het met onderhoud in het privé gedeelte ?  Bij een gemeenschappelijke bespaar je als eigenaar dus het onderhoud aan een CV ketel in het privé gedeelte.  Echter, omdat de installatie van het privé gedeelte aangesloten is op de gemeenschappelijke installatie, zijn er wel wat zaken waarmee rekening moet worden gehouden: 

 1.   Omdat de radiatoren in het privé gedeelte aangesloten zijn op de gemeenschappelijke stookinstallatie, moet voor onderhoud in het privé gedeelte contact opgenomen moeten worden met de VvE.  Dit om storingen aan de gemeenschappelijke installatie te voorkomen.                                                                                                           2.   Wanneer een radiator vervangen moet worden en op de radiator een verbruiksmeter is geplaatst, zal de verbruiksmeter door het meetbedrijf vervangen moeten worden. De VvE zal hiervoor opdracht moeten geven.                                                                                                                                                                                                                       3.  Conform de splitsingsakte zullen alle onderhoudskosten in het privé gedeelte door de VvE worden betaald en later aan de eigenaar worden doorbelast.  

Bij een stookkosten-complex hebben de eigenaren een gezamenlijke CV installatie en belast de VvE de energiekosten, het onderhoud aan de stookkosteninstallatie en de kosten voor het opmaken van de stookkostenafrekening aan de eigenaren door.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Hoe werkt het?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          De VvE betaalt de alle kosten die verband houden met de stookkosten vooruit. De eigenaren betalen op hun beurt maandelijks een voorschot. De voorschotten zijn meestal gebaseerd op het gemiddelde verbruik van voorgaande jaren. Daarna wordt aan het eind van het stookkostenseizoen een afrekening opgemaakt . Hierbij worden de totale kosten van de VvE opgeteld en vergeleken met het totaal aan ontvangen voorschotten. Hierna volgt de afrekening met de eigenaren. Met iedere eigenaar wordt dan het verschil verrekent tussen het totaal van de betaalde voorschotten en het werkelijke verbruik. 

Stookkostenseizoen                                                                                                                                                                                                                                                                                                               De periode waarover de stookkoten worden afgerekend met de eigenaren is meestal vastgelegd in de splitsingsakte vastgelegd. NB. De periode van het stookkostenseizoen kan afwijken van het boekjaar. Dit biedt twee voordelen:                                                                                                                                                                                        1. Het opstellen en verrekenen is veel werk. Bij een ongelijke periode kunnen werkzaamheden gelijkmatiger worden verdeeld.                                                                              2. Wanneer aan het eind van het stookkostenseizoen de kosten worden verrekend biedt het debiteurensaldo géén reële weergave. Om die reden is het praktisch de afloop van het stookkostenseizoen niet gelijk te stellen aan het einde van het boekjaar.  

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  Hoe wordt een stookkosten afrekening opgesteld?

Meterstanden: Om een zuivere afrekening op te stellen, moet duidelijk zijn hoeveel energie er is verbruikt. Belangrijk is daarom aan het begin en het einde van de stookkostenperiode een opname te doen van de meterstanden. Vaak zijn er aparte gas en elektra meters voor de stookinstallatie. 

Energiekosten: Om een totaaloverzicht te  kunnen opstellen, moeten alle facturen over de hele periode beschikbaar zijn. Het gaat daarbij om de kosten van het energieverbruik als de transportkosten van de netbeheerder.

Onderhoudskosten: Onderdeel van de stookkosten betreft ook de onderhoudskosten van de installatie.  Het betreft hier de  kosten van onderhoudscontracten en alle tussentijdse reparaties om de installatie te kunnen laten functioneren.  (NB: om dat deze kosten overeenkomstig het warmteverbruik van de eigenaren moet worden doorbelast, is het praktisch deze onderhoudskosten gescheiden van de algemene onderhoudskosten te houden, is het makkelijk hiervoor een aparte grootboekrekening aan te leggen).

Opname warmtemeters: Om de totale stookkosten overeenkomstig het werkelijke verbruik van de eigenaren te kunnen verdelen, moet duidelijk worden wat het verbruik in ieder privé gedeelte is geweest. Deze informatie wordt jaarlijks door het meetbedrijf verzameld, vaak door fysieke opname van de  warmtemeters (op de radiatormeter) in het privé gedeelte. 

Opstellen stookkosten afrekening:                                                                                                                                                                                                                                                                                Na alle warmte meters te hebben afgelezen, wordt door het meetbedrijf de afrekening opgesteld. Aan de hand van het vloeroppervlak en het verbruik van ieder privé gedeelte, wordt jaarlijks door het meetbedrijf het aandeel van iedere eigenaar bepaald in de totale stookkosten. Hierbij bepaalt het meetbedrijf wat iedere eigenaar aan de hand van de eerder betaalde voorschotten moet bij betalen of terugkrijgt.  

Rol VvE beheerorganisatie:   Na ontvangst van de afrekening zal de beheerder de afrekeningen naar de eigenaren doorsturen en  voor verrekening  met de eigenaren zorgdragen.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  Hoe  worden de stookkosten en de voorschotten in de VvE administratie verwerkt?                                                                                                                                                                                 

Omdat de kosten rechtstreeks worden verdeeld en doorbelast aan de eigenaren, worden zowel de uitgaven als de ontvangen voorschotten op de  balans geplaatst (en niet op de resultatenrekening). Dit kan je op twee manieren doen:                                                                                                                                                                                                                                     1.  De ontvangsten (totaal aan voorschotten) aan de debetzijde en de totale uitgaven aan de creditzijde.                                                                                                                                                   2.  Eén balanspost aan de creditzijde waar het verschil worden vermeld tussen het totaal aan voorschotten en de totale uitgaven

In de praktijk komt het totaal aan voorschotten en de totale uitgaven niet altijd exact overeen. NB. In dat geval heeft het kostenverschil effect op het exploitatiesaldo  van de jaarrekening. Door e.e.a. op de balans te vermelden wordt bij presentatie van de jaarrekening inzichtelijk of de voorschotten en uitgaven in evenwicht zijn.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________         

  Hoe  omgaan met (tussentijdse) eigenaarsmutaties?  

Voorschotstookkosten moeten (tezamen met de VvE bijdrage) voor het eerste van de maand worden betaald. Als een appartement van eigenaar wisselt, is de nieuwe eigenaar verplicht de opvolgende maand te betalen. Daarmee is nog géén splitsing gemaakt voor de eindafrekening. Hiervoor moet de VvE opdracht geven aan het meetbedrijf voor het opnemen van de eindstand van de vertrekkende eigenaar (Deze kosten zijn voor de eigenaar). 

Wanneer het meetbedrijf aan het eind van het stookkostenseizoen de afrekening gaat opstellen, zal de oude eigenaar aan de hand van zijn eindstand (achteraf) de werkelijke kosten moeten verrekenen met de eerder betaalde voorschotten. 

De mogelijkheid bestaat dat de voormalige eigenaar (achteraf) minder aan stookkosten heeft verbruikt dan deze aan voorschotten heeft betaald. Omdat de VvE geen beroep meer kan doen op het incassobesluit kan de VvE een borg achterhouden. Dit, om te voorkomen dat de VvE het tekort (van de oude eigenaar) aan de nieuwe eigenaar moet doorbelasten.                                                                                                                                                                                                                                                                    Echter, wanneer de vertrekkende eigenaar te veel aan voorschotten heeft betaald (en er dus na verrekening geld overblijft), zal de VvE dit ook aan de voormalige eigenaar moeten terugbetalen.          

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 UITZONDERING m.b.t. warmtemeters                                                                                                                                                                                                                                                                       Soms komt het voor dat VvE’s met een gemeenschappelijke stookkosten installatie géén warmtemeters in het privé gedeelte hebben.  In de splitsingsakte is dan een vaste verdeelsleutel vastgelegd hoe de verbruikskosten van de privé gedeelte aan de eigenaren moeten worden doorbelast. In dat geval hoeft de VvE;

  • géén gebruik te maken van de diensten van een meetbedrijf besparen.
  • de onderhoudskosten van de stookkosteninstallatie niet met een aparte grootboekrekening te scheiden van de algemene onderhoudskosten (de stookkosten hoeven dan immers niet volgens de verbruiksmeters te worden verdeeld). 
  • bij eigenaars mutaties geen borg in te houden omdat zij niet meer aan het eind van het stookkostenseizoen hoeft te verrekenen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
Nadeel van een vaste verdeelsleutel is alleen dat eigenaren/bewoners zelf géén invloed hebben op hun eigen stookkosten en dat eigenaren die weinig verbruiken moeten meebetalen voor bewoners die meer verbruiken.

Bij de meeste stookkosten-complexen wordt het werkelijke warmte verbruik bepaald door warmtemeters in het privé gedeelte. In dat geval moeten de meters jaarlijks worden uitgelezen. Hiervoor is een meetbedrijf nodig. Meetbedrijven zijn verantwoordelijk voor meetdiensten bij collectieve energieverbruikers en houden zich bezig met het beheer en onderhoud van gas- en elektriciteitsmeters. Een deel van de taken die vallen onder meetdiensten zijn:   

  • Het uitlezen van energiemeters om gas- en stroomverbruik te registreren
  • Het doorgeven van het energieverbruik aan de zakelijke energieleverancier en de netbeheerder
  • Verhuur en plaatsing van energiemeters (het meetbedrijf is dus eigenaar van de meters)
  • Het onderhouden van energiemeters
  • Storingen aan energiemeters verhelpen

Kan een VvE van een meetbedrijf af?                                                                                                                                                                                                                                                                Energie  bedrijven kennen twee soorten gebruikers: grootverbruikers en kleinverbruikers. De meeste VvE’s met stookkosten vallen in de categorie kleinverbruikers. Voor kleinverbruikers van zakelijke energie verzorgt de netbeheerder de meetdiensten. Het is dan niet mogelijk om de meetdiensten bij een ander bedrijf onder te brengen. Eén keer per jaar vraagt de netbeheerder om de meterstanden zodat de jaarrekening opgesteld kan worden door de energie leverancier. Voorbeelden van meetbedrijven zijn Ista en Techem.

Kosten van meetbedrijven                                                                                                                                                                                                                                                                                              Voor het opnemen van alle verbruiksmeters en het opmaken van een verbruiks- en kosten verdeling onder eigenaren, berekent het meetbedrijf kosten. Deze kosten maken onderdeel uit van de stookkostenafrekening. Voor kleinverbruikers staan de maximale tarieven voor meetdiensten vast. De toezichthouder van de energiemarkt, ACM stelt deze tarieven jaarlijks vast.

Meer uitleg over de kosten van stadsverwarmingen of blokverwarming, vermeldt de ACM op de Consuwijzer.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  Heb je altijd een meetbedrijf nodig bij een stookkosten-complexen?                                                                                                                                                                                                        Alleen wanneer in de splitsingsakte een vaste verdeelsleutel is vastgelegd hoe de verwarmingskosten aan de eigenaren moeten worden doorbelast, zullen er geen warmtemeters zijn geplaatst. In dat geval hoeft géén gebruik te worden gemaakt van een meetdienst.  Nadeel van een vaste verdeelsleutel is wel dat eigenaren/bewoners zelf géén invloed meer hebben op hun eigen stookkosten, en dat eigenaren die weinig verbruiken ook moeten meebetalen voor bewoners die meer verbruiken.

Voor energieleveranciers en afnemers van blokverwarming, zijn per 1 juli 2019 de volgende regels van toepassing:

  • De verplichtingen uit de warmtewet zijn niet (meer) van toepassing op of VvE’s die warmte leveren aan bewoners of verhuurders, die warmte leveren aan huurders van woon- of bedrijfsruimte. VvE’s en verhuurders hebben zodoende geen vergunning nodig van de ACM. Voorwaarde is wel dat er alleen aan eigenaren en bewoners wordt geleverd. NB: wanneer zij warmte leveren aan afnemers die geen huurder of bewoner zijn, worden zij wel als warmte lerancier aangemerkt en zullen ze bij de ACM een vergunning moeten aanvragen.
  • Verhuurders en VvE’s blijven verplicht om de kosten voor warmtelevering inzichtelijk te maken en/of te baseren op een individuele meter: De gebruiker heeft recht op warmtemeting. Dit geldt ook voor de warmtemeter die de hoeveelheid warmte centraal meet.
  • Verhuurders die tevens gebouweigenaar zijn, zijn verplicht het inpandige leidingstelsel en de individuele aansluiting van huurders te onderhouden, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt met de warmteleverancier.
  • Verhuurders die ook gebouweigenaar zijn, moeten een compensatie betalen als zich een storing voordoet in het inpandige leidingstelsel. (Als de verhuurder afspraken heeft gemaakt met de warmteleverancier, zal de huurder zich tot de warmteleverancier moeten wenden).
  • Bij een eventueel geschil m.b.t. warmtelevering of warmtekosten kunnen leden van VvE’s bij de kantonrechter terecht. Huurders kunnen zich in geval van een geschil tot de Huurcommissie wenden.

Verzekeringen

In Nederland kan je alleen iets verzekeren wanneer je eigenaar bent en een belang hebt. Zodoende is de VvE verantwoordelijk voor de verzekering van het gemeenschappelijk gebouw. Alleen, omdat de VvE geen eigenaar is van de inboedel in het privégedeelte, zijn bewoners (dus eigenaren of huurders) zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van hun inboedel. 

Praktisch is zodoende te bedenken, als een appartement met inbegrip van bijv. tapijt of zwevende vloer wordt verhuurd, de verhuurder ook zelf voor zijn eigen roerende zaken verantwoordelijk blijft. Zelfs, wanneer een huurder zelf een inboedelverzekering afsluit, kan deze feitelijk geen betrekking hebben op de inboedel  van de verhuurder (Dit laatste wordt bij gemeubileerde verhuur soms vergeten).

Iedere VvE is verplicht voor het gemeenschappelijke gebouw een opstalverzekering af te sluiten. De VvE doet dit op basis van de herbouwwaarde zoals deze door de taxateur wordt vastgesteld. Dit betekent alleen niet dat automatisch alle woningverbeteringen die aard en nagelvast aan het gebouw zitten (en door bewoners zelf in het privégedeelte zijn aangebracht) volledig zijn meeverzekerd. 

Bij de bepaling van de herbouwwaarde wordt namelijk uitgegaan van de gemiddelde herbouwkosten. Hierbij wordt een vast bedrag opgenomen voor bijv. keukens en badkamers. Wanneer een bewoner dan bijv. een keuken laat plaatsen die veel duurder is dan de gemiddelde keuken (in het betreffende gebouw), kan het voorkomen dat bij brand niet de volledige keuken wordt vergoed. Dit risico heet het eigenaarsbelang.

Onder het eigenaarsbelang kunnen alle woningverbeteringen gerekend worden, ook wanneer die bijvoorbeeld door een huurder in het privégedeelte zijn aangebracht. Om dit risico te beperken, kan de VvE een extra percentage voor het ‘eigenaars belang’ meeverzekeren. Of een VvE het eigenaarsbelang heeft mee verzekerd wordt vermeld op de polis van de VvE. Deze is voor alle eigenaren ter inzage. 

Het gebeurt niet vaak dat om deze reden een schade niet volledig wordt uitgekeerd. Het is echter wel een risico. Wanneer bewoners twijfelen of het eigenaarsbelang voldoende door een VvE is meeverzekerd, valt aan te raden dit zelf bijverzekeren. De VvE is namelijk alleen verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke opstallen.  

De VvE is verantwoordelijk voor onderhoud en reparatie van het gemeenschappelijke gebouw. Welke onderdelen dat precies zijn, staat in de splitsingsakte. Daarom is de VvE verplicht een opstalverzekering te hebben. Als er dan schade bij een eigenaar ontstaat in een privégedeelte vanwege een gemeenschappelijk deel, is de VvE verzekerd voor gevolgschade. 

Anders wordt het als er schade wordt veroorzaakt vanuit een privégedeelte naar een ander privégedeelte of een gemeenschappelijk VvE gedeelte. Het is dan ook een misverstand dat de VvE ‘overal’ voor verzekerd is. NB. De VvE is vrijwel altijd alleen verzekerd voor schade, veroorzaakt door de gemeenschappelijke delen (bijv. het dak, de buitengevel of de standleiding). De VvE is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van slecht onderhoud in het privégedeelte of gedragingen van bewoners zelf.

Zo kan het gebeuren dat de VvE een eigenaar voor herstel van zijn gevolgschade moet verwijzen naar de veroorzakende eigenaar. (Dit kan bijv. gebeuren als de kitrand van een douchebak versleten is en de lekkage schade heeft veroorzaakt). Praktisch is daarom dat eigenaren ook zelf een WA verzekering hebben. Dit ontslaat een eigenaar niet van zijn/haar verantwoordelijkheden. Alleen, bij dergelijke onvoorziene omstandigheden kan wel worden voorkomen dat de eigenaar persoonlijk voor de herstelkosten (bij zijn buren of de VvE) moet opdraaien.

In de polis van iedere gebouwenverzekering is de appartementenclausule opgenomen. Deze clausule is opgesteld door het Verbond van Verzekeraars (polisvoorwaarden artikel 9.7) en bestaat uit twee delen:
 

• Het eerste deel behandelt de schade veroorzaakt door daad of verzuim van een lid. Hierin is bepaald dat de overige leden zijn verzekerd met uitsluiting van het lid dat de schade heeft veroorzaakt. 

• Het tweede deel van deze clausule stelt dat als in bovengenoemde gevallen de schade-uitkering een bedrag van € 11.345,00 te boven gaat, de uitkering moet plaatsvinden op de manier zoals door de vergadering bepaald. Tevens moet dit zijn vastgelegd in een door het bestuur  (ondertekende) notulen van de Vergadering. Na uitkering volgens de verzekeringsvoorwaarden zal de Verzekeringsmaatschappij tegenover alle belanghebbenden zijn vrijgesteld (artikel 15 akte). 
 
Toelichting eerste deel
Iedere eigenaar is conform de splitsingsakte verplicht alle handelingen na te laten, waardoor schade kan worden toegebracht aan de gemeenschappelijke delen en daarmee de belangen van hypotheekhouders en andere zakelijke gerechtigden. Zodoende is een eigenaar verplicht alles te doen ter voorkoming van die schade. 
•  Gevraagd wordt in feite of de verzekeraar de schade op een veroorzakende eigenaar mag verhalen wanneer er schade is veroorzaakt door nalatigheid of verzuim. 
•  Het is niet in het belang van de VvE om dit te weigeren om hier vervolgens nadelen van te ondervinden (hogere premie of geweigerd worden door een verzekeraar)  
Verzocht wordt dit als formaliteit vast te leggen zodat eigenaren geïnformeerd zijn en de verzekeraar bij verzuim een eigenaar aansprakelijk kan stellen.  
 
Toelichting tweede deel 
Iedere hypotheek akte biedt een hypotheekverstrekker bij verzuim van de hypotheek-verkrijger (eigenaar) aan de hypotheekverstrekker de mogelijkheid om de schadepenningen op te eisen. Omdat de verzekeraar slechts één wil keer uit keren, kan dit voor de VvE betekenen dat zij na een na een grote schade niet voldoende financiële middelen heeft om de schade te herstellen. 
•  Om te voorkomen dat de verzekeraar bij schade weigert aan de VvE uit te keren, kan de VvE eenvoudig een besluit nemen om de verzekeraar op voorhand te vrijwaren tegen dergelijke claims. Door dit besluit kan de VvE de schadepenningen direct opeisen (en de verzekeraar vrijwaren).
•  Het  alternatief (wanneer de ledenvergadering de appartementsclausule niet vaststelt) is dat de VvE na een grote schade eerst een ledenvergadering moeten uitschrijven om de appartementsclausule alsnog vast te stellen. Echter, na een grote schade werkt dit erg vertragend. 
Verzocht wordt zodoende om dit jaarlijks als formaliteit vast te leggen zodat hypotheekverstrekkers hier vooraf kennis van kunnen nemen. 
 

De VvE is verplicht een verzekering af te sluiten die schade aan het appartementencomplex dekt in geval van brand of ander onheil. Om na schade géén onduidelijkheid te krijgen over de schade moet de VvE op grond van artikel 7:960 BW een taxatie laten uitvoeren. Een goede taxatie vormt de basis om de herbouwwaarde voor de opstalverzekering te bepalen. En is van belang om de volgende redenen:

  • taxatie verplicht door de verzekeraar
  • vaststellen van de verzekeringspremie
  • voorkomen van onderverzekering
  • voorkomen te hoge verzekerde waarde (oververzekering) en dus te hoge premie
  • uitsluiten van privé aansprakelijkheid bestuurders
  • achteraf schade te kunnen vaststellen

Oorspronkelijk was sprake van ‘regelend recht’. Dwz. dat ook een clausule in de polis kon worden opgenomen dat onderverzekering is uit gesloten.

Met ingang van 24-12-2015 heeft de AFM (Autoriteit Financiële Markten) bepaald dat VvE’s bij het aangaan van een nieuwe opstalverzekering een (nieuwe) taxatie van de herbouwwaarde moeten laten uitvoeren. Daarnaast dient de herbouwwaarde taxatie om de zes jaar te worden geactualiseerd.  

Bij polissen van voor 24-12-2015 (waar nog sprake is van ‘regelend recht’) en onder verzekering expliciet contractueel is uitgesloten, is zodoende nog geen taxatierapport nodig. Alleen, als een VvE over een dergelijke polis beschikt, is het verstandig dit te periodiek bij de verzekeringsmaatschappij te controleren en  te laten bevestigen.

Verzekeraars verwijzen vaak naar begrippen en wetsartikelen. Praktisch is te weten wat de artikelen inhouden en te beschikken over een overzicht van veel voorkomende begrippen. Veel wetgeving over verzekeringen staat vermeld in Boek zeven van het Burgerlijk Wetboek. De artikelen 925 t/m 943 hebben betrekking op verzekeringen in het algemeen. De artikelen 944 t/m 963 hebben specifiek betrekking op schade verzekeringen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Verzekeringen (algemeen)                                                                                                                                          Overzicht artikel 7:925 BW t/m artikel 7:963 BW                                                    Artikel 925 – Definitie verzekeringsovereenkomst                                                                                                                                                                                                                                     Artikel 926 – Uitkering                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Artikel 927 – Herverzekering                                                                                                                                   Schade Aangifte formulier                                                                                                   Artikel 928 – Mededelingsplicht                                                                                                                                                                                                                                                                                 Artikel 929 – Bevoegdheden bij niet-nakoming mededelingsplicht                                                                                                                                                                                                     Artikel 930 – Gevolgen van niet-nakoming mededelingsplicht voor het recht op uitkering                                                                                                                                                   Artikel 931 – Bedrog of dwaling                                                                                                                                                                                                                                                                                           Artikel 932 – Polis                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 933 – Mededelingen                                                                                                                                                                                                                                                                                     Artikel 934 – Niet-betaling vervolgpremie                                                                                                                                                                                                                                                                     Artikel 935 – Verrekening premie met uitkering                                                                                                                                                                                                                                               Artikel 936 – Delcredere beding                                                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 937 – Kwijting verzekeraar bij uitkering aan tussenpersoon                                                                                                                                                                                                   Artikel 938 – Premierestorno                                                                                                                                                                                                                                                                                         Artikel 939 – Premievermindering bij tussentijdse opzegging                                                                                                                                                                                                               Artikel 940 – Opzegging                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Artikel 941 – Meldingsplicht                                                                                                                                                                                                                                                                                               Artikel 942 – Verjaring                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Artikel 943 – Dwingend recht 

Schadeverzekeringen                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Artikel 944 – Schadeverzekering                                                                                                                                                                                                                                                                           Artikel 945 – Definitie verzekerde bij schadeverzekering                                                                                                                                                                                                                         Artikel 946 – Verzekerd belang                                                                                                                                                                                                                                                                               Artikel 947 – Herroeping van aanwijzing van verzekerde                                                                                                                                                                                                                         Artikel 948 – Verzekering volgt belang                                                                                                                                                                                                                                                                   Artikel 949 – Houder van polis of ander bewijsstuk                                                                                                                                                                                                                                     Artikel 950 – Overlijden van verzekeringnemer                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 951 – Aard of gebrek van verzekerde zaak                                                                                                                                                                                                                                       Artikel 952 – Eigen schuld                                                                                                                                                                                                                                                                                         Artikel 953 – Aansprakelijkheidsverzekering en het verbod van erkenning door verzekerde                                                                                                                                                 Artikel 954 – Directe actie                                                                                                                                                                                                                                                                                         Artikel 955 – Verzekerde som                                                                                                                                                                                                                                                                                   Artikel 956 – Verzekerde waarde                                                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 957 – Bereddingsplicht                                                                                                                                                                                                                                                                                 Artikel 958 – Schadevergoeding                                                                                                                                                                                                                                                                               Artikel 959 – Vergoeding van kosten                                                                                                                                                                                                                                                                     Artikel 960 – Indemniteitsbeginsel; taxatie                                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 961 – Meervoudige verzekering                                                                                                                                                                                                                                                                         Artikel 962 – Subrogatie                                                                                                                                                                                                                                                                                             Artikel 963 – Dwingend recht 

Toestemming  en  besluitvorming

Voor wijzigingen aan de buitenzijde van het VvE gebouw en voorstellen die het algemeen belang van de VvE leden aangaan, moet de ledenvergadering een besluit over nemen. Een voorstel moet daarom altijd schriftelijk worden ingediend. Praktisch is verder als een voorstel (zo veel mogelijk) met JA of NEE tijdens de vergadering beantwoord kan worden. Belangrijk is dus dat een voorstel concreet en volledig is. 

De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van een voorstel ligt bij degene die het voorstel wil indienen, de aanvrager. Zeker, als het om een ingewikkelder aanvraag gaat (denk daarbij aan een voorstel voor een oplaadpunt, een uitbouw aan het gebouw of de plaatsing van zonnepanelen), is het niet altijd eenvoudig een volledige aanvraag in te dienen. 

Om het indienen van een compleet vergadervoorstel eenvoudiger te maken en tegelijk alle noodzakelijke vragen te beantwoorden, kan gebruik worden gemaakt van het formulier ‘Indienen ALV voorstel’.  Het formulier kan voor ieder voorstel worden gebruikt en is juridisch getoetst.

Formulier Indienen ALV voorstel                                                               

Bij het indienen van een voorstel heeft de ledenvergadering de mogelijkheid een voorstel te wijzigen of af te keuren. Zeker, wanneer het om een omvangrijk voorstel gaat of veel voorbereidingstijd vraagt, is het praktisch vooraf te onderzoeken of er voldoende draagvlak is. 

Belangrijk bij het goedkeuren van een voorstel is dat de aanvrager tijdens de ledenvergadering op zoveel mogelijk medestanders kan rekenen om een zo breed mogelijk draagvlak te vinden. Alleen, hoe omvangrijker een voorstel (of hoe meer je van eigenaren vraagt), hoe groter de kans op andere inzichten. Bedenk daarom als je onaangekondigd met een omvangrijk voorstel komt, mensen dit niet in één keer overzien.  Om onnodige inspanningen te voorkomen werkt het dan ook vaak beter om dingen vooraf aan te kondigen en zo de kans van slagen te onderzoeken.

Bij voorstellen met grote veranderingen moet gedacht worden aan: invoering nieuw huishoudelijk reglement, compleet verduurzamingsplan, verbouwingen, wijzigen splitsingsakte of – bestemming, uitvoering groot onderhoud, extra bijdrage, oftewel dingen waarvan eigenaren nadeel of hinder kunnen ondervinden.

Praktische methoden om tijdig een voorstel aan te kondigen en de reacties te peilen zijn:

  • Bij de mededelingen van de vergadering navraag doen of er animo bestaat
  • Een voorstel indienen en toestemming vragen aan de VvE om e.e.a. te onderzoeken
  • Navraag doen bij de rondvraag
  • Het versturen van een nieuwsbrief, waarin leden om reactie wordt gevraagd

Wanneer  blijkt dat er voldoende belangstelling is, kan een voorstel nader worden uitgewerkt. Echter, bij omvangrijke voorstellen is het praktisch tussentijds de betrokkenen en  de andere eigenaren om feed back te vragen, dan wel in het definitieve voorstel te voorzien in een goede oplossing voor de bezwaren. Op deze manier kunnen de bezwaren voor de vergadering worden weggenomen. 

Praktische methoden om leden vooraf over de voortgang van een voorstel te informeren of feed back te krijgen zijn:

  • Tussentijdse mededelingen doen bij ledenvergaderingen
  • Het versturen van nieuwsbrieven waarin om feed back wordt gevraagd
  • Rondsturen van een conceptplan waarin de eigenaren om een reactie wordt gevraagd
  • Ter inzage ophangen concept voorstel op algemene informatiebord
  • Combinatie van bovengenoemde opties

Als bij een omvangrijk voorstel een draagvlak0nderzoek zorgvuldig wordt uitgevoerd, is de kans groter dat voor een ledenvergadering sneller akkoord gaat en tijdens de vergadering het voorstel alleen nog hoeft te worden ‘afgehamerd’. Belangrijk bij het succesvol nemen van grote besluiten is dan ook dat eigenaren aan een idee moeten kunnen wennen, –  zich gehoord voelen en – het gevoel hebben dat met hun bezwaren rekening is gehouden.

Bij een ledenvergadering hebben alleen eigenaren stemrecht. Echter, voor het verlenen van toestemming voor uitgaven uit het reservefonds of uitgaven waardoor de jaarlijkse begroting met meer dan 10% wordt verhoogd, is een gekwalificeerde meerderheid nodig (zie splitsingsakte). 

Echter, als een (groot)eigenaar meer dan 25 eenheden in de VvE verhuurt, moet deze georganiseerde huurders (bewonerscommissies of huurdersorganisaties) betrekken bij het beleid over het beheer van de wooneenheden. Voordat een grote verhuurder dus de verbeteringen in de huurprijs mag doorberekenen, zal deze dus eerst de plannen en de huurverhoging voor advies of instemming aan deze huurders moeten voorleggen. Meer hierover is terug te vinden in de Overlegwet.

Wanneer in de VvE een grooteigenaar / verhuurder is gevestigd, is het bij het initiëren van een grootschalig verbeteringsplan dus praktisch vooraf de grooteigenaar over de plannen te informeren. Wanneer je als initiatiefnemer dit niet doet, bestaat de kans dat de grooteigenaar nog niet met zijn huurders heeft kunnen overleggen, en niet zal instemmen. (NB. Huurders overleggen worden net als VvE vergaderingen vaak één keer per jaar gehouden). 

Omdat grooteigenaren vaak een doorslaggevende stem hebben, is het als initiatiefnemer praktisch hiermee rekening te houden. Zo zie je vaak  bij verduurzamingsprojecten van grote gebouwen dat eigenaren en huurders ook tegelijk voor een informatiebijeenkomst worden uitgenodigd.

Ieder VvE lid is gerechtigd een schriftelijk voorstel in te dienen voor de ledenvergadering. Ieder voorstel moet dus in principe worden opgenomen op de agenda van de ledenvergadering.

In de praktijk gebeurt het echter dat voorstellen niet volledig of mondeling worden aangeleverd. Mondelinge voorstellen kunnen niet door de andere eigenaren worden bestudeerd en moeten dus als ongeschreven worden beschouwd. Wanneer een schriftelijk voorstel onvolledig is (bijvoorbeeld omdat de toelichting ontbreekt), kan de eigenaar verlangen dat het wordt geagendeerd. Echter, de mogelijkheid bestaat dat de vergadering besluit om een besluit inhoudelijk uit te stellen of het voorstel af te keuren.  

Wanneer een voorstel opnieuw als agendapunt wordt aangeboden, terwijl hier in een eerdere vergadering (over dit punt) al een besluit over is genomen, zal het in principe opnieuw geagendeerd moeten worden als bijvoorbeeld de omstandigheden zijn veranderd (bijvoorbeeld gegevens aangevuld). Het is hierna aan de vergadering om hierover te besluiten. Het kan echter ook voorkomen dat de mogelijkheden zijn uitgeput en er géén nieuwe omstandigheden zijn.  In dat geval heeft het géén zin om er opnieuw over te discussiëren en mag het bestuur een onderwerp weigeren.  

Voor alle voorstellen geldt echter altijd wel een minimale termijn om het als agendapunt in te dienen. Dit, om alle eigenaren voldoende in de gelegenheid te stellen een voorstel te kunnen bestuderen. Modelreglement 2006 artikel 45 lid 8 en reglement 2017 artikel 50 lid 2 bepalen dat een eigenaar het recht heeft om tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering een schriftelijk voorstel aan de agenda van de vergadering te laten toevoegen. In de Modelreglementen 1973, 1982 en 1992 zijn hier geen bepalingen over opgenomen. In dat geval, stelt de wet (artikel 2:8 BW) dat degenen die bij een VvE zijn betrokken zich redelijk tegenover elkaar moeten gedragen, hetgeen betekent dat andere eigenaren dus ook voldoende tijd moeten krijgen om een vergadervoorstel te kunnen bestuderen. Een minimale termijn van zeven dagen wordt in de praktijk dan ook als legitiem aangemerkt. 

Resumé: Wanneer een voorstel schriftelijk wordt ingediend, moet het in beginsel worden geagendeerd. Daarnaast  geldt er een deadline van zeven dagen voor de vergadering. Verder is de aanvrager zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van zijn/haar aanvraag. 

Wanneer een eigenaar van de vergadering toestemming heeft gekregen, wordt dit vastgelegd in de notulen. Echter, als deze toestemming van toepassing is op een situatie met een permanent karakter, is het verstandig ook afspraken te maken voor de lange termijn. Denk hierbij aan onderhoud en verzekeringen maar ook wat er bij rechtsovergang (meestal verkoop) moet gebeuren. Het kan immers niet zo zijn dat later de andere eigenaren voor de kosten opdraaien.

Deze afspraken kunnen nader worden vastgelegd door het bestuur in een gebruikersovereenkomst. Dit is een los document waarin bijv. kan worden vastgelegd dat wijzigingen voor rechtsopvolging de wijzigen moeten worden verwijderd of dat een nieuwe eigenaar altijd verantwoordelijk wordt. Een belangrijke reden om sommige toestemmingen in een gebruikersovereenkomst vast te leggen, is dat afspraken (vermeld in de notulen) na verloop van tijd op de achtergrond kunnen raken. Daarnaast kunnen bestuursleden en eigenaren verhuizen waardoor afspraken verwateren.    

Het opstellen van een gebruikersovereenkomst kan worden uitgevoerd door een notaris of advocaat maar dat is niet verplicht. Je kunt dus ook onderhands een gebruikersovereenkomst opstellen. Omdat VvE’s meestal vanwege de kosten hier vanaf zien, staat bij de documenten een voorbeeld,    

Voorbeeld gebruikersovereenkomst.

Advies; Wanneer het om toestemming gaat met een permanent karakter dat betrekking heeft op een belangrijk onderdeel van de VvE (zoals de constructie) is aan te raden hiervoor gebruikersovereenkomst (tussen bestuur en aanvrager) te laten opmaken door een notaris. 

Vanwege het coronavirus is op 24 april 2020 een tijdelijke noodwet in werking getreden. Deze wet geldt in beginsel tot 1 september 2020 en kan worden verlengd als de coronacrisis langer duurt. De wet maakt het mogelijk om VvE vergaderingen online te laten plaatsvinden.

Voorwaarden online vergaderen VvE                                                                                                                                                                                                                                                                         Aan het online voeren van VvE vergaderingen tijdens de coronacrisis zijn een aantal voorwaarden verbonden:

  • De oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat moet in acht worden genomen;
  • In de uitnodiging moet staan dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering online plaatsvindt. In de noodwet staat dat de VvE leden de vergadering moeten kunnen volgen via de digitale weg. Denk hierbij aan een audio/video stream, telefonisch inbellen of een vergaderapp;
  • In de uitnodiging moet staan dat de VvE leden tot 72 uur voor de vergadering vragen kunnen stellen over de geagendeerde onderwerpen. Daarnaast heeft het bestuur een inspanningsverplichting om ervoor te zorgen dat de VvE-leden tijdens de vergadering via de elektronische weg vragen kunnen stellen, die ook tijdens de vergadering moeten kunnen worden beantwoord;
  • Er moet staan hoe de VvE leden kunnen stemmen.

Stemmen in een online VvE vergadering                                                                                                                                                                                                                                                                        In de digitale VvE-vergadering mogen leden stemmen via de communicatiemiddelen waarmee de vergadering plaatsvindt. Het VvE-bestuur of de voorzitter kan ook bepalen dat de leden van tevoren stemmen. Het is wel een vereiste dat de leden die stemmen uitbrengen kunnen worden geïdentificeerd, zodat zeker is dat de voorzitter van de vergadering weet wie welke stem heeft uitgebracht. Dat kan bijvoorbeeld met een e-mailadres of telefoonnummer van de stemgerechtigden.

Termijn vaststellen jaarrekening met 6 maanden verlengd                                                                                                                                                                                                                                  In de modelreglementen staat dat de jaarvergadering uiterlijk binnen 5 of 6 maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden. Het boekjaar loopt meestal gelijk met het kalenderjaar. Dit betekent dat de VvE jaarvergadering voor 1 juli moet plaatsvinden. Zo kan de jaarrekening op tijd worden goedgekeurd en de begroting voor dit boekjaar vastgesteld. Door de situatie rondom corona is de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening met 6 maanden verlengd. Het vaststellen van de jaarrekening hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. De vergadering van de VvE hoeft dus niet per definitie online te gebeuren. Een VvE kan ook wachten tot de beperkingen door het coronavirus worden verminderd en fysieke VvE vergaderingen weer mogelijk zijn. 

Als Online vergaderen niet mogelijk is                                                                                                                                                                                                                                                                      Niet alle leden van VvE’s hebben de kennis en middelen om deel te nemen aan online vergaderingen. Voor een online vergadering kunt u ook iemand machtigen om uw stem uit te brengen. Het bestuur kan er in niet-spoedeisende zaken ook voor kiezen niet online te vergaderen maar de vergadering uit te stellen tot een moment waarop de coronamaatregelen samenkomsten weer toestaan.

Wanneer is online vergaderen noodzakelijk                                                                                                                                                                                                                                                          Online vergaderen heeft nadelen. Eigenaren kunnen minder goed gehoord worden.  Lastig is ook hoe je achteraf bepaalt wie aanwezig was omdat niemand fysiek de presentielijst kan ondertekenen. Voor sommige besluiten is echter een online vergadering wel noodzakelijk. Bijvoorbeeld als er dringend onderhoud moet worden uitgevoerd dat niet kan wachten tot na de coronacrisis, zoals een lekkage. De leden moeten dan via de ledenvergadering toestemming geven voor het uitvoeren van dit onderhoud.

De kern van een ledenvergadering is dat de leden op democratische wijze besluiten nemen over een reeks van voorstellen (agendapunten die vooraf gedeeld zijn) waarbij ieder lid de mogelijkheid geboden wordt, per agendapunt een stem uit te brengen, te weten: “Voor, Tegen of Onthouding”. Verder dienen voorstellen die niet zijn geagendeerd buiten beschouwing te worden gelaten.   
Omdat de praktijk soms minder soepel verloopt, is interessant te kijken wat VvE beheerders en VvE besturen anders kunnen doen om bij deze vergaderingen meer structuur te bieden.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            In veel gevallen hangt de voortgang van een vergaderingen samen met de vraagstelling en of er een passende oplossing beschikbaar is, waarmee de meerderheid zich kan verenigen. Daarnaast zijn er vaak een aantal ‘vaste’ situaties waardoor stagnatie bij vergaderingen ontstaat. 
 
Stagnaties tijdens ledenvergaderingen ontstaan meestal bij situaties waarbij:
1. Vergadering moeilijk tot een besluit kan komen (bijvoorbeeld als een extra bijdrage noodzakelijk is) 
2. Vergaderingen vastlopen omdat tijdens de vergadering blijkt dat de voorstellen niet voorzien in een gewenste oplossing
3. Individuele leden gefocust zijn op hun eigen belang en onvoldoende rekening houden met dat van anderen of het gezamenlijke belang 
4. Leden niet meer naar elkaar luisteren waardoor andere leden niet meer vrij uit durven te spreken of afwijkend durven te stemmen 
5. Leden hun onvrede uiten omdat ze zich onvoldoende gehoord – of zich benadeeld voelen 
 
Vraagstelling
Veel beheerders en besturen staan toe dat er open agendavoorstellen worden ingediend, zonder concreet keuze mogelijkheid. Echter, als je aan tien leden een open vraag stelt, zal je ook tien verschillende antwoorden krijgen. Lastiger wordt op deze manier om tot een gezamenlijk standpunt te komen. Ook is het lastiger een dergelijk besluit in de notulen vast te leggen. Bij agendavoorstellen met een gesloten vraag, hoef je uitsluitend het aantal “Voor en Tegen” stemmen vast te leggen, en bestaat er later ook weinig kans op discussie. Open vragen zijn zeker geschikt om toekomstige agenda voorstellen voor te bereiden (keuze mogelijkheden inventariseren). Echter, voor de structuur van de besluitvorming valt op zich veel te zeggen voor voorstellen met gesloten keuzes.     
 
Leden expliciet ‘uitnodigen’ met agendapunten te komen
Omdat de ledenvergadering altijd beslist, is het belangrijk om ook de vergadering als instrument te gebruiken, dan wel alle leden vooraf in de gelegenheid te stellen (cq. verplichten) om hun voorstel in te dienen. NB. Vaak is het handig leden hierop te attenderen. Je kan bijvoorbeeld voor de uitnodiging van de vergadering een aankondiging sturen waarbij de leden expliciet worden ‘uitgenodigd’ zelf met agendavoorstellen te komen. Om onvolledige voorstellen te voorkomen, zou hierbij (bijvoorbeeld) het formulier indienen ALV voorstel  kunnen worden bijgesloten. ook kan deze ‘uitnodiging’ bij de daadwerkelijke uitnodiging voor de vergadering nog een keer worden herhaald. 
 
Inzendtermijn vermelden: Uiterlijk 7 dagen voor de vergadering
Praktisch is om voor het indienen van voorstellen een uiterste termijn te verbinden om alle voorstellen te kunnen agenderen en onder de leden te verspreiden. Modelreglement 2006 en 2017 vermelden hiervoor een minimale termijn van zeven dagen voor aanvang van de dag waarop de ledenvergadering wordt gehouden. Bij andere reglementen wordt geen termijn vermeld maar kan (volgens artikel 2:8  BW) een minimale termijn van zeven dagen als redelijk worden aanvaard. Praktisch is wel deze termijn duidelijk in de uitnodiging te vermelden.
 
Vaststellen agenda 
Om vast te stellen of bij aanvang van de vergadering alle voorstellen zijn geagendeerd, is het aan te raden direct bij opening van de vergadering de agenda vast te stellen. Wanneer leden vooraf uitgenodigd zijn hun voorstel in te dienen en de agenda wordt vastgesteld, is het eenvoudiger om spontane voorstellen, die tijdens de vergadering opkomen (en niet zijn uitgewerkt), af te wijzen en deze te verwijzen naar een volgende vergadering.   
 
Hoe omgaan met Spontane voorstellen ?
Op bovenvermelde wijze kan vaak meer structuur aan een vergadering worden geboden. Daarmee is niet gezegd dat leden tijdens de vergadering géén suggesties aan de vergadering (mogen) doen. Integendeel. Dit is belangrijk ter voorbereiding van toekomstige voorstellen. Echter, om te voorkomen dat de vergadering wordt opgehouden door (onvoorbereide) spontane ingevingen, is het efficiënt deze suggesties bij de rondvraag te behandelen. De vergadering kan dan ook zelf aangeven of zij voor een nader voorstel openstaat.
 
Leden met onvrede         
Ledenvergaderingen kunnen soms onverwacht te maken krijgen met onvrede van een eigenaar. Om géén verkeerde precedenten te scheppen is het dan verstandig iemand niet ad hoc zijn zin te geven en te realiseren dat een eigenaar op deze manier géén extra rechten kan afdwingen. Vaak werkt als je vraagt “wat iemand concreet aan de andere eigenaren wil vragen”. Voor deze eigenaar geldt echter ook dat hij/zij vooraf een voorstel had kunnen indienen waardoor iedereen zich op de vraag had kunnen voorbereiden. Wanneer leden vooraf zijn ‘uitgenodigd’ om hun voorstellen in te dienen, ontstaat in de praktijk ook vaak bijval vanuit de vergadering en kan een persoonlijk betoog eenvoudiger worden beëindigd. 
NB. Praktisch is na de vergadering wel contact met deze eigenaar te zoeken om e.e.a. te bespreken en herhaling te voorkomen. 
 
Resumé: Belangrijk is dat leden zich bewust zijn van het feit dat ze zelf ook verantwoordelijkheid dragen: Wanneer zij wensen dat er iets verandert, kunnen ze ook zelf met een voorstel komen. Wanneer je dit niet communiceert, mag iemand dus ook niet verwachten dat zaken uit zichzelf veranderen. Daarnaast zal iemand ook moeten aangeven hoe hij dit voorstelt (dus niet alleen achteraf kritiek uitspreken).
 
Stemformulier voor lastige besluiten

Soms ontkomt een VvE er niet aan een besluit te moeten nemen waarbij er onder de leden grote verdeeldheid is. Zeker, wanneer er voor individuele leden grote belangen op het spel staan, bestaat de kans dat leden tijdens de vergadering andere leden ‘op persoonlijke wijze’ gaan overtuigen waardoor andere leden niet vrij uit meer durven te spreken. Zeker, bij verbaal sterke leden durven anderen soms niet meer openlijk te stemmen. Zo kan het voorkomen dat een minderheid de  meerderheid van de stemmen ‘kaapt’ en leden achteraf bij het bestuur of beheerder hun onvrede uiten.                                                

Wanneer dit risico bestaat, is het praktisch dat de leden bij de besluitvorming concreet kunnen kiezen uit een aantal concrete mogelijkheden en de stemming te laten verlopen via stemformulieren. (Leden kunnen achteraf geen verwijt maken dat e.e.a. oneerlijk is verlopen. Tevens bestaat er géén discussie over de uitkomst: de stemformulieren vormen het bewijs).                                                                                                                                                                                                                                                                        Noot: Wanneer je leden vooraf uitnodigt hun eigen voorstellen in te dienen, kunnen leden zelf ook nog een variant op de keuze mogelijkheid bieden. 

Besluitvorming Onder Splitsing m.b.t. besluiten Hoofd Splitsing                                                                                                                                                                                                                      De reglementen 2006 (Artikel 47.3) en 2017 (Artikel 51.3) schrijven voor dat onder splitsingen vooraf een besluit moeten nemen in hun vergadering over de stemwijze waarop hun bestuur namens de onder splitsing in de vergadering van de Hoofd VvE moet stemmen. Omdat dit bij de andere onder splitsingen op dezelfde wijze moet plaatsvinden, is het praktisch bij iedere onder splitsing hetzelfde voorstel te agenderen en de besluitvorming te laten plaatsvinden met stemformulieren. Enerzijds voorkomt dit dat later onduidelijkheid bestaat over de uitkomst (en bestuurders bijvoorbeeld naar eigen inzicht hebben gestemd). Anderzijds, kunnen hiermee  ongeautoriseerde discussies bij de vergadering van de Hoofd VvE worden voorkomen. Praktisch is dan wel dat de bestuursleden van de Hoofd VvE zich vooraf buigen over de concrete vraagstelling aan de vergaderingen van de onder splitsingen. Voordeel met stemformulieren is ook dat de besluitvorming  eenvoudig bijvoorbeeld door de kascommissie kan worden gecontroleerd.  

Digitaal stemmen
Het systeem van vergaderen met gesloten vragen (i.p.v. openvragen) is niet onbekend. VvE’s die gebruik maken van TwinQ hebben de mogelijkheid ‘digitaal’ te stemmen. In feite werkt het principe hetzelfde maar moeten de leden inloggen in plaats van een stemformulier invullen. (Voor oudere mensen of minder betrokken leden werkt een stemformulier vaak iets laagdrempeliger: Ze hoeven alleen een formulier aan te kruizen en eventueel het ingevulde stemformulier te mailen).  
 
VOORDELEN van gesloten vragen / stemformulieren / digitaal stemmen
1. De keuzes zijn vooraf duidelijk
2. De leden focussen zich tijdens de vergadering meer op het stemmen
3. Leden kunnen vrij uit hun stem uitbrengen en er zijn minder onderlinge discussies
4. Over de stem uitslag kan later weinig discussie bestaan
5. De vergadering verloopt vaak harmonischer en duurt meestal korter 
NB. Veel beheerorganisaties zien in het digitaal stemmen dan ook “het stemmen van de toekomst”.
 
NADELEN van gesloten vragen / stemformulieren / digitaal stemmen
1. Rekening houdend met leden die per volmacht stemmen, is het tijdens de vergadering lastig om te switchen van keuze mogelijkheid. Dit kan zo veel mogelijk worden voorkomen als iedereen vooraf zijn voorstellen indient. (NB. Wanneer leden een variant wensen, kunnen ze zelf ook vooraf een voorstel indienen). Het vraagt van iedereen dus om meer betrokkenheid en voorbereiding.
2. Een vergadering neemt tijdens de vergadering besluiten. Niet erna. Belangrijk is daarom dat de uitkomst van de stemming tijdens de vergadering bekend wordt gemaakt. Nadeel bij formulieren, is dat het even tijd kost de stemmen te tellen. (Je kunt echter de stemmen ook bij de rondvraag tellen en dan uitkomsten bekend maken).

Voor alle wijzigingen aan de buitenzijde van een VvE gebouw is toestemming nodig van de Algemene Ledenvergadering: dus ook voor het plaatsen van een airco. De kans is aanwezig dat een (te) lawaaiig apparaat hinder veroorzaakt bij de buren. Houd er rekening mee dat de vergadering een voorstel kan afwijzen  of nadere eisen kan stellen aan het geluid dat een airco mag produceren en voorwaarden kan stellen om bijvoorbeeld trillingen te voorkomen. 

Wanneer zichtbare wijzigingen aan de buitenzijde van nieuwe gebouwen worden aangebracht, is meestal ook toestemming van de architect nodig. Door plaatsing van de airco-unit wijzigt  het ontwerp van het gebouw.  De architect kan hier 10 jaar aanspraak op maken en mag een airco voorstel afwijzen.

Wanneer de vergadering of de architect géén toestemming verlenen, bestaat de mogelijkheid om een ‘binnen-airco’ te plaatsen. Dit apparaat heeft een unit aan de binnenzijde van de buitenmuur. Behalve twee roosters verandert er aan de buitzijde niets. Daarnaast produceert dit apparaat geen geluid buiten. Hierbij is alleen toestemming nodig voor aanbrengen van twee uitsparingen voor de luchtdoorvoer.  De kans is aanwezig dat deze toestemming makkelijker wordt verleend. 

Voor alle wijzigingen aan de gemeenschappelijke delen van een VvE gebouw is toestemming nodig van de Algemene Ledenvergadering. Dus ook voor het plaatsen van een oplaadpunt voor elektrische auto’s. Belangrijk is te realiseren dat je bij het aanbrengen van een oplaadinstallatie in een parkeergarage met (strenge) brandveiligheidsvoorwaarden te maken hebt. Daarnaast moet er een vaak voorziening worden aangebracht zodat de aanvrager niet op kosten van de VvE zijn auto oplaadt.

Belangrijk hierbij te bedenken is dat bij brand een elektrische auto anders uitbrandt: Electrische auto’s zijn (volgens de brandweer) niet te blussen. De brand stopt pas als de energie uit de accu’s zijn opgebrand. Hoe lang dat duurt is afhankelijk van de grootte van het accupakket. Dit levert dus meer schade op. Daarnaast is er bij de meeste gebouwen tijdens de afgifte van de bouwvergunning géén rekening gehouden met elektrisch opladen. Zeker wanneer er een gasdetectie systeem verplicht is in een parkeergarage, zijn er bij de aanleg van van een oplaadpunt een aantal extra veiligheidsmaatregelen verplicht om als VvE nog aan de voorwaarden van de bouwvergunning (en dus ook van de opstalverzekering) te kunnen voldoen.   

M.a.w.: behalve de laadpaal zal ook de VvE veranderingen moeten aanbrengen om aan de veiligheidseisen te voldoen. Alleen, omdat de ontwikkeling van elektrisch rijden nog niet is uitontwikkeld, heeft de overheid hiervoor nog géén uniform beleid. De VvE kan zodoende niet de veiligheid toetsen of de laadpaal weigeren. Dit brengt VvE’s in een lastige positie. Verwacht kan dan ook worden dat verzekeraars hun polisvoorwaarden zullen herzien. Het is daarom altijd verstandig bij de opstalverzekering navraag te doen aan welke eisen de VvE moet voldoen, voordat een VvE toestemming voor een laadpaal geeft. Verder kan de VvE bij het bedrijf die de gasdetectie installatie onderhoudt, alsmede bij de veiligheidsregio (overheid) navraag (blijven) doen over actuele voorschriften. 

Wanneer een VvE besluit toestemming te verlenen voor de aanleg van een laadpaal, is het verstandig een gebruikersovereenkomst op te stellen en hierin duidelijk te vermelden dat de VvE vanwege mogelijke toekomstige veiligheidseisen nadere voorwaarden aan deze toestemming kan gaan verbinden.  Dit, om verkeerder verwachtingen te voorkomen.

Voor de aanleg van oplaadvoorzieningen (bijv. om niet op kosten van de VvE te laden) zijn verschillende mogelijkheden. Zie overheidsbrochures:  

Laadoplossingen elektrische autos binnen VvE     

Toolkit aanvragen gemeenten

Bouwbesluit 2012 Brandveiligheid bij verbouw en transformatie van bestaande gebouwen

Wie op de bovenste verdieping of naast een platdak woont, kan op het eerste gezicht vaak een mooi dakterras aanleggen. Het dak is echter wel een ‘gemeenschappelijk deel’ van het gebouw waarvoor de VvE verantwoordelijk is en dus niet zomaar in gebruik kan worden genomen.

Als je zonder toestemming van de VvE een terras aanlegt kan de VvE daar tegen optreden. Als er schade aan het dak wordt toegebracht ben je ook verplicht dit te vergoeden. Het is dus belangrijk eerst toestemming aan de ledenvergadering te vragen en afspraken te maken. Het heeft namelijk gevolgen voor het onderhoud van het dak en de kosten daarvan.

Het aanleggen van een dakterras is daarnaast gebonden aan regels van het bestemmingsplan. Deze regels zijn niet altijd duidelijk. Bestemmingsplannen zijn online op adres vindbaar bij www.ruimtelijkeplannen.nl.

Voor het aanleggen van een dakterras en het plaatsen van een balustrade is vaak ook een omgevingsvergunning nodig. Deze omgevingsvergunning kan worden aangevraagd bij www.omgevingsloket.nl

Daarnaast is het belangrijk rekening te houden met de buren. Als een dakterras binnen 2 meter van de erfgrens ligt en zicht geeft op het erf van de buren kan dat in strijd zijn met het burenrecht. Het is niet toegestaan raamopeningen, balkons en dus ook dakterrassen te hebben die direct uitzicht geven op het erf van de buren.

Bij het aanleggen van iets dat er eerder niet was is het goed daarmee rekening te houden.

Voor de VvE is het belangrijk goede afspraken te maken over het onderhoud en herstel van het dakterras. Het is voor de VvE belangrijk daarover goede schriftelijke afspraken te maken. Dit kan met een gebruiksovereenkomst met kettingbeding, waarin wordt vastgelegd dat de kosten voor onderhoud en herstel berusten bij de eigenaar van de balkonbeglazing.

Besluiten zijn conform de artikelen 2:15 en 5:130 BW ‘vernietigbaar’. De bevoegdheid om vernietiging van een besluit in te verzoeken vervalt door verloop van een maand nadat een belanghebbende van het besluit kennis heeft genomen of daarvan kennis heeft kunnen nemen. 

Op deze manier kan iedere belanghebbende via de kantonrechter de vernietiging inroepen van een rechtsgeldig genomen besluit. Hierna zal de rechter nogmaals de belangen afwegen. Voorwaarde is echter wel dat er binnen deze termijn een verzoekschrift moet zijn ingediend bij de griffier van de Rechtbank.  Na deze termijn kan geen bezwaar meer worden aangetekend en mag in feite worden aangenomen dat alle leden definitief akkoord zijn.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Hierop is één uitzondering: Dat is als besluiten ‘nietig’ zijn. Dit geldt voor besluit die nooit genomen hadden mogen, bijvoorbeeld omdat ze bijvoorbeeld in strijd zijn met de wet, het modelreglement, de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement. Echter, ook een besluit dat gaat over een overeenkomst die inhoudelijk nooit tot stand is gekomen, is ‘nietig’ (heeft dus nooit kunnen bestaan).

Het grote verschil tussen ‘vernietigbaar’ en ‘nietig’ is dat bij een ‘nietig’ besluit géén uiterste bezwaartermijn termijn geldt. Je kunt dus geen onwettig besluit ‘legaliseren’.  De overeenkomst tussen vernietigbaar en nietig is echter dat ze beide van kracht zijn totdat de kantonrechter (of de vergadering) het besluit heeft herroepen.

Onderhoud

De VvE is verantwoordelijk voor de gemeenschappelijke delen. Alle privé gedeelten met uitzondering van de zich daarin bevindende gemeenschappelijke gedeelten en/of – zaken, zijn voor rekening en risico van de betrokken eigenaars zelf.
 
Tot de gemeenschappelijke gedeelten worden over het algemeen gerekend: 
a. funderingen, dragende muren en kolommen, het geraamte van het gebouw met de ondergrond, het ruwe metselwerk, alsmede de vloeren, de buitengevels, waaronder begrepen raamkozijnen, buitendeuren, woningtoegangsdeuren, hang en sluit werk (behalve in het privé gedeelte) , balkon-constructies, borstweringen, galerijen, terrassen en gangen, de daken, schoorstenen en ventilatiekanalen, de traphuizen en hellingbanen, alsmede het hek- en traliewerk;  
b. technische installaties met de daarbij behorende leidingen, voor luchtbehandeling, vuilafvoer, afvoer van hemelwater met de riolering, gas, water en verder de hydrofoor, de electriciteits en telefoonleidingen, de bliksembeveiliging, de liften, de alarm – installatie en de systemen voor oproep en deuropeners. De onderhoudskosten van deze gebouwelementen vallen onder de VvE bijdrage en worden dus door de VvE gedragen. Hier kan dus in principe alleen de ledenvergadering een besluit over nemen.

Tot de privé gedeelten (van woningen) worden over het algemeen gerekend:   
Alles ‘achter de voordeur’ dat uitsluitend ten dienste staat van één eigenaar. Dit begint bij de cilinder van de woningtoegangsdeur en heeft betrekking op de afwerklaag van de (cement) vloer, de afwerklaag van het privé balkon, de waterleiding in het privé gedeelte (vanaf de meter van het nutsbedrijf), de horizontale afvoerleidingen inclusief sifons (tot aan de gemeenschappelijke standleiding) en de verwarmingsinstallatie in de privé gedeelten (waaronder ook begrepen de radiatoren en radiatorkranen). De onderhoudskosten van deze elementen in het privé gedeelte komen over het algemeen voor rekening van de eigenaar. 
 
Benadrukt moet worden dat dit ‘algemene’ voorbeelden zijn. Ieder VvE gebouw is uniek en uitzonderingen zijn zeer goed mogelijk. (Ook als dit vanuit het gemeenschappelijk belang niet logisch lijkt). Echter, per VvE zijn alle gemeenschappelijke delen en uitzonderingen vastgelegd in de splitsingsakte, en de splitsingsakte is bindend.

Iedere VvE is verplicht te sparen voor toekomstig onderhoud aan het gebouw. Dat gebeurt door middel van een reservefonds. Om goed in kaart te krijgen welke kosten het onderhoud  met zich meebrengt, is het belangrijk dat de VvE een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) heeft. Voor een VvE is het MJOP hét document om onderhoud en kosten te plannen. Een MJOP is een document waarin staat wat er de komende jaren voor een appartementencomplex aan (groot) onderhoud moet plaats vinden en wat de kosten hiervan zullen zijn. De termen meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) en meerjarenonderhoudsplan (MJOP) worden vaak door elkaar gebruikt. Met beiden wordt hetzelfde bedoeld. 

Een MJOP is een eerste voorwaarde voor goed onderhoud van een gebouw. Als de VvE beschikt over een actueel MJOP:

  • is er inzicht in de bouwkundige staat van het gebouw;
  • kunnen hoge kosten door achterstallig onderhoud worden voorkomen;
  • is er inzicht in de onderhoudskosten op korte en langere termijn;
  • reserveert de VvE niet te veel of te weinig en kunnen extra bijdragen worden voorkomen.

Er zijn verschillende manieren om een MJOP te maken. Er zijn voor het opstellen van het document geen wettelijk eisen. Echter, hoe nauwkeuriger het MJOP, hoe nauwkeuriger de onderhoudsreserveringen en hoe minder kans op liquiditeitsproblemen.  In de meeste gevallen is aan te raden een MJOP te laten opstellen door een bouwkundig advies bureau. Wanneer de VvE dit overweegt is het verstandig te informeren of het wordt opgesteld volgens de NEN 2767 norm. Wanneer volgens deze norm gewerkt wordt, wordt er niets vergeten en voldoet de VvE aan de norm. Daarnaast is het verstandig dat de bouwkundige het MJOP opstelt volgens de kostenverdeling van de splitsingsakte: Anders sluiten de reserveringen niet aan op de verdeelsleutels en is het plan vanwege de kostenverdeling onder de eigenaren voor de VvE niet bruikbaar.

Nee, een MJOP is wettelijk niet verplicht.  Alleen, wanneer een VvE geen MJOP heeft, moet een VvE wel verplicht een minimumbedrag reserveren. Dit is vastgelegd in de Wet verbetering functioneren Vereniging van Eigenaars. Volgens deze wet heeft de VvE twee manieren om te reserveren: 

  • De hoogte van de reserveringen kunnen worden vastgesteld op basis van een MJOP; of
  • De VvE moet jaarlijks een bedrag reserveren dat gelijk is aan 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw.

In artikel 31 lid 3 van de splitsingsreglementen 1973, artikel 32 lid 3 van de reglementen 1983 en 1992, artikel 10 lid 4 van het reglement 2006 en artikel 47 lid 5 van reglement 2017 wordt bepaald, dat over de gelden van het reservefonds slechts door de (vaste) voorzitter van de vergadering en één van de eigenaren (of twee afzonderlijke personen , reglement 2017) tezamen kan worden beschikt.

Om te voorkomen dat bijv. uitsluitend en één persoon kan beschikken over de financiële middelen van het reservefonds, is het verstandig naast een voorzitter of VvE beheerder één of twee eigenaren te benoemen die toezien op de uitgaven van het reservefonds. Voorkomen kan hierdoor worden dat onverhoopt onrechtmatig over de middelen van de VvE wordt beschikt.

In de praktijk komt het  weinig voor dat VvE’s hierover een besluit nemen of een dergelijke controleur benoemen (Meestal vertrouwt men op de VvE beheerder of het betreffende bestuurslid). Alleen, laat de VvE daarmee wel een kans liggen om zelf fraude te voorkomen.

Een dergelijke controle functie hoeft het dagelijks beheer niet te belemmeren. In de praktijk gebeurt het vaak dat deze functionaris  een extra bankpas krijgt. Voor VvE’s die werken met Twinq, kan dit eenvoudig worden ingesteld waarbij alleen via een e-mail voor akkoord gegeven moet  worden. Anderzijds, biedt dit VvE beheerders en bestuursleden bescherming tegen onterechte verdachtmakingen.

Praktisch is om de benoeming jaarlijks te agenderen. Enerzijds om het betalingsverkeer van de VvE goed functionerend te houden. Anderzijds, kan op deze manier ook duidelijk worden vastgelegd als de vergadering besluit géén controleur wenst te benoemen. In dat geval ligt de verantwoording bij de Ledenvergadering.

Wanneer er binnen een VvE nagedacht wordt over het vervangen van CV ketels, is het verstandig bewust te zijn van de risico’s. Bij versleten rookgasafvoeren, verkeerde CV ketels of onjuiste montage, kunnen gevaarlijke situaties ontstaan.

1. VR-ketel vervangen voor HR-ketel? Pas de rookgasafvoer aan.                                                                                                                                                                                                                                      In de jaren 80 of 90 werd veel gebruik gemaakt van VR ketels. Omdat de huidige HR ketels veel zuiniger zijn, worden veel HR ketels vervangen door HR ketels. Alleen, een rookgasafvoerkanaal voor VR-ketels is niet geschikt voor HR-ketels. Een HR ketel heeft namelijk meer condens uitstoot waardoor lekkage kan ontstaan en het rookgaskanaal sneller gaat oxideren. Bij het installeren van HR-ketels moet daarom altijd het gemeenschappelijke rookgasafvoerkanaal worden vervangen voor één die geschikt is voor HR-ketels. Als dit niet gebeurt levert dat gevaarlijke situaties op, die kunnen leiden tot koolmonoxidevergiftiging van bewoners. Laat daarom altijd het rookgaskanaal inspecteren.

2. Levensduur rookgaskanaal.                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Door oxidatie in het aluminium afvoerkanaal kunnen gaten in het afvoerkanaal ontstaan. Dit kan gebeuren in een termijn van 15 a 20 jaar. Daarom is het vanuit technisch oogpunt verstandig bij de vervanging van een CV ketel ook het rookgaskanaal te vervangen of te renoveren. Renoveren: Door een flexibele kunststof slang (soort stofzuigerslang) door de bestaande rookgaskanalen te leiden, kunnen de kanalen opnieuw veilig worden gemaakt. Bij de meeste VvE’s zijn rookgaskanalen echter gemeenschappelijk. Dwz dat de VvE hiervoor verantwoordelijk is. Om niet verrast te worden door hoge uitgaven, is het daarom verstandig dat de VvE de rookgaskanalen in het MJOP laat opnemen en ze tijdig  renoveert of vervangt.

3. Communicatie binnen VvE bij vervanging CV ketel                                                                                                                                                                                                                                                      Wanneer individuele bewoners een HR-ketel willen laten plaatsen, is het noodzakelijk de VvE te raadplegen. Omdat vaak meerdere appartementen op één rookgaskanaal zijn aangesloten en het rookgaskanaal collectief is, zal eerst duidelijk moeten worden of het kanaal geschikt is voor een HR ketel. Wanneer dit niet het geval is, kan alleen een HR ketel geplaatst worden als het rookgaskanaal vervangen wordt en de buren tegelijk een HR ketel laten plaatsen. Na renovatie van het rookgaskanaal is in veel gevallen ket kanaal niet meer geschikt voor de oude VR ketels. Omdat het rookgaskanaal gemeenschappelijk is (en dus ook door de VvE betaald moet worden), is het verstandig om hier tijdens de vergadering een besluit over te nemen. De vergadering kan (indien nodig) mede eigenaren ook verplichten over te stappen op een andere CV ketel vanwege aanpassing van het rookgaskanaal.

Noot: Wanneer eigenaren verplicht worden over te stappen op een HR ketel maar ‘onlangs’ (vanwege technische beperkingen) nog een VR ketel hebben aangeschaft, kan de vergadering  met deze eigenaren op basis van aanschafkosten en de technische levensduur van de VR ketel een compensatie regeling overeenkomen. 

4. Nuttige adviezen  Om gevaarlijke situaties te voorkomen, heeft de overheid twee praktische brochures met uitgebreide informatie: 

Risico koolmonoxidevergiftiging cv-ketels  

De veiligheid van collectieve rookgasafvoeren in woongebouwen

De afgelopen jaren zijn er bij oudere complexen soms problemen geweest met de veiligheid van de draagkracht van balkonconstructie. Wanneer u in een ouder complex met balkons, woont, is het verstandig te controleren of de balkonconstructie veilig is.  Waar moet u zo al op letten:

  • Onveilige balkons komen vooral voor bij flatgebouwen die tussen 1945 en 1975 zijn gebouwd. De betonkwaliteit was in die jaren aanzienlijk minder van kwaliteit.
  • De meeste problemen doen zich voor bij ‘uitkragende’ balkons. ? Een uitkragend balkon is te herkennen aan de balkonvloer. Deze loopt van de binnenvloer van de woning door naar buiten. Onder de balkonvloer zit geen extra ondersteuning. Beschikt u over uitkragende balkons dan is inspectie beslist aan te raden.
  • Wanneer er tekenen zijn van roest, op of onder het balkon is dat een signaal dat de wapening van de betonnen balkonvloer is aangetast. Inspectie is dan ook op korte termijn aan te raden.
  • Inspecteer het balkon op scheuren en let speciaal op de aansluiting met de gevel.
  • Wanneer er in de winter vaak strooizout is gebruikt, kan dit van invloed zijn op de wapening van de balkon constructie. Wanneer dit jarenlang is gebruikt, is het verstandig de balkons te laten controleren.
  • In geval een balkon eerder is hersteld, bijvoorbeeld ontroest, betonrotherstel of voor zien van een nieuwe vloercoating, is het verstandig de balkons periodiek te blijven inspecteren omdat roest terug kan komen.
  • Praktisch is verder te controleren of het regenwater via een afvoer of goot weg (bij de aansluiting van het balkon met een gevel) goed wegloopt en geen schade aanricht.
  • Inspecteer of het balkon niet doorbuigt en eventuele ‘doorvalbeveiliging’ goed aan de vloer en muur vastzit. Is dat niet het geval, neem dan op met een deskundige.
  • Bloembakken kunnen een zware belasting vormen. Deze verhogen de kans op schade. Voorkom permanente zware belasting van balkons.
      Brochure galerijvloeren      

In het najaar en in de winter worden VvE’s regelmatig geconfronteerd met schimmelklachten in woningen. Bewoners melden dan vaak dat er lekkage is. Schimmel is echter niet hetzelfde als lekkage. Het heeft een andere oorzaak en ook de gevolgen zijn anders.  

Lekkage ontstaat door waterdoorlating en veroorzaakt kringen. Schimmel ontstaat door een hoge luchtvochtigheid (in een ruimte) waardoor condensvorming ontstaat, die zwart/grijze stippen tot gevolg hebben en uiteindelijk tot schimmel kunnen leiden.

Het is echter een misverstand dat schimmel automatisch onder de verantwoording van de VvE valt maar het kan wel. Voor een stelselmatige hoge luchtvochtigheid kunnen namelijk bouwkundig verschillende oorzaken zijn:

  1. Onvoldoende ventilatie door de bewoner
  2. Te veel bewoners in een te kleine woning
  3. Lekkage van een (inpandige) leiding die de vochtige lucht veroorzaakt
  4. Kwalitatieve eigenschap van het gebouw (bijv. slechte isolatie bij oudere gebouwen)
  5. Een gebrek aan het dak of de gevel (bijv. inwatering van de spouw, onvoldoende gevelventilatie, slechte voegen etc.)

Het lastige bij schimmel is dat het probleem vaak wordt veroorzaakt door meerdere factoren. Echter, duidelijk mag zijn dat bij punt 1t/m 4 de VvE (lees de mede-eigenaren) geen invloed kunnen uitoefenen. In veel gevallen is er dan ook een verband tussen de leefgewoonten van de bewoners en de vochthuishouding in de woning (gevolgen). Alleen, bij een gebrek aan een gemeenschappelijk gedeelte blijft de VvE natuurlijk wel verantwoordelijk. 

Omdat het ontstaan van vochtige lucht niet hetzelfde is als waterlekakge, beoordeelt een opstalverzekering schimmel ook anders dan lekkage. In de polis is schimmel meestal uitgesloten. De verzekeraar beredeneert dat de vochtige lucht veroorzaakt wordt door leefgewoonten of een bouwkundig gebrek, en dit wordt niet aangemerkt als een onzeker voorval. Schimmel is daarom in de meeste polissen uitgesloten. In dat geval kunnen eigenaar en VvE tegengestelde belangen krijgen. 

Hoe nu verder? Wanneer een bewoner schimmel in zijn woning heeft, is het praktisch dat deze eerst nagaat of er voldoende wordt geventileerd. Hierbij kan bijv. met vochtvreters gekeken worden of dit verschil oplevert. Om dit goed te onderzoeken, kan enige weken duren.

Wanneer bewoner en VvE van mening blijven verschillen over de verantwoordelijkheid, kan de VvE ‘op basis van kosten ongelijk’ onderzoek laten uitvoeren naar de oorzaak. De VvE schakelt dan een onafhankelijk lekdetectie bedrijf in. Een lekdetectie bedrijf kan met kleurstoffen en infrarood bepalen waar een lekkage of koudebrug zit. De kosten bedragen ca. 400-500 euro. Meestal wordt dan duidelijk wat de oorzaak is. Afhankelijk van de oorzaak, moeten de kosten worden doorbelast aan de ‘veroorzaker’: VvE of eigenaar.  

RIVM Brochure: Schimmel en vochtproblemen in woningen  

Het schoonhouden van het gebouw valt onder de verantwoordelijkheid van de VvE. Echter, ongedierte is niet hetzelfde als schoonhouden. De VvE is bij ongedierte zodoende niet automatisch verantwoordelijk.  NB. Ook, wanneer meerdere bewoners ongemak ervaren, wil dat dus niet zeggen  dat de VvE, het bestuur of de beheerder vanzelfsprekend probleemeigenaar is.

Hoe zit dat?                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Ongedierte wordt vaak veroorzaakt door factoren waar de zelf VvE géén bevoegdheid of beperkte invloed op heeft. Voorbeeld: De VvE kan weliswaar bepalen dat iemand zijn privé gedeelte moet onderhouden. Echter, de VvE kan niet voorschrijven hoe vaak iemand zijn woning moet schoonhouden of zijn etenswaar moet bewaren. Ook is een VvE niet bevoegd om bijvoorbeeld gif op andermans terrein te strooien omdat daar de muizen vandaan komen.

Goed is verder te realiseren dat bij het inschakelen van een gespecialiseerd bestrijdingsbedrijf het probleem niet ad hoc is opgelost. Vaak moet het bedrijf eerst meerdere keren langskomen om merkbaar resultaat te krijgen. Hierdoor lopen de kosten vaak behoorlijk op. Omdat hoge kosten niet automatisch garantie geven op het gewenste effect, is het bij een groter wordend probleem verstandig eerst een plan van aanpak te maken.

  • Praktisch bij het vinden van een oplossing (en het beoordelen van de verantwoordelijke partij) is om eerst te zoeken naar de feitelijke bron en oorzaak.
  • Daarnaast is het  efficiënt eerst te kijken naar de verantwoordelijkheden van bewoners, om zo eerst te kijken welke stappen bewoners zelf kunnen ondernemen (om kosten te besparen).

Algemeen                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Bij ongedierte is vaak een verband met het jaargetijde. De problemen zijn daardoor meestal niet constant. Daarnaast zijn problemen meestal niet in één keer opgelost. Ook een gespecialiseerd zal vaak meerdere keren moeten terugkomen. Daarnaast spelen vaak meerdere factoren een rol. Omdat een ledenvergadering vaak genuanceerder tegen kosten aankijkt, is het bij een collectief ongedierte probleem raadzaam eerst een concreet voorstel aan de vergadering voor te leggen en deze om een besluit te vragen. Het bestuur en de beheerder hebben namelijk van de vergadering maar een beperkt mandaat gekregen voor het doen van uitgaven. 

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

   Wat kan een VvE (in het algemeen) doen bij overlast van ongedierte ?

  • Om ongemakken te voorkomen kan de VvE het gebouw en de omgeving schoonhouden.
  • De VvE kan proberen preventieve maatregelen te nemen voor het voorjaar (om vermenigvuldiging in het voor jaar te beperken)
  • De VvE kan bewoners dringend verzoeken om géén vogels etc te voeren (etensresten trekt namelijk ongedierte aan).
  • De VvE kan bewoners verzoeken die noodzakelijke maatregelen in het privé gedeelte (woning, berging) te nemen om ongedierte te voorkomen.
  • De VvE kan bij ernstige vervuiling een eigenaar aanspreken op het onderhoud van het privé gedeelte, en in een uiterst geval hierop handhaven.
  • De VvE kan heeft de mogelijkheid kosten die veroorzaakt worden door bewonersgedrag aan individuele bewoners door te belasten.
  • De VvE kan bewoners op hun eigen verantwoordelijkheid wijzen en verzoeken elkaar op de ongedierte maatregelen aan te spreken.
  • De VvE kan bewoners (bij overlast door externe partij) adviseren zelf de verantwoordelijke aan te spreken (Het schaalvoordeel heeft ook vaak meer effect).
  • De VvE kan melders adviseren dit te melden op de website van de gemeente (vaak stellen gemeentes zich dienstverlenend op). Dit scheelt de VvE kosten.
  • De VvE kan een besluit nemen om door een professioneel bedrijf maatregelen te treffen in het algemeen belang.
  • Het bestuur kan* (bij overlast door externe partij) een verzoek doen aan de eigenaar van een naburig perceel. Zij kan echter niet op andermans perceel maatregelen nemen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          * NB. Wanneer een aantal  eigenaren last ondervinden, betreft het nog géén algemeen onderhoudsprobleem. Zolang de VvE géén schade heeft aan het gebouw, is de VvE niet bevoegd een andere partij namens alle eigenaren aansprakelijk te stellen (Net zoals individuele eigenaren ook zelf hun schade moeten verhalen).
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
 

Wat kan men doen tegen verschillende soorten ongedierte ? 

  Duiven                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Hoe oplossen door bewoner? Niet voeren, zorg dat de omgeving vrij is van etensresten, platinum kit gebruiken op zitplaatsen, ophangen van slinger met cd’s, ophangen plastictasjes, natspuiten met water, nep-roofvogels plaatsen, net ophangen, sterke/pittige kruiden strooien (peper, kaneel knoflook), touwtje boven zitplaats spannen, melden via de website van de gemeente .

Welke maatregelen kan de VvE nemen? Duivenpinnen plaatsen, het gebouw schoonhouden (vrij van etensresten), aanschaffen duiven muskito voor ultrasoon geluid, het bestuur kan de overlast bij de gemeente melden (website), inschakelen professionele duivenvanger die kooien zal plaatsen.

  Muizen                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Muizenoverlast ontstaat vaak door een combinatie van rommel en stof en de wijze van bewoning(etenswaren). Verder kunnen ook bouwterreinen aantrekkingskracht hebben op muizen (die dan elders hun voeding halen) hebben. In deze gevallen kan de VvE zelf niet meer doen dan de gemeenschappelijke delen schoonhouden. Verder kunnen bewoners zelf maatregelen nemen om zo veel mogelijk rommel en etenswaren goed op te ruimen.

Hoe oplossen door bewoner? Geen vogels voeren (met etensresten), maak kieren en gaten dicht, voorkom het aanbod van voedsel in de woning (bewaar voedingsmiddelen afgesloten), ruim rommel (dozen etc) in en rondom de woning op, plaats muizenvallen, een kat te nemen, vraag advies bij een dierenwinkel, meld het bij de gemeente (via de website).Huis-tuin-keukentip: Muizen houden niet van thee en munt. Geadviseerd wordt ook wel om een gebruikt theezakje of een theeplantje op het aanrecht te plaatsen.

Hoe oplossen bij bouwterrein? Zowel de bewoners als de VvE zijn niet bevoegd maatregelen te treffen op andermans perceel. (het is bijv. verboden op andermans grond zonder overleg gif te stooien). In dat geval zullen de bewoners, die hinder ondervinden de eigenaar van het bouwterrein of de gemeente moeten aanspreken. De VvE onderhoudt het gebouw en is hier in principe geen partij.

Uiteraard kan een VvE (in de buurt van een bouwterrein) door een bestrijdingsbedrijf professionele lokdozen laten plaatsen. Nadeel hiervan is dat de oorzaak (bouwterrein) niet wordt weggenomen. Succes is dus niet gegarandeerd.

  Zilvervisjes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Zilvervisjes zijn kleine schubvormige insecten. Ze worden aangetrokken door warmte, vochtige ruimten en etensresten. Vaak kom je ze tegen in nieuwbouwwoningen, badkamers, keukens, toiletten, kledingkasten en etenskasten.    

Hoe oplossen door bewoner? Ventileer de ruimtes goed, zet de verwarming niet te hoog (lager dan 21 graden), kit naden en kieren dicht, droog de badkamer na het douchen, droog vochtige kleding elders, plaats vochtvreters in huis, plak naden behang over elkaar (zodat ze er niet door kunnen), chemische middelen. Huis-tuin-keukentip: Maak een lokval van een aardappel. Hol een aardappel uit met een mesje en leg deze in een plastic zakje op een plek waar ze veel komen. Na drie dagen zal de aardappel zilver zijn gekleurd. (Dit kan je doen om te testen of de zilvervisjes écht weg zijn). 

  Rouwvliegjes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Rouwvliegjes zijn kleine zwarte vliegjes van 0,4 cm die vliegen met een dansende beweging. (In de volksmond worden ze vaak fruitvliegjes genoemd. Deze zijn alleen rood) Rouwvliegjes leven in huis en komen af op organisch / plantaardig materiaal (plantenbakken, potgrond, verwelkte bloemen). Ze voeden zich met dode planten resten en houden van natte en vochtige aarde. Ze ontstaan meestal* vanuit nieuwe potgrond waarin larven of eieren meekomen.

Hoe oplossen door bewoner?  Controleer nieuwe planten vooraf op rouwvliegjes om vermenigvuldiging te voor komen, haal afgevallen bladeren weg, geef planten niet te veel water, zet besmette planten in quarantaine, laat natte aarde uitdrogen, vervang potgrond door nieuwe aarde. Huis-tuin-keukentip: doe een scheutje of besprenkel verdund azijn over de potgrond (en zet de planten voor de geur een nachtje buiten).

Huis-tuin-keukentip: *Uitzondering: Het kan voorkomen dat een gebouw beschikt over een kruipruimte en bewoners (zonder planten) toch last hebben van rouwvliegjes. De oorzaak bevindt zich dan in de kruipruimte. Doordat de stand van het grondwater variert kan het zand in de kruipruimte onderwater raken en droogvallen. Bij het droogvallen kunnen  bacteriën ontstaan waaruit rouwvliegjes voort kunnen komen. In dat geval kunnen de vliegjes via kieren en ventilatie kanalen naar bovengelegen ruimten trekken.

Hoe oplossen door VvE? De meest effectieve oplossing voor het bestrijden van rouwvliegjes vanuit de kruipruimte, is het ophogen van het zand in de kruipruimte. Door  zand op te laten spuiten wordt de bestaande zandlaag opgehoogd. Als de ophoging boven de hoogste stand van het grondwaterpeil blijft, kan herhaling worden voorkomen. Het opspuiten van zand valt qua kosten echter wel onder het groot onderhoud.                 

(Alternatief voor zand: bij gebouwen met veel vochtproblemen is het soms raadzaam om schelpen te overwegen (in plaats van zand). Ophoging door schelpen zijn is weliswaar duurder. Alleen, schelpen absorberen vocht waardoor het wooncomfort aanmerkelijk kan worden verbeterd. Daarnaast wordt hierdoor de constructie van een gebouw beter in stand gehouden).

Tocht, condens, onvoldoende ventilatie mogelijkheden of slechte isolatie dragen niet bij aan het wooncomfort. Toch vallen de oorzaken hiervan niet automatisch onder het ‘dagelijks’ onderhoud van de VvE. De VvE heeft weliswaar de verplichting het VvE gebouw ‘in stand te houden’ en bijvoorbeeld bij lekkage in de woning (van buiten) in actie te komen. Dit betekent echter nog niet dat als een eigenaar –bijvoorbeeld– een jaren dertig appartement met enkel glas koopt dat deze na aankoop van de VvE mag verlangen dat deze ad hoc de muren van zijn/haar woning gaat isoleren of dubbel glas gaat plaatsen.

Bij aankoop heeft een eigenaar namelijk ook de kwalitatieve eigenschappen van een appartement / gebouw aanvaardt. Belangrijk is zodoende te realiseren dat een beheerder of VvE bestuur na afloop van het boekjaar over de financiële uitgaven verantwoording aan de vergadering moeten afleggen èn zonder toestemming niet geautoriseerd is om bovenmatige uitgaven te doen. 

Voor een eigenaar is het echter wel mogelijkheid om voorstel in te dienen bij de ledenvergadering. Als een eigenaar een collectieve verbetering wenst (bijv. ten aanzien van verduurzaming) is het aan te raden om een concreet voorstel te agenderen voor de algemene ledenvergadering. Immers, alle eigenaren hebben dezelfde belangen en zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het gebouw. Het is dan ook aan de ledenvergadering om hier een besluit over te nemen. 

Bij oudere en kleinere VvE’s kan het voorkomen dat een eigenaar / bewoner meent dat er sprake is van een gevaarlijke situatie met betrekking tot een gemeenschappelijk deel, terwijl de VvE (lees de andere eigenaren) hier niet voor openstaat. 

De eerste stap die de eigenaar kan ondernemen is een voorstel indienen bij ledenvergadering (voorzien van foto’s, een herstel offerte en eventueel een bouwkundig rapport). Echter, wanneer de andere appartementen bijvoorbeeld verhuurd worden en de andere eigenaren en niet naar de vergadering komen, bestaat de kans dat ze bij een tweede vergadering (middels volmacht) ook tegen stemmen. 
 
In dat geval is er wel een rechtsgeldig besluit en kan een eigenaar op grond van Artikel 2:15 en 5:130 BW de vernietiging van dit besluit proberen in te roepen via de Kantonrechter. In dat geval maakt de kantonrechter een belangen afweging. 
 
Gemeente, afdeling bouw en woningtoezicht
Bovengenoemde procedure kost voor een eigenaar vaak veel inspanning. Daarnaast moet meestal ook worden gewacht op een ledenvergadering waardoor de gevaarlijke situatie onnodig langer duurt. Er bestaat echter ook een alternatieve oplossing: 
 
Bij de meeste gemeentes bestaat de mogelijkheid om eenvoudig via de website melding te maken van gevaarlijke bouwkundige situaties. Dit kan eenvoudig worden gemeld door bijv. een foto mee te sturen. De gemeente kan dan een bouwinspecteur van de afdeling bouw en woningtoezicht laten komen om de situatie te beoordelen. Er volgt dan een onafhankelijk oordeel. Wanneer de bouwinspecteur de klacht gegrond verklaart, kan de gemeente de VvE aanschrijven: d.w.z. verplichten de gevaarlijke situatie binnen een termijn te herstellen. In dat geval is de VvE verplicht actie te ondernemen. Doet de VvE dit niet, riskeert zij vaak een boete.  

Bij parkeergarage met brandmeldinstallatie is in eerste instantie vaak onduidelijk hoe de algemene werking van de installatie is. Om een indruk te krijgen volgt hierbij een algemene uitleg. 

Als een gebouw beschikt over een ondergrondse (of voor de buitenlucht afgesloten) parkeergarage  is het vaak verplicht dat de VvE moet beschikken over een brandmeldinstallatie. In dat geval dient het gebouw te beschikken over:

  1. Brandmeldcentrale met installatie in het gebouw
  2. Meldkamer Unit voor verbinding Siemens (PAC of RAC)
  3. Gasdetectie systeem (losse installatie met accu)
  4. Brandventilatoren (meestal aan plafond en soms grote turbine)
  5. Brandveiligheidsdeuren (valluiken die zuurstof tegenhouden)
  6. Periodieke (maandelijkse) BMI controle, uitgevoerd door een gecertificeerd persoon
  7. Erkend logboek (moet fysiek aanwezig zijn)

Om de werking en de samenhang te verduidelijken, treft je bijgaand een schema.   

Deze installaties moeten op elkaar zijn afgestemd en worden aangestuurd door de brandmeldcentrale. In feite bestaat de totale installatie uit meerdere losse installaties waarvoor met verschillende leveranciers een contract moet worden afgesloten.

Ontstaan BMI bij bouwvergunning                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Bij de beoordeling van een bouwvergunning wordt o.a. gekeken naar de brandveiligheid. Voor goedkeuring van grote parkeergarages moeten bouwers een plan aanleveren voor de BMI. Deze maakt onderdeel uit van de bouwvergunning. Het BMI gedeelte vormt echter een specialisme dat wordt uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven. Het bedrijf dat deze installatie levert, levert naast de zichtbare BMI apparatuur ook software die bij calamiteiten de sluiting van elektrische deuren en branddeuren etc. aanstuurt. Omdat deze bedrijven hun eigen software hebben, is de VvE min of meer verplicht bij dit bedrijf een onderhoudscontract af te sluiten. 

Periodieke BMI keuring                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Wanneer een BMI verplicht is gesteld, dient de installatie maandelijks te worden geïnspecteerd. Hierbij dient maandelijks een checklist te worden ingevuld en storingen worden gemeld. Dit kan alleen gebeuren door een gecertificeerd persoon.  

In verband met storingen is het praktisch maandelijkse inspectie te laten uitvoeren door het bedrijf dat de installatie onderhoudt. Dit is niet verplicht. Voorwaarde voor de vergunning (en dus ook voor de opstalverzekering) dat dit wordt uitgevoerd door een gecertificeerd persoon. Mogelijk is dus ook zelf iemand op te leiden of dit te laten uitvoeren door een gecertificeerde beveiligingsmedewerker. 

Wat is een RAC en wat is een PAC                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Bij stallinggarages zonder buitenlucht toetreding die groter zijn dan 1000m2 heeft de BMI meestal een verplichte meldkamer verbinding. Hiervoor is een door-meld-installatie met eigen telefoonverbinding met Siemens. Deze meldkamer noemt men de RAC. 

Bij een alarmmelding zal de RAC in de meeste gevallen contact opnemen met een contactpersoon ter plaatse. Deze moet de calamiteit bevestigen voordat de RAC de brandweer belt. De VvE moet drie contactpersonen hebben. Van deze drie contactpersonen moet dus altijd iemand aanwezig zijn. 

PAC: In plaats van contactpersonen ook de mogelijkheid om een PAC in te schakelen. In dat geval moet de RAC (optioneel) automatisch worden doorgeschakeld met een beveiligingsbedrijf (PAC). Deze moet dan binnen 15 minuten het gebouw door een beveiliger op brand laten inspecteren en bij vals alarm het alarm afzetten en de RAC (de Siemens meldkamer) informeren. 

RAC staat voor Rijks Alarm Centrale. PAC staat voor Particuliere Alarm Centrale (particulier bedrijf met meldkamer en beveiligingsmedewerkers die op locatie komen). Een PAC is dus in de meeste gevallen vrijwillig.

Praktische tips: 

  1. Handig is de Alarm- en inlog codes van contactpersonen goed te bewaren en de alarm code te delen met de contactpersonen. De Siemens meldkamer kan alleen actie ondernemen (bij calamiteiten) na het noemen van de juiste alarmcode.
  2. Praktisch is een instructie in de technische ruimte op te hangen en contactpersonen vooraf te instrueren.
  3. Handig is een offerte aan te vragen voor een PAC. De kosten van beveiligingsbedrijf zijn vaak te overzien en kan bewoners en bestuurders een hoop gemak bieden.

Wat is bij de kascontrole relevant?                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Met betrekking tot de veiligheidsvoorschriften is het van belang dat een VvE met een BMC beschikt over een :

  • BMC onderhoudscontract
  • Een aansluitbevestiging van Siemens (omdat de RAC verplicht is, is er geen contract)
  • Gasdetectie onderhoudscontract
  • Een overeenkomst om de BMI maandelijks te laten controleren
  • Onderhoudscontract voor de elektrische garage deuren

Wanneer een VvE niet te spreken is over de uitvoering door een schoonmaker of glazenwasser, is het verstandig het bedrijf eerst een redelijke verbeterkans te bieden. Wanneer de VvE dit nalaat en alleen (aan het eind van de termijn) het contract opzegt om een ander bedrijf in te schakelen, loopt de VvE de kans weer exact dezelfde medewerker bij het nieuwe schoonmaakbedrijf tegen te komen:

Volgens artikel 38 van de CAO van het schoonmaak- en glazenwassersbedrijf, moet een nieuw schoonmaakbedrijf bij contractwisseling de medewerkers van het vorige schoonmaakbedrijf namelijk een arbeidsovereenkomst aanbieden voor (alleen) het betreffende schoonmaakobject.

Dit kan gebeuren als de medewerker tenminste 1,5 jaar op het object werkzaam is, beschikt over een erkend schoonmaakdiploma (wanneer in dienst na 1-1-2012) en deze beschikt over een geldig legitimatiebewijs of verblijfsvergunning.   

Verduurzaming  en  energiebesparing

Voor de meeste woningen en utiliteitsgebouwen (zoals kantoren, scholen of ziekenhuizen) is een energielabel bij verkoop, verhuur en oplevering verplicht. Dit label mag niet ouder zijn dan tien jaar. Dit betreft dwingend recht. D.w.z. dat partijen onderling hierover geen andere afspraken mogen maken. Dit geldt dus ook voor appartementsrechten. (NB. uitgezonderd zijn: kerken, moskeeën en beschermde monumenten).  

Omdat een VvE verantwoordelijk is voor de gemeenschappelijke delen en een eigenaar verantwoordelijk is voor het privé gedeelte, moet een eigenaar bij verkoop zelf zorgdragen voor een energielabel (Niet logisch is immers dat andere eigenaren mee te betalen aan individuele verkoopkosten).  NB. Het maakt daarbij niet uit of een appartement gelegen is in een stookkosten complex.

Wel is het mogelijk één energielabel te gebruiken voor identieke appartementen.  Op deze manier kan je één rapport meerdere keren gebruiken.  

Meer informatie Energielabels

Wanneer woningeigenaren van een bestaande woning van het gas af willen, zullen zij naast de investeringskosten van de nieuwe installatie ook rekening moeten met een aantal andere zaken:  

  • Doordat een gasgestookte CV ketel wordt vervangen door een elektrische installatie (en er meer elektra wordt verbruikt), kan het noodzakelijk zijn dat de hoofdaansluiting wordt verzwaard.
  • Door de verzwaring van de elektrische installatie kan de netbeheerder de kosten van het vastrecht verhogen.
  • Woningeigenaren die afhankelijk zijn van een warmtenet (bijvoorbeeld stadsverwarming) kunnen te maken krijgen met hoge aansluit- of afsluitkosten.
  • Voor het afsluiten van het gas, zal de netbeheerder kosten in rekening brengen
  • Door het aanbrengen van zonnepanelen, omvormers etc. zal de herbouwwaarde veranderen. E.e.a. zal bij de opstalverzekering gemeld moeten worden en een premiewijziging tot gevolg hebben.
  • Het aanbrengen van zonnepanelen, omvormers etc. kan uitgelegd worden als een meerwaarde bij verkoop en kan zo een hogere WOZ waarde betekenen.
  • Bij een rijksmonument of beschermd stads- of dorpsgezicht, mogen meestal géén of weinig wijzigingen worden aangebracht. De woningen zijn daardoor beperkt in hun verduurzamingsmogelijkheden.
  • Door het afbouwen van de salderingswet vervalt de stimulering van de overheid. Daar staat tegenover dat installaties door ontwikkeling en marktwerking op termijn goedkoper zullen worden.

Voor alle wijzigingen aan de gemeenschappelijke delen van een VvE gebouw is toestemming nodig van de Algemene Ledenvergadering. Dus ook voor het plaatsen van een oplaadpunt voor elektrische auto’s. Belangrijk is te realiseren dat je bij het aanbrengen van een oplaadinstallatie in een parkeergarage met (strenge) brandveiligheidsvoorwaarden te maken hebt. Daarnaast moet er een vaak voorziening worden aangebracht zodat de aanvrager niet op kosten van de VvE zijn auto oplaadt.

Belangrijk hierbij te bedenken is dat bij brand een elektrische auto anders uitbrandt: Electrische auto’s zijn (volgens de brandweer) niet te blussen. De brand stopt pas als de energie uit de accu’s zijn opgebrand. Hoe lang dat duurt is afhankelijk van de grootte van het accupakket. Dit levert dus meer schade op. Daarnaast is er bij de meeste gebouwen tijdens de afgifte van de bouwvergunning géén rekening gehouden met elektrisch opladen. Zeker wanneer er een gasdetectie systeem verplicht is in een parkeergarage, zijn er bij de aanleg van van een oplaadpunt een aantal extra veiligheidsmaatregelen verplicht om als VvE nog aan de voorwaarden van de bouwvergunning (en dus ook van de opstalverzekering) te kunnen voldoen.   

M.a.w.: behalve de laadpaal zal ook de VvE veranderingen moeten aanbrengen om aan de veiligheidseisen te voldoen. Alleen, omdat de ontwikkeling van elektrisch rijden nog niet is uitontwikkeld, heeft de overheid hiervoor nog géén uniform beleid. De VvE kan zodoende niet de veiligheid toetsen of de laadpaal weigeren. Dit brengt VvE’s in een lastige positie. Verwacht kan dan ook worden dat verzekeraars hun polisvoorwaarden zullen herzien. Het is daarom altijd verstandig bij de opstalverzekering navraag te doen aan welke eisen de VvE moet voldoen, voordat een VvE toestemming voor een laadpaal geeft. Verder kan de VvE bij het bedrijf die de gasdetectie installatie onderhoudt, alsmede bij de veiligheidsregio (overheid) navraag (blijven) doen over actuele voorschriften. 

Wanneer een VvE besluit toestemming te verlenen voor de aanleg van een laadpaal, is het verstandig een gebruikersovereenkomst op te stellen en hierin duidelijk te vermelden dat de VvE vanwege mogelijke toekomstige veiligheidseisen nadere voorwaarden aan deze toestemming kan gaan verbinden.  Dit, om verkeerder verwachtingen te voorkomen.

Voor de aanleg van oplaadvoorzieningen (bijv. om niet op kosten van de VvE te laden) zijn verschillende mogelijkheden. Zie overheidsbrochures:  

Laadoplossingen elektrische autos binnen VvE     

Toolkit aanvragen gemeenten

Bouwbesluit 2012 Brandveiligheid bij verbouw en transformatie van bestaande gebouwen

Leef-  en  gebruiksregels

Het wonen in een grote gemeenschap brengt met zich mee dat bewoners rekening met elkaar moeten houden. De leefregels van een VvE kunnen (extra) worden vastgelegd in een huishoudelijk reglement (HHR). Het HHR vormt een aanvulling op de splitsingsakte. Het doel van een HHR is de leef- en gebruiksregels vast te leggen om een waarborg te scheppen voor een prettige leef- en woonomgeving. Het document is dan ook voor alle bewoners bindend.      

Verschil: Anders dan bijvoorbeeld de verplichtingen van een verhuurder, is een VvE niet contractueel verplicht bewoners ‘een rustig woongenot te verschaffen’. Bewoners van een VvE kunnen bij overlast dan ook niet de VvE hierop aanspreken. De splitsingsakte gaat uit van een gezamenlijk belang. Dit vraagt om meer verantwoordelijkheid van eigenaren zelf. Bij overlast dienen eigenaren/bewoners dan ook elkaar aan te spreken. Echter, verhuurder-eigenaren kunnen daardoor ook aangesproken worden op gedragingen van hun huurders. Eigenaren hebben er dan ook belang bij om bij verhuur een gebruikers of huurdersverklaring  door hun huurder te laten ondertekenen.   

Er is geen standaard HHR model zoals bij een Modelreglement. Een HHR wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd door de Ledenvergadering. Voor het wijzigen en vaststellen, geldt echter een gekwalificeerde meerderheid (grotere meerderheid dan voor een normaal besluit geldt, zie akte). Praktisch is om direct bij de opstart van een VvE een HHR vast te stellen. 

Omdat een HHR gedeeld moet kunnen worden met huurders, die meestal minder affiniteit hebben met de VvE en de splitsingsakte, valt er wat voor te zeggen om  te  kiezen voor een makkelijk leesbare versie. 

Voorbeeld Huishoudelijk Reglement

Voor het gebruik van camera’s in de algemene ruimten van de VvE gelden regels ten aanzien van privacy en het gebruik van de camerabeelden. Wanneer een VvE overweegt één of meerdere camera’s te plaatsen, moet zij eerst een besluit nemen waarin e.e.a. duidelijk wordt geregeld. Van belang is dat:

1. de vergadering eerst  een besluit neemt waarbij zij instemt met de aanschaf en de plaats van de camera.                                                                                                                            2.  Daarnaast moet een procedure worden vastgesteld waarin vermeld staat,                                                                                                                                                                                          3. dat bewoners bij inbraak, molest of criminaliteit zo spoedig mogelijk bij de politie aangifte moeten doen,                                                                                                                          4. hoe lang (aantal dagen) de camerabeelden beschikbaar blijven en                                                                                                                                                                                                                5. dat camerabeelden alleen beschikbaar gesteld mogen worden aan de politie.                                                                                                                                                                                    6. Verder moet de vergadering één of twee personen benoemen die namens de VvE de camerabeelden mogen uitlezen en (rechtstreeks) aanleveren bij de politie.

Het doel van camerabeelden is dat deze moeten kunnen bijdragen aan een veroordeling van een dader. Voorkomen moet daarom worden dat de beelden vooraf voor andere doeleinden worden gebruikt, of dat er situaties ontstaan waardoor ten onrechte iemands privacy wordt geschonden (Hiervoor is de VvE aansprakelijk). Om dit te waarborgen moeten er dus slechts één of twee personen benoemd worden die de beelden mogen uitlezen. De politie moet daarom ook zelf de beelden bij de VvE opvragen. en de VvE mag dus niet de camerabeelden meegeven aan een (benadeelde) eigenaar om aangifte te gaan. 

Camera’s geplaatst door bewoners (zelf) in de algemene ruimten (zonder toestemming) van de vergadering zijn zodoende niet toegestaan.   

De meeste splitsingsaktes en huishoudelijk reglementen stellen duidelijke eisen aan de geluidsisolatie bij het gebruik van harde vloeren (zoals laminaat, parket of gietvloeren). Meestal wordt 10 dB of 12 dB als minimale norm gesteld. Bindend is altijd wat er splitsingsakte staat vermeld of wat de VvE nader heeft besloten.  

Als er overlast is van harde vloeren mag de VvE onderzoek doen naar de geluidsisolatie van de ondervloer. De eigenaar/gebruiker moet dan kunnen aantonen dat de  ondervloer aan de minimale geluidsisolatie voldoet. Dit kan eenvoudig door het label van de verpakking te tonen waarop het aantal dB ’s staat vermeld. Alleen, als blijkt dat de geluidsisolatie niet voldoet, zal de demping onder de vloer voor rekening van de veroorzakende eigenaar moeten worden aangepast. 

In de praktijk wordt overlast tussen bewoners meestal veroorzaakt door leefgewoonten in combinatie met het gebruik van schoeisel met harde zolen, het ontbreken van vloerkleden en het ontbreken van beschermende noppen onder (bijvoorbeeld) eetkamerstoelen. In deze gevallen zullen 10 dB of 12 bij harde vloeren ook onvoldoende zijn. Daarnaast is het ene gebouw ook gehoriger dan het andere. Echter, wanneer een bewoner aan de vastgestelde norm voldoet, kan de VvE aan individuele bewoners geen nadere voorwaarden stellen. 

Om overlast te voorkomen kunnen bewoners die harde vloer overwegen daarom het beste een zo hoog mogelijke isolatiewaarde toepassen (20 of 25dB) en het label van de verpakking goed bewaren. Verder is aan te raden de harde vloer los van de muur te leggen zodat doorgifte van contactgeluid zoveel mogelijk kan worden voorkomen.

De geluidsisolatie voorwaarden gelden formeel ook voor bewoners zonder onderburen, tenzij de splitsingsakte hiervoor een uitzondering maakt. In geval een eigenaar zich niet aan de geluidsisolatie voorwaarden houdt, gebeurt dit altijd op eigen risico.

Ook wanneer het niet verboden is, zal de geur en rook van een barbecue door de buren als hinderlijk kunnen worden ervaren. Het gebruik van een barbecue kan dan ook beschouwd worden als een vorm van hinder, en moet dus worden voorkomen. 

Veel splitsingsaktes verbieden om op balkons open vuur- of haardinstallaties aan te leggen.  Een barbecue op een balkon kan worden aangemerkt als het aanleggen van een open vuur.  

Het is daarom verstandig het gebruik van barbecues, vuurkorven en dergelijke ook in het huishoudelijk reglement vast te leggen zodat het voor alle bewoners  duidelijk is.  

In grote steden hebben VvE’s vaak te maken met overvolle (gemeenschappelijke) fietsenstallingen. Een veel voorkomend probleem vormen oude fietsen die al langere tijd niet meer gebruikt worden en in een technisch slechte conditie staat verkeren, zonder dat duidelijk is wie de eigenaar is.

Wanneer dit bij een VvE aan de orde is, kan de VvE gebruik maken van het zogenaamde ‘weesfietsenbesluit’.

Het nemen van een ‘weesfietsenbesluit’ is echter wel aan nauwe regels gebonden: Op basis van het Burgerlijk Wetboek is een eigenaar namelijk bevoegd zijn bezit ten opzichte van iedereen op te eisen. Alleen, als een eigenaar ‘aangeeft’ zich van zich van het eigendomsrecht te willen ontdoen, kan een vinder (de VvE) de onbeheerde fiets in bezit nemen, om na het voldoen van een aantal voorwaarden uiteindelijk eigenaar worden.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   De VvE mag er echter ook niet vanuit gaan dat een eigenaar ‘zo maar’ afstand doet van een oude fiets. Wanneer een VvE (zonder daartoe bevoegd te zijn) namelijk oude fietsen verwijdert, kan zij door de eigenaar aansprakelijk worden gesteld voor een schadevergoeding.

Wat moet een VvE doen?                                                                                                                                                                                                                                                                                                    De VvE moet eerst een vergaderbesluit nemen waarin zij bekend maakt om oude en incomplete fietsen in bewaring te gaan nemen. Dit moet ook duidelijk in de notulen worden vermeld. Daarnaast zal moeten besluiten welk maatschappelijk doel zij met de oude fietsen gaat steunen.

Na het bekend worden van het vergaderbesluit om de fietsen in bewaring te nemen, zal aan de onbekende eigenaar op de betreffende fiets een schriftelijk verzoek moeten worden gedaan om de fiets binnen een redelijke termijn te verwijderen (bijvoorbeeld 14 dagen). Wordt deze na herhaaldelijke verzoeken niet verwijderd, kan de VvE de fiets in bewaring nemen. 

De VvE kan de fiets dan in een andere ruimte bewaren voor de eigenaar. Om een fiets op rechtmatige wijze te bewaren, moet de VvE een foto maken van de fiets en een duidelijke registratie bijhouden wanneer de fiets in bewaring is genomen. Hierna moet de VvE de fiets tenminste één jaar onder zich houden, voor het geval de eigenaar de fiets komt opeisen.

Wanneer de fiets binnen een jaar wordt opgeëist, zal de VvE de fiets moeten teruggeven. Belangrijk is dan wel dat de VvE erop toeziet dat degene die de fiets opeist ook aantoont dat de fiets zijn/haar eigendom is. Als de VvE dit niet doet, zou de VvE aansprakelijk kunnen worden gesteld (door de echte eigenaar) voor verduistering van de fiets. 

Na minimaal een jaar en het voldoen aan deze voorwaarden, kan de VvE eigenaar worden van de fiets. De VvE mag na een jaar echter niet de fietsen aan andere bewoners weggeven. Daarnaast moeten inkomsten ten gunste komen van de VvE.

In veel splitsingsaktes en huishoudelijke reglementen is vastgelegd dat schotels bevestigd aan de buitenzijde van het gebouw niet zijn toegestaan. Soms is zelfs in het huishoudelijke reglement opgenomen dat bij overtreding een boete aan de VvE is verschuldigd. Hiermee kunnen de meeste VvE’s de plaatsing schotelantennes zelf reguleren.  

 Het kan echter voorkomen dat een bewoner zich beroept op het verkrijgen van vrije nieuws vergaring, zoals bedoeld in artikel 10 E.R.V.M. en meent dat de bepalingen van de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement ‘nietig’ zijn en daardoor niet van toepassing zijn. Wanneer tijdens een gerechtelijke procedure kan worden aangetoond dat een bewoner geen vrije nieuwsvergaring heeft, zal de VvE waarschijnlijk inderdaad de schotelantenne moeten accepteren.  

De vraag is alleen wat iemand dan moet kunnen aantonen? Artikel 10 E.R.V.M. is bedoeld voor mensen die op géén enkele andere manier nieuws kunnen ontvangen en  géén alternatieve mogelijkheden hebben om in Nederland nieuws te kunnen ontvangen,  omdat zij géén van de aangeboden talen kunnen verstaan. (* Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens, Hof heeft zitting in Straatsburg).  

Uiteraard is dit per persoon verschillend en is het tegendeel lastig te bewijzen. Echter, omdat tegenwoordig alle TV providers een uitgebreid TV aanbod hebben (met extra buitenlandse zenders) en er internationaal diverse aanbieders zijn van media boxen*, dan wel steeds meer mensen de Nederlandse taal kunnen volgen, is dit argument voor de meeste schotelbezitters komen te vervallen. 

*Media boxen zijn decoders waarmee via internet een TV signaal kan worden doorgegeven. Ze worden via google aangeboden. De aanschafprijs bedraagt ca € 250,-. Daarnaast is er vaak een abonnementsprijs van € 100,- a € 200,- per jaar. 

Resumé:  Een  algeheel schotelverbod biedt duidelijkheid in een huishoudelijk regelement maar kan worden aangevochten als een bewoner kan  aantonen dat deze geen alternatieve mogelijkheden heeft. Alleen, omdat er steeds meer alternatieven zijn, wordt de kans steeds kleiner dat een VvE nog met een bezwaar te maken krijgt. 

Suggestie: VvE’s die niet het risico willen lopen dat hun schotelverbod door een rechter als ‘nietig’ wordt beoordeeld of discussies met bewoners hierover willen voorkomen, kunnen in hun huishoudelijk reglement opnemen dat schotels uitsluitend zijn toegestaan 

  • nadat de ledenvergadering toestemming heeft verleend, 
  • mits de aanvrager duidelijk kan aantonen dat deze niet anders kan beschikken over vrije nieuwsvergaring, zoals bedoeld in artikel 10 E.R.V.M                                (Op deze manier ligt het initiatief en de bewijslast bij de aanvrager. Daarnaast wordt de casus verlegt van handhaving naar besluitvorming)

Het wonen in een leefgemeenschap brengt met zich mee dat bewoners rekening met elkaar moeten houden en (altijd) overlast moeten proberen te voorkomen. Andersom, moeten bewoners normale leef geluiden van elkaar aanvaarden. Niet gegarandeerd kan dus worden dat mensen niets van elkaar merken.  

Om handvaten te bieden voor een prettige woonomgeving, zijn in het splitsingsreglement gebruiksregels opgenomen. Daarnaast heeft een VvE de mogelijkheid om in een huishoudelijk reglement aanvullende leefregels te stellen. Deze regels zijn bedoeld om bewoners een richtlijn te bieden zodat ze bij hinder elkaar kunnen aanspreken. Het systeem sluit echter niet uit dat bewoners regels niet nakomen of verschillend interpreteren. 

Verschil: Anders dan bijvoorbeeld de verplichtingen van een verhuurder, is een VvE niet contractueel verplicht bewoners ‘een rustig woongenot te verschaffen’. Bij overlast kunnen bewoners  de VvE (op basis van de splitsingsakte) hier dan ook niet op aanspreken.  Dit betekent dat bewoners een eigen verantwoordelijkheid hebben en elkaar moeten aanspreken.

Waarom moeten bewoners (eerst) elkaar aanspreken?                                                                                                                                                                                                                                    Het doel van de VvE is het onderhouden van het gebouw en behartigen van de belangen van de gemeenschappelijke eigenaren. Een persoonlijk geschil tussen twee (enkele) bewoners vormt géén algemeen VvE belang. Net als bij andere leefomgevingen (sportclub, werk, op straat) moeten bewoners elkaar aanspreken. Het wonen in een VvE verandert dit niet. NB. In geval een woning wordt verhuurd (en het contact met de huurder geen resultaat heeft) zal een eigenaar vervolgens de eigenaar-verhuurder moeten aanspreken.

Verantwoordelijkheden  VvE                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Omdat de verantwoordelijk van een VvE zich beperkt tot het behartigen van gemeenschappelijke eigenaars belangen, draagt de VvE op basis van de splitsingsakte géén verantwoordelijkheid bij het oplossen van individuele bewonersgeschillen. Dit houdt dus ook in dat een eigenaar of bewoner niet het bestuur of beheerder verantwoordelijk kan houden voor het gedrag van mede bewoners. Dit biedt dus geen mogelijkheid om een gewenste situatie af te dwingen.  

Met betrekking tot de eigen verantwoordelijkheid, biedt de VvE een eigenaar bij structurele overlast wel mogelijkheid om een voorstel te laten agenderen voor de ledenvergadering (Dus niet een klacht melden bij de rondvraag). Voorgesteld kan bijvoorbeeld worden om nadere leefregels af te spreken en dit in het huishoudelijk reglement op te nemen. De vergadering moet dan een besluit nemen. Op deze manier kan de vergadering een belangrijke rol spelen in de woonomgeving. 

Verschil van inzicht tussen enkele bewoners                                                                                                                                                                                                                                                          Om tijdelijke overlastsituatie tussen  enkele bewoners in goede banen te leiden, is het soms praktisch als bestuurder of beheerder te adviseren. Bijvoorbeeld, kan worden geadviseerd ‘om het later nog eens vriendelijk te vragen’ of ‘een verzoenend mailtje te sturen en daarna nog eens langs te gaan’. Echter, in de meeste gevallen vraagt één van de bewoners om begrip, terwijl er géén direct haalbare oplossing is. In dat geval schept bemiddeling verwachtingen. Echter, wanneer niet aan die verwachtingen voldaan kan worden, loop je als bestuur of beheerder risico onderdeel te worden van het geschil. Om de rol van de VvE zuiver te houden is het niet verstandig het voor één van de bewoners op te nemen. Praktisch is vaak alleen de melder te adviseren. 

Klachten procedure vaststellen                                                                                                                                                                                                                                                                                            Er zijn VvE’s die klachtenprocedure hebben vastgesteld. Een melder kan (na een herhaald verzoek aan een veroorzaker) een schriftelijke melding doen bij het bestuur. Het bestuur kan dan hierna (al dan iet via de beheerder) het bericht doorsturen naar de eigenaar van het bewuste appartement om deze (zonder standpunt in te nemen) de kwestie onder de aandacht te te brengen, dan wel te verzoeken rekening te houden met omwonenden.  Het voordeel van een procedure is dat de rollen zijn vastgelegd. In veel gevallen helpt dit.  Lastig hierbij is alleen dat (na escalatie tussen bewoners) er vaak een weerwoord komt van de andere bewoner, die ook om begrip vraagt voor zijn situatie.

Buurtbemiddeling                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Wanneer bewoners er structureel onderling niet uitkomen, kan je als bestuur of beheerder bewoners adviseren contact op te laten nemen met de buurtbemiddeling in de regio. Dit is een overheidsinstantie die met speciaal getrainde mensen werkt. De mensen zijn onafhankelijk. De kans op een lange termijn succes is daardoor groter.                                                                                                                                                                                                                                                                        Weigering buurtbemiddeling: Wanneer bewoners weigeren het huishoudelijk reglement na te leven en bijvoorbeeld een bestuursaanwijzing niet opvolgen, kan dat als klachtwaardig worden aangemerkt. In dat geval kan het bestuur overwegen (in het algemeen belang) handhavend op te treden.

Verschil van inzicht tussen groepen bewoners                                                                                                                                                                                                                                                   Soms gebeurt het dat hele groepen eigenaren het niet met elkaar eens zijn. Vaak ontstaan deze discussies bij een leververgadering, zonder dat er vooraf een concreet voorstel ligt of – dat er tijdens de vergadering een bruikbaar voorstel wordt geopperd. In geval het voor veel leden een belangrijk issue is en er geen oplossing is, is het vaak een optie om een ‘commissie te benoemen’ waarin alle betrokkenen zitting kunnen nemen om (buiten de vergadering) verder te overleggen. Dit, met als doel om tijdens de volgende ledenvergadering met een gezamenlijk voorstel te komen. Op deze manier kan iedereen gehoord worden, creëer je een vooroverleg waaruit vaak beter overwogen voorstellen ontstaan. 

Handhaving                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Wanneer een bestuur overweegt tot handhaving over te gaan, is aan te raden om als bestuur eerst een gezamenlijk standpunt in te nemen. Handhaving is namelijk ook de laatste mogelijkheden voor het bestuur om zelf stappen te ondernemen. Praktisch is daarom vaak te kiezen voor een gefaseerde aanpak en niet direct te kiezen voor het zwaarste middel. Dit, om de veroorzaker op een respectabele manier in de gelegenheid te stellen zijn fout te herstellen en om na de ondernomen actie ook nog andere mogelijkheden te hebben. Wanneer er géén mogelijkheden meer zijn, heeft de VvE alleen nog de juridische mogelijkheden en zal zijn kosten moeten maken. Daarnaast is het belangrijk als bestuur aandacht te houden voor de relatie met bewoners op lange termijn.

Niet meewerken bij handhaving                                                                                                                                                                                                                                                                                     Als een overtreder definitief niet meewerkt aan een handhavingsverzoek, is het praktisch dat het bestuur de situatie (met een voorstel) eerst voorlegt aan de ledenvergadering. De vergadering kan  besluiten toestemming te verlenen om verder actie te ondernemen en of goedkeuring verlenen voor de juridische kosten. Omdat de uitkomst van een juridische procedure niet met zekerheid is te voorspellen en gevolgen voor de VvE kan hebben, is de toestemming van de vergadering belangrijk. Wanneer de vergadering dat niet wenst, is dit haar eigen verantwoordelijkheid. Echter,  als de vergadering de aanpak afkeurt, is het niet praktisch als er al veel kosten zijn gemaakt of de VvE al midden in een procedure zit.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Boetes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Situaties als hierboven kunnen vaak pragmatisch worden opgepakt door in het huishoudelijk reglement een boete stelsel op te nemen. Los van het feit dat dit voor verschillende VvE’s haaks staat op een prettige woonomgeving, biedt dit het bestuur de mogelijkheid om direct na één of twee aangetekende brieven (en een redelijke aanzegtermijn) een eigenaar een boete op te leggen. Doordat een boete door de VvE wordt gefactureerd, kan deze bij een betalingsweigering via de incassoprocedure worden afgedwongen. In de meeste gevallen werkt dit efficiënt en duurt de procedure aanzienlijk korter. Verder sluit een boete regeling andere verhaalsmogelijkheden niet uit. Het bestuur kan hierdoor slagvaardiger opereren. Een voorbeeld van een boeteregeling tref je in het huishoudelijk reglement.

Belangrijk                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Bij overlast en handhaving vormt de ledenvergadering een belangrijk instrument om op sociale kwesties een antwoord te krijgen. Het werkt dan ook vaak beter om oplossingsgerichte voorstellen te agenderen dan bij slepende kwesties op persoonlijke titel zaken op te pakken.  De kracht van het bestuur of beheerder zit dan ook vaak in het van de besluitvormingsprocedure, vermeld in de splitsingsakte, en dit te begeleiden zonder persoonlijk een standpunt uit te dragen. Om lastige kwesties niet onnodig te laten voortduren, is het meestal praktisch zulke dingen tijdig aan de vergadering voor te leggen. Voorkomen kan dan worden dat bijvoorbeeld gewacht moet worden op een jaarlijkse ledenvergadering of dat er (tussentijds) hiervoor een extra vergadering moet worden gehouden.

 

Verhuur

Ja, in de meeste splitsingsaktes is het toegestaan dat een eigenaar een appartement ‘in gebruik’ geeft aan een ander. In dat geval moet de eigenaar de gebruiker een verklaring laten ondertekenen die door de eigenaar moet worden ingeleverd bij het VvE bestuur en waarin de gebruiker toezegt zich te zullen houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Zo’n verklaring heet een gebruikersverklaring. Ook wel huurdersverklaring genoemd.

Voorbeeld gebruikersverklaring 

Naast bepalingen in de splitsingsakte kunnen er aanvullende regels van toepassing zijn, die geen betrekking hebben op de VvE (waar de VvE ook niet op
handhaaft) maar wel een beperking voor verhuur kunnen opleveren. Hierbij moet gedacht worden aan:

        Hypotheken:  Als een appartement (waarop een hypotheek rust) is verhuurd beperkt dit een hypotheekverstrekker als de hypotheeknemer failliet gaat. Omdat een lopende huurovereenkomst niet ad hoc kan worden opgezegd en een verhuurde woning bij executie verkoop minder opbrengt, stellen de meeste hypotheekverstrekkers als voorwaarde dat  voor verhuur vooraf toestemming moet worden aangevraagd.

         Woningcorporaties: Als je een appartement koopt van een woningcorporatie wordt bij verkoop soms ‘zelf bewoning’ als voorwaarde gesteld. Dit, omdat de verkopende partij na verkoop speculatie wil voorkomen. In dat geval kan toestemming van de corporatie- of een verhuurbeding van toepassing zijn. 

In geval u als eigenaar overweegt een appartement of bedrijfspand te verhuren, check dan eerst wie de huurder is en maak duidelijke afspraken. Voorkom dat criminelen uw eigendom gebruiken voor illegale activiteiten. Als dat in uw woning of bedrijfspand ontdekt wordt, zal u moeten aantonen dat u te goeder trouw bent en er alles aangedaan hebt strafbare feiten te voorkomen. Dit valt in de praktijk niet altijd mee. Daarnaast gaan criminele huurders meestal niet zachtzinnig met een pand om. Zo kan bijv. een drugslab voor fikse schade zorgen. Denk daarbij aan doorgebroken muren, brand en- waterschade en illegaal afgetapte elektriciteit. De meeste verzekeraars vergoeden dit niet. 

5 tips om crimineel gebruik te voorkomen:

1. Spreek een marktconforme huur af en accepteer geen contante betalingen, betalingen via derden of stortingen vanaf een on-traceerbare rekening.
2. Regel de verhuur met de huurder(s) zelf en vraag om een origineel legitimatiebewijs, géén kopie.
3. Vraag het originele Handelsregisteruittreksel op bij KVK als de huurder een ondernemer is. En controleer of de persoon die wil huren namens het bedrijf een huurovereenkomst mag aangaan, of hij bevoegd is.                                                                                                                                                                                                                                                   4. Laat de huurder zelf een contract afsluiten met een energiebedrijf. En vraag om een kopie.                                                                                                                                          5. Maak duidelijke afspraken met de huurder. Leg deze afspraken vast in een huurovereenkomst. Schakel eventueel een juridisch adviseur of makelaar in.

Neem de volgende zaken op in het huurcontract:

a. Spreek af dat u zelf in het bezit blijft van een sleutel om bij calamiteiten het bedrijfspand te betreden.
b. Leg vast dat je periodiek (b.v. 1 keer per 3 maanden) het bedrijfspand komt inspecteren.
c. Geef huurder schriftelijk gebruiks- en veiligheidsinstructies. Hierin legt u vast waarvoor de huurder het pand mag gebruiken.
d. Omschrijf duidelijk dat hennepteelt of andere criminele activiteiten verboden zijn in het bedrijfspand. Bij constatering van illegale activiteiten wordt de huurovereenkomst ontbonden en het pand ontruimd.
e. Geef aan dat verbouwingen / aanpassingen aan het gebouw en/of de installaties niet zijn toegestaan, zonder uw schriftelijke toestemming.
f. Leg vast dat onderverhuur niet is toegestaan.
g. Leg duidelijk vast dat de huurder de bepalingen van de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement aanvaardt en naleeft en dat deze verantwoordelijk is voor financiële sancties, welke kunnen ontstaan door niet nakoming hiervan.                                                                                                                                                                                                      h. Maak bij de sleuteloverdracht een opleveringsrapport. Leg goed vast wat de huidige staat (opleveringsniveau) is van jouw bedrijfspand.                                              i. Laat de huurovereenkomst tekenen voordat de huurder het pand betrekt.                                                                                                                                                                        Controleer het pand hierna regelmatig. Ziet u verdachte zaken? Schakel dan de politie in.

In de meeste splitsingsaktes is het toegestaan dat een eigenaar een appartement ‘in gebruik’ geeft aan een ander. In dat geval moet de eigenaar de gebruiker een verklaring laten ondertekenen die door de eigenaar moet worden ingeleverd bij het VvE bestuur en waarin de gebruiker toezegt zich te zullen houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement.

Een gebruiker is iemand die gebruik maakt van het appartement maar geen eigenaar is, zoals bijvoorbeeld bij verhuur. Het kunnen echter ook familieleden of vrienden van de eigenaar zijn die vanwege vakantie in het appartement verblijven.

Er bestaat alleen verschil tussen het verhuren en ‘tijdelijk verhuren’ van een appartementsrecht. Wanneer in de splitsingsakte is vastgelegd dat de bestemming ‘wonen’ of ‘woning’ is, mag het niet worden verhuurd aan toeristen die er uitsluitend een paar dagen verblijven.

Uitzondering hierop is als de ledenvergadering hiervoor toestemming verleent. Volgens het splitsingsreglement mag de ledenvergadering toestemming verlenen voor een gebruik dat afwijkt van de bestemming. Echter, dan moet het wel als een vergadervoorstel worden geagendeerd en moet de toestemming ook verleend worden. Een eigenaar kan dit dus niet afdwingen.

Wettelijke voorschriften

Ja, sinds 1 januari 2009 dient volgens de wet iedere VvE ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel.

Hoe een nieuw bestuurslid bij KvK inschrijven ? 

Hoe een oud bestuurslid bij KvK uitschrijven ? 

Het komt voor dat VvE’s géén bestuur hebben en dat bijvoorbeeld de VvE beheerorganisatie ook als bestuurder bij de KvK staat ingeschreven. Als deze inschrijving na benoeming door de ledenvergadering heeft plaatsgevonden, voldoet de VvE in principe aan de voorschriften. 

In dat geval dient de VvE zich wel te realiseren dat een bestuurder een bredere taak heeft dan een beheerder en dient een beheerorganisatie zich te realiseren dat zij ook kan worden aangesproken op neven taken (zoals bijvoorbeeld sociaal beheer en overleg met andere VvE’s i n de omgeving) en daardoor een bredere  verantwoording krijgt, die ook meer werkzaamheden met zich meebrengen.  

De meeste splitsingsaktes verplichten VvE’s tot het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en het aanleggen van een reservefonds voor het bekostigen van groot onderhoud op lange termijn. In de praktijk blijkt echter dat veel kleine VvE’s zich hier niet aan houden en eigenaren hierover géén overeenstemming kunnen bereiken.

 De wetgever heeft zodoende een vervangende maatregel genomen: de Wet verbetering functioneren Verenigingen van Eigenaars                                                                   Volgens deze wet hebben VvE’s nu twee mogelijkheden op te reserveren: 
  • De hoogte van de reserveringen kunnen worden vastgesteld op basis van een MJOP; of
  • De VvE moet jaarlijks een bedrag reserveren dat gelijk is aan 0,5% van de herbouwwaarde van het appartementengebouw.
Het voordeel van een MJOP is dat een VvE nauwkeuriger kan reserveren (Oftewel dat de leden niet onnodig te veel betalen maar de VvE ook niet in liquiditeitsproblemen komt).  De wet stelt echter geen voorwaarden aan het MJOP.  Uiteraard geldt hoe nauwkeuriger een MJOP is opgesteld hoe, hoe nauwkeuriger de reserveringen. Echter, wanneer bijvoorbeeld een kleine VvE beschikt over een klein budget, kan zij dus ook zelf (d.m.v. bijvoorbeeld een excel-sheet) een MJOP maken, om  zo meer te kunnen besteden aan het feitelijke bouwkundige onderhoud.

Het voordeel van  de 0,5% reservering van de herbouwwaarde is dat dit door hypotheekverstrekkers eenvoudig is te controleren. Aan de hand van de staat van onderhoud (taxatie rapport), kan zij een betere inschatting maken van het onderpand.

Welk effect heeft de Wet op VvE’s en eigenaren ?
Bij het verstrekken van hypotheken wordt steeds meer belang gehecht aan de uitvoering van de wet, als zekerheidstelling van het onderpand. Steeds vaker worden VvE beheerders zodoende met vragen van taxateurs en banken geconfronteerd. Steeds meer eigenaren zien daarom zelf het belang in van het opstellen van een serieus MJOP en het aanleggen van een reservefonds.                                                                                                                                                                                                                                            NB. De woningkoper wordt op deze manier steeds beter beschermd en de markt voor appartementen van een ‘slapende’ VvE wordt op deze manier steeds kleiner.

Sinds 25 mei 2018 zijn alle VvE’s volgens de AVG verplicht een verwerkersovereenkomst te hebben waarin is vastgelegd welke persoonsgegevens door de VvE  gebruikt worden en met welk doel. Hierna moet de Ledenvergadering het document vaststellen en moet de overeenkomst voor alle leden inzichtelijk zijn. Het opstellen van een verwerkersovereenkomst is in principe vorm vrij. Wel moet er een aantal elementen in de overeenkomst zijn opgenomen.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Voorbeeld Verwerkerovereenkomst    

Met ingang van 24-12-2015 is de AFM (Autoriteit Financiële Markten) de Wet op het financieel toezicht strikter gaan handhaven. Gevolg hiervan is dat VvE beheerders niet meer mogen adviseren c.q. bemiddelen op het gebied van verzekeringen. Het gevolg is dat een VvE die haar verzekeringspakket wil wijzigen of uitbreiden, verplicht is dit zelf op te pakken. De VvE beheerder mag aan de verzekering uitsluitend nog het aantal woningen en de straatnamen doorgeven. Verder mag hij /zij geen bemoeienis hebben bij het afsluiten van de verzekeringen.

Het gevolg is dat een VvE die haar verzekeringspakket wil wijzigen of uitbreiden, verplicht is dit zelf op te pakken. De VvE beheerder mag aan de verzekering uitsluitend nog het aantal woningen en de straatnamen doorgeven. Verder mag hij /zij geen bemoeienis hebben bij het afsluiten van de verzekeringen. 

Door deze striktere naleving door de AFM zal een VvE bestuur bij het afsluiten van een nieuwe opstalverzekering, ook te maken krijgen met strengere voorwaarden. Zo zal bij een maatschappij wijziging van de opstalverzekering een (nieuwe) taxatie van de herbouwwaarde worden gevraagd en dient deze taxatie om de zes jaar te worden geactualiseerd. 

Bij polissen van voor 24-12-2015 was er sprake van ‘regelend recht’ en konden voorwaarden aangepast en contractueel worden uitgesloten. Alleen, bij oude polissen waarbij contractueel onder verzekering expliciet is uitgesloten, is zodoende nog geen taxatierapport nodig. Echter, als een VvE over een dergelijke polis beschikt, is het verstandig dit te controleren bij de verzekeringsmaatschappij. 

VvE’s staan regelmatig voor praktische uitdagingen.   Het blog FAQ is bedoeld om algemene informatie met bestuurders en beheerders te delen.